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業務フローとワークフローの違いについて知りたい方もいるでしょう。これらの言葉は、ビジネスにおいて別の意味合いを持ちます。今回の記事は、両者の違いとそれぞれの役割について紹介します。
業務フローとは
業務フローとは、仕事のプロセスを分解して可視化したものです。
仕事の流れ全体を業務フローと指すこともあります。
例えば、ホテルの予約受付の業務は、以下の手順で対応します。
例
1.お客さまから電話が入る
2.電話を受けて予約日や人数の希望を確認する
3.空き状況をシステムで確認する
4.空き状況の回答
5.予約可能なことをお客さまに伝え、予約を受ける
6.予約を受け付けてシステムに登録する
7.予約データが記録される
このフローを、「お客さま」「受付係」「システム」ごとに時間軸で可視化したものが業務フローです。
業務フローが明確であれば、問題が発生したときに問題点が把握しやすくなります。
業務フローの目的
業務フローは、フローチャートによる図式化で業務の流れを可視化して、「誰が」「いつ」「何をする」作業なのかを明確にします。
フローチャートを作成する例として、システム開発の発注があげられます。システムの要件定義をする際は、必ず業務フローを書き起こします。
フローにより発注者の意図が明確になり、ベンダーも提案しやすくなります。通常業務をフロー図にまとめるケースは稀ですが、フローを作成すると業務の引き継ぎや新人教育時に役立ちます。
業務フローの使用例
役割分担が複雑に絡み合っている業務では、フローチャートの作成により業務の標準化を行えます。
例えば金融機関では、お客さま対応の窓口業務に関する業務フローを作成すると、事務処理が標準化されて、異動時の引き継ぎがスムーズです。また、製造業の生産管理業務の現場作業を業務フローに起こすと、問題点を洗い出したり業務の効率化をしたりするときに役立ちます。
業務フローとワークフローとの違い
業務フローと似た言葉に、ワークフローがあります。同じ「フロー」ですが、業務フローが業務の最初から最後までの流れ全体を指し示すのに対して、ワークフローは一つひとつの業務の手続きや工程を表します。
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業務フローとワークフローの違い
「業務フロー」と「ワークフロー」は、プロセスの管理と最適化に関連する用語で、しばしば同義語として使用されますが、微妙な違いがあります。
・業務フロー
業務フローは、特定の業務を達成するために必要な一連のタスクや手順を指します。これは、企業の特定の部門やチームが行う特定の業務に焦点を当てています。
例えば、製品の開発、マーケティングキャンペーンの実施、顧客サポートの提供などが含まれます。
・ワークフロー
一方、ワークフローは、特定の結果を達成するために必要なタスクの順序またはフローを指します。これは、個々のタスクがどのように連携して全体の目標を達成するかに焦点を当てています。ワークフローは、業務フローの一部として存在するか、または複数の業務フローを統合する形で存在することがあります。
業務フローと関連する用語との違い
業務フローに関連して、いくつかの用語が存在します。
ここでは、「業務プロセス」「フローチャート」「プロセスマップ」の3つを取り上げて、業務フローとの関係性、意味合いの違いなどについて解説します。
業務フローと業務プロセスとの違い
「業務フロー」と「業務プロセス」は、ビジネスに関連する用語でしばしば混同されますが、それぞれ異なる概念を指します。
・業務フロー
前述のように、業務フローは特定の業務を達成するために必要な一連のタスクや手順を指します。これは、企業の特定の部門やチームが行う特定の業務に焦点を当てています。業務フローは、業務の進行に関する視覚的な表現を提供し、どのタスクが次に来るべきか、誰がそのタスクを実行するべきかを明確にします。
・業務プロセス
一方、業務プロセスは、組織が特定の目標を達成するために行う一連の関連するタスクを指します。これは、組織全体の視点から見た、より広範なビジネス活動の流れを表します。業務プロセスは、複数の部門やチームを横断することが多く、その目的は、顧客満足度の向上、コスト削減、生産性の向上など、組織全体の目標を達成することです。
まとめると業務フローは特定の業務の進行を管理し、業務プロセスは組織全体の目標達成に向けた活動の流れを管理します。
非常に似た意味の用語なので注意しながら使用しましょう。
業務フローとフローチャートとの違い
・フローチャート
フローチャートは業務の流れを図で表したものです。フローチャートのフローは「流れ」、チャートは「図表」を意味します。
