デジタル化とは？導入メリットや進め方、デジタル化を成功させるポイントを解説

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近年、さまざまな企業で業務のデジタル化が進んでいます。今回の記事では、デジタル化のメリットや求められている理由を紹介します。進め方も紹介するため、導入を検討しているときは参考にしてください。

デジタル化とは？

デジタル化は、アナログ管理していた業務をデジタル上で運用・管理できるように移行することです。業務効率の改善や費用の削減に効果的があります。目的・規模によってデジタライゼーションとデジタイゼーションに分けられます。

アナログなことをデジタル化すること

アナログで保管・運用しているもののデジタル化を、デジタイゼーションと呼びます。
業務プロセスの一部または全体をデジタル化し、業務効率改善・費用や手間の削減が目的です。

例えば、会議ツールを導入して、対面での業務からオンラインでのやり取りに切り替えると、商談や情報伝達の際の移動時間や交通費を削減できます。紙の資料をデジタルデータに変換すれば、保管場所を削減できます。

ビジネス業務をデジタル化すること

ビジネス業務をデジタル化することも、デジタライゼーションと呼びます。
業務プロセス全体をデジタル化して、ビジネスモデル構築・価値の創出への結び付けが目的です。

身近な例では、サブスクリプションサービスやモバイルオーダーが挙げられます。
業務プロセス全体をシステム上で完結すれば、新しいビジネスモデルの創出にもつながります。社員の業務負担の軽減は、顧客満足度の向上にも有効です。

デジタル化と間違えやすい言葉

デジタル技術の活用を指す言葉はいくつかあり、デジタル化と混同しやすい言葉もあります。ここからは、デジタル化と意味を混同しやすい言葉を3つ紹介します。意味を把握し、適切に区別できるようにしましょう。

DX

DXはデジタルトランスフォーメーションの略語で、デジタル技術によるビジネス全体の変革を指します。
デジタル化との差異は、その規模です。特定の部分をアナログからデジタルに切り替えるデジタル化に対して、DXは業務の取り組み方そのものの変換が目的です。
「DXを達成するためにはデジタル化が必要」「さまざまな分野のデジタル化を行った先にDXの実現がある」と覚えるとよいでしょう。

電子化

電子化は、紙媒体を電子データにすることです。資料をスキャンしてデジタルデータにしたり、請求書・領収書をオンラインでのやり取りに切り替えたりする例が挙げられます。

「デジタル化」はデジタルデータを活用するためのシステムの導入もセットですが、「電子化」は必ずしもデジタルシステムの導入を意味しません。電子化はデジタル化を達成するプロセスという見方もできます。

IT化

IT化は、情報技術（IT）を活用した業務効率化・価値向上の実現です。
例えば、紙の報告書でやり取りをしていた業務の管理をITツールで行えば、スムーズな連絡が可能になります。

ITツールはデジタル化のために用いられやすいといえます。言い換えると、デジタル化実現に用いられる手段の一つがIT化です。

企業にデジタル化が求められる理由

近年、多くの企業で業務や資料のデジタル化が進められています。ここからは、企業にデジタル化が求められる理由を紹介します。デジタル化の判断材料としてお役立てください。

事業成長やビジネスチャンスの創出

デジタル化で業務の省人化・効率化を行うと事業の成長につなげられます。単純な作業をシステム化すれば、余計な人件費などが削減され、より重要な分野への投資が可能です。

対面でのやり取りだけではなくメールやオンライン通話でのやり取りを導入すると、遠方の顧客との商談もスムーズに進められます。

生産性の向上や顧客との関係構築は事業成長には欠かせません。適切なデジタル化により、ビジネスチャンスの創出を目指しましょう。

働き方改革への対応

近年は時短勤務やフレックスタイム制、リモートワークなど、多様な働き方が広まりつつあります。これらに対応するために、オンラインで業務を完結できる体制が求められています。

多様な働き方を実現すると従業員にとって働きやすくなり、優秀な人材の確保に有効です。自宅から作業できると、出社して業務が行えなくても長く働けるため、人材の定着率向上や企業のイメージアップにもつながります。

人手不足の解消

デジタル化を進めるとは、業務の自動化や効率化できるため、人手不足の解消にもつながります。例えば、オンライン決済やAI、RPAを導入しルーティン作業などを一部機械的にすることで、人手不足の解消と業務効率のupやミスの削減など多くのメリットが存在します。

業界によっては深刻な人手不足に陥っており早急な改善が必要です。人手不足を解消したいときは、デジタル化の導入を積極的に検討しましょう。

データを軸とした経営への変革

近年、インターネットの普及によって企業が提供するデータの価値が向上しています。特に、ビッグデータ（容量・更新スピード・豊富な種類が揃ったデータ）への注目が高まっています。

ビッグデータを用いた経営に切り替えるためには、デジタル化が必須です。ビッグデータは、検索エンジンの精度向上やクレジットカードの不正利用検知など、さまざまな業界において活用されています。システムとビッグデータを連携させることで高度なマーケティング戦略の立案が可能です。

