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業務プロセスの把握は、業務全体の把握につながります。今回の記事では、業務プロセスという言葉の概要と、業務プロセスを改善する理由、改善方法を紹介します。
業務プロセスについて
「業務プロセスを改善する必要がある」とよく聞きますが、そもそも業務プロセスとはどのような概念なのでしょうか。ここでは、業務プロセスの意味に加えて、混同しやすい言葉との違いを解説します。
業務プロセスとは？
業務プロセスとは、業務の組み合わせや連なりを指します。販売・仕入・製造などの広い範囲の工程が対象です。
あらゆる組織・部門で活用される用語で、それぞれの工程だけではなく全てをつなげた状態に使われることもあります。
英語では同じ意味で「Business process」と表記されます。しかし、日本で「ビジネスプロセス」と表す場合、収益を創出する事業活動の流れを指す場合が多いため、混同しないように注意しましょう。
業務フローとの違い
業務フローは、「業務の流れ」という意味です。業務プロセスが広い範囲の工程を対象にすることに対して、業務フローは業務プロセスの1つの構成要素であるといえます。
業務プロセスの改善を行うときは、全体を対象にすると規模が大きすぎて取り掛かりにくくなります。そのため、最初は業務フロー単位で改善点に着目しましょう。その際、業務フローは図で可視化されます。
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BPRとの違い
BPRとは、ビジネス・プロセス・リエンジニアリングの略で、業務プロセスの再構築を指します。BPRでは、業務改善からさらに踏み込み、抜本的なプロセスの構築を行います。
既存の業務プロセスが思ったように利益を出していない場合、BPRによる再構築が必要です。
ワークフローと業務プロセスの違い
ワークフローも業務プロセスも、広い意味では業務の流れを表す言葉です。
両者の明確な違いとして、ワークフローは1つの業務に対する流れを指し、対して業務プロセスは、複数のワークフローが連なって構成される事業の進め方です。
ワークフローの改善では、該当業務の効率化に重きがおかれます。ワークフローが連なった業務プロセスの改善では、全体にとって最適な状態にすることが重要です。
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なぜ業務プロセスを改善する必要があるのか？
業務プロセス改善の主な目的は何でしょうか。
適切に改善するには、目的の設定が重要です。業務プロセスを改善するときは、目的設定を意識しましょう。ここでは、業務プロセスの改善で得られる効果を紹介します。
業務効率化
業務プロセス改善の目的の1つが、業務の効率化です。
日常で行う作業には、無駄な作業やムラのある作業、実現不可能な作業があります。日々の作業にある「ムダ・ムリ・ムラ」な工程を減らし、非効率的な作業の除去と改善が業務プロセス改善の狙いです。
業務効率化は、企業内で常に意識されて取り組まれる課題です。業務プロセスを改善する際も、この目的を忘れないようにしましょう。
リスクマネジメント
業務上で発生する可能性のあるリスクの減少は、業務プロセスの改善で得られる効果です。
非効率な業務を改善せずに続けていると、問題が発生する可能性が高くなり、品質の低下や従業員の怪我につながります。また、業務の流れが決められていないと、業務が属人化し、担当者が退職したり不在になったりしたときに業務が停止するでしょう。業務プロセスの改善は、このような問題の防止も目的とします。
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業務プロセスのよくある課題例
業務プロセスを適切に改善するには、課題の正確な把握が求められます。業務プロセスにおける課題には、どのようなものがあるでしょうか。ここからは、よく見られる課題を3つ紹介します。
ITシステムに詳しい人材の不足
業務プロセス改善でよく目的に設定されるものの1つが、IT化の促進です。
IT人材が不足しているとアナログなやり方に依存し、システム化が進まず、課題を解決できません。
また、経営・管理側の改善意識やITへの理解が乏しい場合も見られます。経営側が具体的な改善策を立案できず、担当者にITに関する業務を一任するケースも見受けられます。
業務が属人化をしている
業務の属人化の解消は、業務プロセス改善の目的の1つです。
専門知識や特殊なスキルが必要な作業は、知識を持っている担当者に依存しやすい傾向があります。特定の作業の属人化が進むと、担当者が休んだり、退職したりしたときに代わりに業務をする人がいなくなるリスクがあります。
働き方改革が進まない
働き方改革の促進も、業務プロセス改善の目的です。
コロナ禍のあと、テレワークが普及し、在宅での仕事を選ぶ人が増えました。
テレワークには、従来の働き方のままでは対応できません。出社を必要とする作業が多いと、在宅勤務の導入が進まないでしょう。また、システムの導入が不十分であれば、時短勤務に対応できない可能性もあります。
業務プロセス改善の流れ
ここからは、業務プロセス改善の流れを紹介します。解決する課題を明確にし、適切な手順で業務プロセスを改善しましょう。
