ワークフローシステムは、これまで紙で行っていた「組織内における申請や承認・決裁・確認といった手続きの流れ」(ワークフロー)をシステム化したものです。
今回はワークフローシステムで具体的にどんなことができるのか、基本機能に焦点を当ててご紹介します。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムの機能は大きく下記の5つに分けることができます。

  1. 申請機能
  2. 承認・決裁機能
  3. 保管・検索機能
  4. 証跡管理機能
  5. 支援機能

それぞれの機能に分けて、ワークフローシステムでできることをご紹介します。

1.申請機能

申請機能でできることは主に3つあります。

  • 申請フォーム作成
  • 申請書作成
  • 申請・申請状況確認

申請フォーム作成では、申請内容を入力するフォーム(テンプレート)を作成できます。
予めシステム側で用意されているテンプレートを利用することもできますし、一から申請フォームを作成することもでき、社内ルールやニーズに則った申請フォームを作成できます。

既存のExcelフォームをそのまま利用して申請フォームを作成できる製品や、画像ファイルとして紙のひな型をスキャンしフォーム作成できる製品などもあります。後者の場合、オプション機能として基本システムに追加導入しなければならない場合もあります。また、スキャンした画像から申請フォームを作成をする場合、実際と若干のズレが生じる場合もあるので注意が必要です。

申請フォームを利用し、申請書を作成します。フォームへ必要項目を入力し、必要に応じて資料などを添付することで申請書を作成できます。申請フォームの作成時に必須項目を事前設定しておくことで、申請時に必要事項の抜け漏れを予防できます。
また、金額や数量を入力するフォームに入力規則を設けることで数字以外の入力防止や、全角・半角などの表記を統一することができ、申請フォームを利用することで社内ルールに則った申請書が出来上がります。

作成した申請書を申請(提出)する際、社内ルールに基づいて事前に設定しておいた経路で申請が行えるので、「次に誰に承認してもらえばいいのか分からない」といったことが防止できます。
一度申請した申請書の取り下げや、代理申請などもできるほか、自分の申請した書類を一覧で確認進捗状況の確認も行えます。

2.承認・決裁機能

大抵の場合、誰がどの申請書を承認・決裁する必要があるかは、申請書ごとに変わります。
承認経路の作成では、申請書の内容に合った経路を作ることができます。また、条件分岐を設定することで複雑な承認経路にも柔軟に対応できます。

申請者や決裁者が承認ルートを編集することも可能です。状況に応じて柔軟にルートを変更できるので、自社のルールに則った実運用が行えます。

承認者・決裁者は回ってきた申請書を承認・却下することができます。申請内容に疑問や補足などがあった場合は、差し戻しや、コメントの記入ができます。また、他の承認者や決裁者に相談したい場合に便利な相談機能を備える製品もあります。

承認者のうち誰かが承認すればよい場合や、承認者全員が承認しなければいけない場合など、さまざまな承認方法にも対応するほか、承認者がやむを得ず承認できない場合の代理承認なども行うこともできます。

3.保管・検索機能

決裁済みや進行中の申請書をシステム上で管理できます。
従来の紙運用では決裁済みの申請書はファイリングされ、進行中の申請書は実際に承認ルートを回って探す必要がありました。また、過去の申請書探す場合も申請書のファイルから目視で探す必要があったため手間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを利用すれば、申請書をウェブ画面上で検索・閲覧することが可能になるため、保管スペース探す手間省くことができます。

また、保管されている過去の申請書を再利用し、新たな申請書を作成することも可能です。少しの内容追加や修正で新しい申請書を作成できるため申請者の手間も軽減されます。
決裁済みの申請書から新しく別の申請書に内容を転記するといった、申請リレーのような場合も自動で転記が行えるので申請の負荷が抑えられます。
例えば、「出張申請書」で予め出張の申請を行い、決裁され出張後に、「出張報告書」を作成する時に「出張申請書」で記載した内容を自動的に転記し、効率よく出張の結果などを報告することが可能です。

4.証跡管理機能

証跡管理のポイントは大きく2点です。

  • 承認結果の可視化
  • 権限管理

ワークフローシステムによって承認結果が可視化され、内部統制の強化につながります。
いつ誰が申請を行い、承認・決裁を行ったのか、それぞれのタイミングで日時やタイムスタンプなどの情報を記録、証跡として残し、必要な時に確認できます。
また、代理申請や代理承認についても、しっかりと履歴を残すことができるので、内部不正の発生予防や早期発見につながります。監査の際にも証跡がある事でスムーズに対応できます。

権限の設定では、誰がどの申請書を承認・決裁・閲覧・検索などが行えるのか、予め設定することができます。これにより部署や役割・役職などの境界線をしっかりと保ちながら、必要な情報へのアクセス管理を行うことができます。また、権限の設定により、情報漏洩リスクの低減セキュリティ対策コンプライアンスの遵守などにつながります。

5.支援機能

ワークフローシステムには、組織での業務を円滑に遂行するための支援機能があります。
例えば、承認が必要な申請が回ってきた際に通知を送ったり、承認が滞っている場合に督促通知(アラート)を送れます。
また、申請者に対しても、承認・却下・差し戻しやコメントの追加があった場合に通知することもできです。

その他にも、前述しましたが、申請書を作成する際に役立つ入力支援機能もあります。必須項目を設ける以外にも、金額などの数字の桁区切りや半角・全角の統一といった入力規則のブレを防止する機能や過去の申請書をコピーし、内容追加や修正を加え新規文書を作成できるなど、申請の手間を軽減する機能も用意されています。

まとめ

ワークフローシステムの機能は、大きく分けて上記の5つです。

このほかにも、スマートフォンやタブレット利用ができるもの、外国語対応ができるものもあります。
製品によってできること、できないことがあるので、自社のワークフローや社内ルールに合う製品がどれか、しっかりと見極める必要があります。
まずはワークフローシステムを導入するにあたって守らなければならないルールや慣習、仕組みから洗い出してみましょう。

お試し利用を用意している製品も数多くあります。お試し利用などに申し込み、実際に社内で利用してみて比較検討すると、より製品に対する理解も深まります。
お試し利用は無料で行える場合がほとんどですので、是非導入の検討に役立ててください。

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