2025年の崖への対応

「2025年の崖」は、2025年頃にシステムの老朽化による問題が起こり、顧客が求めるサービスの提供が難しくなるという考えです。古い基幹システムを使い続ける危険性を表した言葉でもあります。

現在のシステムを使い続けると、市場競争力が低下し、大きな損失が生じると予想されています。古いシステムによる不具合を避けるために、新しいデータの導入や新たなシステムの構築が必須です。

デジタル化のメリット

デジタル化がもたらすメリットはどのようなものなのでしょうか。ここからは、デジタル化によって得られるメリットのうち代表的なものを紹介します。デジタル化を推進するかどうかを迷っているときの参考にしてください。

業務効率の向上

デジタル化をすると、これまで人力で行ってきたデスクワークを自動化できます。システムに設定した内容に従ってデータを処理したり書類を作成したりすれば、設定が間違っていない限り人的ミスが起こる心配はありません。

これにより、一度終わった業務内容を後から確認・訂正する手間が省けます。デスクワークの省力化が実現すれば業務体制の整備につながり、売上に直結する中核的な業務に人員を割きやすくなります。

費用や時間の削減

資料の確認や書類の承認をデジタルデータでできるようにすると、ペーパーレス化が進み、印刷費の削減につながります。

書類の共有がオンラインで完結するようにシステム化すれば、書類を届ける手間も削減できます。デジタル化を進めると、書類を確認するためにわざわざ出社したり、資料を届けるために移動したりというような時間を減らせるでしょう。時間をかけたい業務やシステム化できない業務への注力が可能です。

他システムとの連携

資料や業務データをデジタル化すると、基幹システムや他のクラウドサービス（会計・営業・人事・販売管理システムなど）と連携できます。

連携を行い、システムを用いて一元管理すれば、情報の検索が簡易化されます。システム上で処理ができるようになると、業務プロセスの最適化が可能です。

デジタルデータと連携できるシステムの例として、キントーンやLineワークス、クラウドサインなどがあげられます。

競争率の向上

データを利用してアプリを作ると、顧客と連携しやすくなります。
アプリを用いてできる顧客へのアプローチの例として、プッシュ通知の利用や割引クーポンの配布、キャンペーン・新商品販売の告知などがあげられます。レビュー投稿の機能を盛り込めば、顧客との積極的な情報交換につながるでしょう。

アプリの運用は長期的なブランディングにも有効です。ドラッグ＆ドロップの操作でアプリを開発できるツールもあります。積極的に活用しましょう。

リモートワークの促進

資料をデジタル化して、業務システムを導入すると、オンラインで業務や手続きを進められます。書類への押印や資料の受け渡しなどの細かい業務のために出社する必要がなくなり、時間・場所に囚われない働き方の実現につながります。
リモートワークは、通勤時間を削減したい人や子育て中の人に、働きやすい環境を供給します。

人材流出の防止

在宅勤務の導入は、多様な人材の採用に効果的です。毎日出社せずに働きたいと考える人は増えています。リモートワークの導入をすると採用する側・される側両方への選択肢が広がります。
親の介護や子育てで毎日の出社が困難になっても、在宅勤務であれば働ける人もいます。すでに働いている社員の離職率低下にもつながるため、リモートワークの推進は積極的に行いましょう。

デジタル化のデメリット

デジタル化は会社に多くの恩恵をもたらしますが、費用面や安全面に注意点があります。デジタル化を進める前は、メリットとデメリットの両方を理解し、自社がデジタル化を進めてよい環境にあるかどうかを見極めましょう。

初期費用がかかる

デジタル化には、ソフトウェアとハードウェア両面の整備が必要です。
かかる費用はソフトによってさまざまで、高額なものもあります。デジタル化の推進に十分な環境を整えるには初期費用がかかり、費用面で躓く企業もあります。予算に余裕がない場合は、少しずつデジタル化を進めましょう。
社内にIT・デジタルの分野に精通した人がいないときは、社員の教育に割く費用や時間も考えなくてはいけません。

セキュリティ面のリスク

資料をデジタル化してデータとして保存すると、情報漏洩の可能性が出てきます。社外で作業した場合、データの盗み見や盗聴、端末の盗難などの被害に合う可能性があるため、データや記録した端末の保管には万全を期しましょう。社外でデータを扱うときのルールを決め、社員間で共有しておくと安全性が増します。社員へのデジタルリテラシーの教育も重要です。
そのほか、利用するシステムに障害が起こると、復旧するまでの間業務が進まなくなる点も認識しておきましょう。

デジタル化の進め方デジタル化手段の決定

デジタル化にはさまざまな意義やメリットがあります。デジタル化はどのような流れで進めればよいのでしょうか。ここからはデジタル化までの大まかな流れを紹介します。

目標・課題の明確化

デジタル化の前に、何のためにデジタル化するのか目的を定めておきましょう。
また、課題や課題の取り組み状況の把握、解決のためのプロセスを定めることで、デジタル化前後の効果測定がしやすくなります。既に一部のシステムを導入しているときは、既存のシステムに改善の余地があるか確認しましょう。
最終目標が決まったらデジタル化のためにかけられる予算を計算して、手段の決定に移ります。

