発注書の書き方とは？注文書との違いや保管期間についても解説

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発注書は、取引を円滑に進めるために発行される書類です。

今回の記事では発注書の役割や注文書との違い、書き方や取引の流れなどについて紹介します。そのほか、作成時の注意事項や電子化した場合のメリットについても解説します。

発注書とは

発注書とは、商品・サービスなどについて注文側が、受注側に発行する書類を指します。注文の内容や注文の意思表示を明らかにするものであり、取引の詳細が記載されています。

発注書や注文書の発行は法律で定められた義務ではないため、発行しなくても法的な問題はありません。そのため、取引の内容によっては発行されないこともあります。ただし、発行されていると安心感につながるため、できれば発行することが望ましいといえるでしょう。

発注書の目的・役割

発注書には、注文内容が記載されています。そのため、取引を円滑にして不安を解消する役割があるといえます。

発注書がないと、トラブルがあったときに発注の有無を証明できません。下請代金支払い遅延防止法の適用範囲に含まれているケースでは、発注書（注文書）の発行が義務付けられています。発行が義務付けられていない取引でも、注文内容によるトラブルの防止につながるため、発行しておいた方がよいでしょう。

注文書との違い

発注書と注文書に法的な違いはありません。どちらの名称を使っても内容や役割は同じです。

ただし、形のあるもの（製品）については「注文書」を、形のないもの（サービス）については「発注書（注文書）」で、使い分けがされているケースもあります。こうした使い分けは慣例的に行われているため、取引中に使い分けが曖昧にならないようにする必要があります。異なる表記が混在しないように、どちらかに統一するかを明文化しておきましょう。

発注書のテンプレート

発注書の内容は、以下の通りです。

●書類のタイトル
●交付先（受注者の名前）
●発注番号と発注日
●件名
●発行元の情報
●納期・支払い条件・有効期限
●小計金額と消費税・商品の概要や金額
●合計金額
●備考

商品やサービス名は省略せず、正式名称で記入しましょう。備考欄は特に知らせるべきことがある場合に記入します。特に書くべきことがないときは空白でも問題ありません。

テンプレートをご用意しています。
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発注書（注文書）を含む取引関連書類の流れ

発注書は取引において、どのようなときに発行されるのでしょうか。ここからは、発注書を発行する場合の取引の流れについて解説します。発注書が発行されるタイミングや全体の流れについて把握しておきましょう。

受注者から発注者へ見積書を発行

発注者が受注者の商品に興味を持っている場合、検討材料のひとつとして見積書の発行が依頼されます。

見積書は、必要な費用を契約前に確認する書類です。依頼された受注者は販売金額を算定し、見積書を発行します。
契約が成立すると見積もり内容を変更できないケースも存在します。そのため、見積りの内容に間違いがないよう、事前にすり合わせておく必要があります。

記載内容に齟齬がないことが確認できたら、正式に見積書を送ります。

（見積もり検討後）発注者から受注者へ発注書（注文書）を発行

発注側・受注側両方からの見積書への合意を経て、正式に発注が決定します。発注書（注文書）の発行は、受注者への発注が決定したタイミングで行います。

ただし、取引内容によっては、発注書の発行は省略されることもあります。また、特定の項目だけ締切日が違う場合もあるため、発注漏れの有無や締切日は事前に確認しておきましょう。

受注者から発注者へ受注書（発注受書）を発行

受注者が発注書（注文書）を受け取ったら、受注者は発注者から正式に受注したことを伝えるために、受注書を発行します。受注書とは発注に対して承諾を相手に示す書類です。発注受書と呼ばれることもあります。

発注書と受注書は同じ内容に揃えましょう。ただし、複数の発注に対して一度にまとめて受注書を発行するときや、追加発注が発生したときは、その明細も同時に記載します。

受注者から発注者へ納品書と請求書を発行

受注者は発注を受けた商品を準備し、発注者へ納品します。納品時には納品書を発行し、同時（または後日）に請求書を発行します。発注者は請求書に書かれた内容を確認し、問題がなければ商品代金を期限内に支払います。

支払い方法は取引によって異なります。状況によっては買掛金の消込が必要なこともあるため、具体的な支払い方法について事前に確認しておきましょう。商品に問題や不明点があるときも受注者に確認します。