プロセスの可視化
業務プロセスを改善するときは、現在の業務の状況の理解が必要です。
はじめに、各業務のフロー表を作り、業務の流れを細かく可視化しましょう。フローでは、業務の内容やつながりが分かるようにすることがポイントです。
業務にタスク管理システムを導入している場合、タスク管理システムを用いて業務プロセスを確認できるでしょう。
業務プロセスをまとめて課題の内容や箇所を明確にしたら、それぞれの課題で優先度を決定します。
改善点の洗い出し
フロー表を参考に、各作業の問題を洗い出して、リストアップしましょう。
リスト化は、改善方法や生産性向上への道筋を検討するときに役立ちます。それぞれのプロセスにかかる工数をフロー表に書けば、問題がある場所が分かりやすくなるでしょう。
改善方法は、全体ではなく業務ごとに考えます。このタイミングで、改善にかかる費用も検討しましょう。
優先課題の着手
改善点を洗い出して優先順位を設定したら、最優先で改善するプロセスの改善策を業務に組み込みます。
1つのプロセスの改善には数ヶ月から1年近くかかることもあるため、優先的な業務から着手しましょう。効果的な生産性の向上につながる業務を考えて取り組みます。
また、改善の開始前に目標値の設定をすると、改善施策に対する効果を測定しやすくなります。
定期的なチェック
業務プロセスの改善は、一度改善策を実行して終わりではありません。業務の生産性を観察して、問題点の有無を定期的にチェックしましょう。
プロセスに問題があれば、再度業務プロセスを改善します。業務プロセスの1回目の改善で目標を達成できることは稀です。定期的にPDCAサイクルを回し、段階的な業務プロセスの改善に取り組んでください。
また、最初は1ヶ月程度の期間をおいて効果を測定しましょう。
業務プロセスの改善ポイント
業務プロセスの改善は、漫然と取り組むだけでは成功しません。ここからは、業務プロセスを効率的に改善するために意識するポイントを紹介します。
プロセスの標準化まで継続する
業務プロセスは改善して終わりではなく、継続運用ができるかどうかを見極めなくてはなりません。業務の精度が改善されているか、改善前よりも利益が出ているかを測定し、問題があれば再度改善しましょう。
また、改善したプロセスは定着するまで続けます。継続できないプロセスを無理に実施すると、思わぬ問題が発生する恐れがあります。
効果が出たプロセスを観察して、定着ができるかどうかを見極めましょう。
現場のフォロー
業務プロセスの変更は、現場で働く人に直接関係します。何の説明もなくプロセスを変更すると、現場は混乱し、担当者からの協力が得られなくなるでしょう。
業務プロセスを改善したあとは、現場への影響をチェックし、混乱しないようなフォローを加えます。プロセスを変更する理由を正しく説明して、担当者に改善の目的を理解させることが大切です。
また、運用が始まったら、現場からの意見をフィードバックして改善や修正をしましょう。
業務プロセスを改善できるサービス
業務プロセスの改善には多くの手間が必要です。業務プロセスを改善する際、役立つサービスを利用すると改善がスムーズに進みます。ここからは、業務プロセスを改善したいときにおすすめのサービスを紹介します。
システムの導入
業務プロセスを改善するときは、業務を自動化・簡略化できるツールの導入がおすすめです。
システムを取り入れると、人が行っていた作業をシステムやツールに置き換えられます。特に、メールソフトやExcelなどの日常でよく使うツールは業務の自動化や簡略化に有効です。契約書や見積もりなどの書類の電子化も効果的です。
システムやツールに置き換えられる作業は、改善を検討しましょう。
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外部委託サービスの利用
業務の内容によっては、アウトソーシングやBPOの利用で業務プロセスを改善できます。
アウトソーシング・BPOとは、外部委託サービスのことで、業務内容やプロセスの改善を代行できるサービスです。外部委託を利用すると、人件費が変動費と同じ扱いになり、従業員に払っていた費用の削減が可能です。上手く活用すれば、従業員に割いていた費用の削減ができるでしょう。
書類の業務プロセス統一ならシステム化がおすすめ
書類に関する業務プロセスを改善したいときは、ワークフローシステムの利用がおすすめです。
ワークフローシステムは、書類の承認や記入漏れのチェックなどをシステムが自動で行います。承認を何度も確認したり確認ミスで差戻しが起こったりする可能性を減らせます。
また、どこからでも書類にアクセスできるようになり、業務の効率化や意思決定の迅速化にも有効です。そのほか、紙で行っていたやり取りをデータ上で行え、ペーパーレスにつながり、書類を探す必要がなくなります。
業務プロセスを効果的に改善しよう
業務プロセスを改善すると、業務の効率化につながるほか、リスクマネジメントにもつながります。正しい手順で業務プロセスの改善をして、業務の効率化を目指してください。また、業務プロセスを改善するときは現場へのフォローを欠かさず行い、標準化まで継続しましょう。
書類の業務プロセスを見直したいときは、ワークフローシステムの利用がおすすめです。