デジタル化手段の決定

解決すべき課題と現状、予算を把握したら、課題解決の手段を検討します。
ITツールを取り入れる場合は、この段階で機能要件を設定しましょう。ツール導入前に業務整理を行うと無駄なく機能を設定できます。業務整理を行わずにシステムを導入すると、現場が必要とする機能が抜けた状態になり、業務の煩雑化・効率低下につながります。導入する前に、どのようなシステムが必要なのかを現場に聞きましょう。

効果測定・リスク管理

デジタル化は、書類・資料の電子化とシステムの導入が完了すれば終わりではありません。
デジタル化の最終的な目標は課題の解決であり、システムの導入はその手段です。導入後、デジタル化によって目標を達成できているかを確認しましょう。不十分な場合はなぜできなかったのかを分析し、改善を図ります。
そのほか、データ漏洩やセキュリティの脆弱性への対策も定期的に行いましょう。デジタル化が進めば進むほど、セキュリティの重要度は増します。

デジタル化を成功させるポイント

デジタル化を推進しようとすると、社員から反発されたり、必要な機能が揃わないなど問題が起こりえます。これらを避けるためにどのような対策が考えられるでしょうか。ここからは、デジタル化前に抑えておきたい成功させるためのポイントを紹介します。

社員にデジタル化について知ってもらう

社員によっては、今までアナログ業務で十分成果をあげられていたなどの理由をつけて、デジタル化推進に反発する方もいるかもしれません。
デジタル化の目的によっては、全社員がシステムを利用する必要があります。デジタル化を進める前に明確な目的を周知し、社員に理解してもらう場を定期的に設けましょう。現場のメンバーのデジタルリテラシーの向上は、円滑な業務進行に欠かせません。

利用しやすいツールを使う

複雑なツールや必要な機能がないツールは、現場で働く社員の作業意欲を低下させる可能性があります。
ツールを選ぶときは現場の従業員の意見を取り入れましょう。どのような機能が必要なのかが見えてきます。
候補のうちどれを使うかが決められないときは、購入前に無料トライアルを利用するのもよいでしょう。実際に使用することで、自社に合ったシステムかどうかを判断できます。

デジタル化の第一歩にワークフローシステム

デジタル化の推進時は、紙の申請書・稟議書をデジタル化するワークフローシステムの導入をおすすめします。
業務の進捗や担当者が分かり業務がスムーズになります。内部統制の強化にも有効です。

ワークフローシステムを導入すると、人的ミス・コスト削減、各部署における業務の効率化、ペーパーレス化などさまざまなメリットがあります。
また、他ツールとの連携もでき、登録データや業務プロセスを最適化することができます。

ワークフローシステムでデジタル化した事例

ワークフローシステムを用いてデジタル化を行うとどのような利点があるのでしょうか。ここからは、ワークフローシステムを導入した会社の事例を紹介します。システム導入の検討時に参考にしてください。

湘南モノレール株式会社の事例

湘南モノレール株式会社は、IT化推進の一環としてワークフローシステム「コラボフロー」を導入。
「コラボフロー」導入により、従来は社内便で書類を管理・決裁を行っていましたが、オンライン上で完了し、決裁にかかる時間が3分の1に短縮することに成功しました。そのほか、タスク依頼機能を活用して、書類の捜索時間を大幅に短縮できるなどさまざまなメリットを感じていただいてます。今後は、親会社との連携やインボイス制度への対応にもワークフローシステムを活用する予定です。

事例記事の詳細はこちら

⇒社内のIT化推進をきっかけにコラボフローを導入、決裁までのスピードが3分の1になった事例

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の事例

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は、稟議や帳票の管理、フローを「コラボフロー」に置き換えました。
「コラボフロー」の導入により、社内の電子化が進み、10年前と比べて紙の使用率が2割ほど下がりました。一部の業務でほかのシステムと連携して、決裁内容の自動登録を可能にしています。これにより、情報の管理・分析がスムーズに行えるようになりました。
2023年には、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子印鑑システム「GMO」とコラボフローの連携が可能になりました。

事例記事の詳細はこちら

⇒経営統合によって全体最適が急務に。コラボフローの導入で社内業務の統一化に成功した事例

まとめ

デジタル化は長期的な業務の効率化・費用削減において高い効果を発揮します。国際的な流れに乗るためにも、今後多くの会社がデジタル化に乗り出すことが予想されます。

デジタルデータの有効活用には、ワークフローシステムの導入が効果的です。「コラボフロー」は、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。デジタル化推進のためにワークフローシステム導入を検討している場合は、是非お気軽にお問い合わせください。

ワークフローシステムの「コラボフロー」は直感的に操作ができるため、初心者におすすめのツールです。Excelで使用している帳票や申請書を、そのまま申請フォームに変換でき、移行も簡単にできます。コラボフローの詳細は、下記よりご確認ください。

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