発注書（注文書）の書き方

発注書は主に発注者が作成します。場合によっては受注側が作成するケースがありますが、いずれにせよ問題はありません。発注書（注文書）はテンプレートを準備するとよいでしょう。ここからは発注書（注文書）に記載する内容を紹介します。

受注者宛名・発注書（注文書）番号・発行日

発注書には、受注者の名称を記載します。企業名には「御中」、担当者が分かる場合や個人事業主などは「様」をつけましょう。

注文について把握するための管理番号がある場合は発注書（注文書）番号を記載します。番号がない場合は書かなくても構いません。
同じく注文を管理するため、発行日は必ず記載しましょう。発行日を記すときは、西暦と和暦のどちらでも構いません。ただし、社内では西暦と和暦は統一しましょう。

発注者の情報

発注書（注文書）には、発注者の住所や会社名や担当者名などを記載します。発注のやりとりを円滑に進めるため、メールアドレスや電話番号、その他連絡先の情報も記載しておくとよいでしょう。受注者側に不明点があるときの連絡先として役立ちます。

発注書に押印は必須ではありません。ただし、会社として正式な取引であることを証明したい場合は押印がある方が信頼性が増します。受注先に安心感を持って取引を進めてもらう効果も狙えるでしょう。

件名・商品名・数量・単価

発注書のタイトル部分には「発注書（注文書）」と大きく記載します。
件名には発注する商品の名称と内容を記載しましょう。色やサイズ、または作業内容なども、誤解が出ないように可能な限り具体的に記載します。バラ売りやセット商品など、数量が単位によって異なる場合には特に書き方に注意し、数量を具体的に記載するようにしましょう。

商品の情報を詳細に記載しておけば、納品時や検品時の確認がスムーズになり、円滑に取引が進みます。

消費税を含む小計・合計金額

小計や税込の合計金額を記載する際は、どこにどの数値が描いているのかを明確にします。1円未満の端数が出る場合は、通常は四捨五入ではなく切り上げ方式で計算しましょう。

合計金額は小計額と消費税額の合計金額で、発注先から受注者に対して支払われる金額にあたります。見積額と発注額が一致しているかを確認しておきましょう。
税込金額を記載するときは、他の部分よりも文字を大きくしたり、太字にしたりすると書類が見やすくなります。

納期・支払い条件・発注書（注文書）の有効期限

発注書の有効期限は、記載してもしなくてもどちらでも構いません。

ただし、納期は製品を納品してほしい日時であるため、取引を円滑に進めるためにも、できれば明記をしましょう。納期を記載するときは、見積書に記載された納期を参考に設定します。
また、支払いに関する条件も記載しておきましょう。支払い期日は、下請法が適用される取引では、納品の受領日から60日以内です。できる限り短い期間で支払い期日を定めます。

備考

発注書の備考欄には、記載すべきことについて個別の項目がないときや、特に指定したい事項を記載します。

備考欄の記載事項は簡潔に箇条書きで示します。特に記載することがない場合は空欄でも構いません。備考への記載例として、以下のようなものがあります。

●納品場所
●送料
●請求書を発行すべき時期
●振込手数料の負担者
●源泉所得税を控除する旨

発注書（注文書）作成時の注意事項

発注書に不備があると、取引がスムーズに進まなかったり、トラブルにつながったりする可能性があります。
ここからは、発注書を作成するときに注意したいことについて紹介します。取引を円滑に進めるために、発注書に不備がないようにしましょう。

見積書の内容と相違がないこと

発注書を発行するときは、発注や納品についてのミスが起こらないよう、最新の見積書の内容と一致していることを確認しましょう。特に数量や金額、納期については不備があった場合大きな損失を伴うため、送る前に念入りにチェックします。会社間の信頼問題にもつながるため、重複チェックを習慣づけておくとよいでしょう。

また、支払い日は下請法第2条第2項（納品から60日以内・迅速な支払い義務）に抵触しない期間にします。

フォーマットを統一

発注書のフォーマットは決められたものがあるわけではありませんが、取引先の負担軽減のため、社内では同じフォーマットを使用しましょう。

継続的な取引先の場合、発注書のフォーマットが毎回異なると混乱を招く可能性があります。社内において同じフォーマットで作業するようにすると、ミスが発生しにくくなり業務の効率化にもつながります。

