コラボフロー導入のメリット

ワークフローとは?

「ワークフロー」とは業務を円滑に進めるために、
「誰が・いつ・どんな判断を行い・どんな作業を行うのか」を整理したものです。

例えば備品購入に関する稟議では、上図のような流れがワークフローになります。

ワークフローシステム
導入のメリット

ワークフローシステムを導入しなくても、ワークフローの運用は可能です。
多くの組織で存在している、「紙の申請書や手配書を中心とした」ワークフローです。

忙しい日々の業務で注目されにくいですが、紙のワークフローには課題が多くあります。
ワークフローシステムを導入することでその課題を解決し、多くのメリットを得ることができます。

働く人のストレスを軽減。
より働きやすい環境の実現

  • 承認条件が複雑で、次は誰に
    承認を貰えば良いのかわからない
    申請書の内容を自動で判別し、適切な承認経路を判断します。途中で内容が変更されても大丈夫。常に最適な経路を選択します。
  • 必要情報の記入漏れや
    計算ミスで差し戻しに
    記入必須項目をコラボフローが申請時にチェック。入力漏れを防止します。計算は自動で行われるので、検算の必要もありません。
  • 上長に承認のお願いを
    何度もしに行くのがストレス
    承認が遅れるとコラボフローから自動で確認メールが送られます。上長の様子に気を使いつつ催促する必要はありません。

業務の効率化、意思決定の
スピードアップ

  • 申請書の処理をするために
    会社に戻らなくてはいけない
    コラボフローはモバイル対応。外出先からも処理が可能です。外出予定の合間のカフェでも落ち着いて処理を行えます。
  • 承認してほしい人が不在がちで
    なかなか処理してもらえない
    どこからでも承認できるので、なかなか事務所に来られない承認者でもスムーズに承認可能。承認にかかる時間が短縮されます。
  • 自分の出した申請書が
    今どこにあるか分からない
    進捗状況が見える化され、申請が今どこまで進んでいるか、いつからそこで止まっているかが明確になり、対応しやすくなります。

ペーパーレスによる
コストカット

  • 申請書の紙代、輸送費がかさむ。
    ファイリング・保管も大変
    コラボフローはペーパーレス。拠点を超えて即座に共有可能。紙を送るためのコストがなくなり、保管スペースも不要になります。
  • たくさんの書類の束から
    過去の決裁書類を探すのが大変
    書類の全ての項目が検索対象にできるので必要な書類はすぐに見つかります。検索した書類の一部を変更して再利用も可能です。
  • 申請書の内容を他のシステムに
    手入力でデータ化するのが大変
    申請の内容はデータで出力できるので、承認されたデータを再利用し、そのまま他システムに反映されるような連携も可能です。

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