ワークフローシステムなどを用いて、フォーマットを統一することも重要です。

ただし、取引先からフォーマットの指定のある場合はこの限りではありません。

発注書（注文書）に収入印紙は必要？

発注書（注文書）は課税文書に含まれていないため、基本的には収入印紙を貼付する必要はありません。発注書（注文書）を発行しただけでは利益は発生せず、印紙税法上の課税文書の対象外です。
一方で、発行した発注書（注文書）が実質上の請負契約書であれば、課税文書とみなされる可能性があります。このときは収入印紙の貼付が必要です。発注書が課税文書かどうかは、形式とは関係なく、実質的な内容によって判断されます。

発注書（注文書）の保管について

発注書（注文書）は取引についての事実を証明する書類であるため、決められた期間適切な方法で管理するよう定められています。ここからは、発注書の保存期間や保存方法についてご紹介します。適切な管理を心掛けましょう。

保管期間

発注書（注文書）は法律によって保存期間が定められています。
保存期間は法人と個人事業主によって異なるため気を付けましょう。法人の場合は原則として保存期間は7年間であり、欠損金の繰越がある事業年度に関しては10年間です。対して、個人事業主の場合は5年間です。

保存期間の起算日は「取引が発生した事業年度について申告する確定申告期限日の翌日」と定められています。保存しなかった場合は、会社法によって過料に処される可能性があります。

保管方法

発注書（注文書）は確定申告の際に提出の義務はありませんが、税務調査や監査の際に提示を求められることがあります。取引先や年度ごとに分けて、原本をファイリングしておくと管理しやすいでしょう。

発注書は原則として紙での保存が求められるものの、電子帳簿保存法で指定される要件を満たしていれば電子データとして保存が可能です。近年は電子保存化する企業が増えています。電子化によって得られるメリットについては後の項目で触れます。

発注書（注文書）を電子化するメリット

発注書は要件を満たしていれば電子化して保存が可能です。電子化にはさまざまなメリットがあり、近年は紙での保存をやめる企業も増えています。ここからは、発注書の電子化のメリットを紹介します。

経費を削減できる

発注書を紙で発行すると、紙代や印刷のためのインク代、取引先に送付する際の郵送費が発生します。また、保管する場所も必要で、場所代やファイリングの手間もかかります。

発注書を電子化すると、紙代やインク代、送料や保管にかかるスペースなど、これまで支払っていた経費がすべて削減可能です。整理や保管も簡単になり、これまで発注書の整理にかけていた手間や時間をほかの業務に割けるようになるでしょう。

業務を効率化できる

発注書を電子で管理すると書類管理が大幅に簡易化され、業務の効率化が進み人的負担の減少につながります。

電子での発注書は検索すればすぐに表示できるため、税務調査や監査などで提示を求められた際にも速やかに対応が可能です。限られたマンパワーを他の業務に充てられると、人件費の削減が期待できます。
システムで取り扱えるようにすればオフィスにいなくても発注業務を完結できるようになるでしょう。テレワークの促進による働き方改革にも有用です。

セキュリティ対策になる

紙ベースの書類は紛失や破損、改ざんなどのリスクがあります。保管場所への入室制限や鍵付きの保管庫の導入などの、紙ベースの資料への物理的なセキュリティ対策は、導入に多くの手間や費用が必要をです。

発注書を電子化してデータとして扱えば、紛失のリスクがほぼなくなります。また、システムを介して閲覧権限やパスワードを個別に設定することで、セキュリティ対策を手間や費用をほとんどかけずに行えます。

ワークフローを導入して発注書（注文書）をフォーマット化しよう

紙の書類を用いた業務は、ワークフローシステムの導入により手間を省略できます。ワークフローシステムを導入すれば、電子化した発注書を検索して、必要なときに提示することが可能です。

また、システムにフォーマットを登録しておけば、発注書を一から作成する手間がかかりません。作成内容に差が出にくくなります。

電子化してシステムでやり取りすることで業務がスムーズになり、誰の元にタスクがあるかも明確になるでしょう。

まとめ

今回の記事は虫書について解説しました。発注書の書き方や取引の流れを押さえておきましょう。
発注書の電子化には、さまざまなメリットがあります。株式会社コラボスタイルでは、ワークフローシステム「コラボスタイル」を提供しています。内部統制の強化や、電子化でリスク対策を検討している場合は、お気軽にお問合せください。

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