業務フローとフローチャートは一心同体のような存在で、システムの要件定義をする場合、業務フローをフローチャートで表現します。フローチャートでは、四角やひし形などの記号を使って、Yes・Noなどの分岐条件を視覚的にわかりやすく記載します。
フローチャートを使うと、辿り着く先が不明確な条件が洗い出せ、業務フロー自体の整理にも役立ちます。
業務フローとプロセスマップとの違い
・プロセスマップ
プロセスマップは業務フローの集合体のようなもので、複数の業務間でデータや作業がどのように連動しているかを表現します。
多くの場合、プロセスマップは階層構造でとても複雑な図となります。しかし、プロセスマップを作成すると業務フローでの作成漏れを確認でき、システム化したときに業務のどこでどのようなシステムが動いているのかがひと目でわかります。
さらに、「こことここ、同じ処理をしていない？」「この作業はバイパスした方が効率的だ」など、全体業務の無駄を見つけることにも役立ちます。
業務フローの作成方法
業務フロー作成の一般的な事例としてシステム開発が挙げられます。それ以外の事業においても、業務フローの作成は業務の整理に役立ちます。ここからは、業務フローの作成方法を紹介します。
作業内容をリストアップする
フローを作成する前に、「何のために業務フローを作成するのか」といった目的を明確にしましょう。
目的があいないなまま進めても、ただの作業マニュアルにしかなりません。「業務をシンプルにしたい」「無駄を省きたい」「業務のコストダウンを図りたい」などもゴールをしっかり定めましょう。
ゴールが明確になったら、関係者に現状作業のヒアリングをして業務フローに書くべき内容を整理します。その上でスイムレーン（作業を機能や組織グループごとに区分けした可視化表）を作って、フローを書きます。
ルールの設定して作成する
フローチャートの表記ルールはあらかじめ決めておきましょう。
一般的には各タスクを「角Rの四角」「四角」「ひし形」「四角で下線が波線」などの記号で表現します。
「角Rの四角」は端子とも呼ばれ、プロセスのスタートと完了に使用します。例えば「注文依頼」「受領」などが該当します。「四角」は処理やプロセスを表し、「注文受付」「稟議書作成」などが当てはまります。「ひし形」はYes、Noの分岐が発生する場合の判断で「注文内容に必要条件を満たしているか？」「決済を承認するか？」などの場合が含まれます。「四角で下線が波線」は書類や帳票そのものを表現します。
これら以外にも、いくつもの記号がタスクによって存在します。詳しくは専門サイトを参考にしてください。
これらのルールに従って、エクセルやパワーポイントを使ってフローチャートを作成します。
最終チェックする
フローチャートは、時系列に従って上から下に向かって描き進めます。ただし、左から右に向かって書かれるケースもあります。
フローが完成したら、上からひとつずつ追いながら抜け漏れをチェックしましょう。特に、新規業務を追加したり既存業務を合理化したりする場合は抜け漏れに注意が必要です。全体が整合性の取れた業務の流れに沿っているのかも、慎重に確認しましょう。
業務フローが明快になるポイント
業務フローチャートを作成していると、流れが不明確になるケースも発生します。業務の何を解決したいのかが不明瞭だったり、記号そのものの意味するところが理解できなかったりするとよりわかりにくくなります。
ここからは、そうしたトラブルを発生させないために、業務フローを明快にするポイントを紹介します。
開始場所を明らかにする
業務フローチャートを作成するうえで、スタートポイントの明確化は欠かせません。業務フローチャートには、必ずスタートと終わりがあります。
開始場所がはっきりしていないと、意味のある業務フローチャートは作成できません。業務の始まりがどこで、最終的にどのような結果が求められているのかを意識して、誰がみてもわかる業務フローを作成しましょう。
時系列や流れを意識する
フローチャートは、時系列を意識した作成が大切です。時系列が錯綜した状態でフローチャートを作成すると、分かりにくいチャートとなります。
フローチャートはわかりやすさを意識しつつ、できるだけ1枚のシートにまとめます。業務が煩雑な場合は、分割をして、1枚のシートに始まりと終わりの「端子」が書かれた状態になるようにしましょう。
記号の種類を絞る
フローチャートの表記に使われる記号にはたくさんの種類があります。さまざまな記号を使うと詳細な表現が可能ですが、記号の種類が多すぎるとフローチャートが複雑化します。
できるだけ記号の種類を絞り、シンプルで分かりやすいフローチャートを目指しましょう。記号の凡例をつけるとより分かりやすくなります。
ワークフローシステム導入を検討する
フローチャートを作って業務フローを見える化する際、「ここの業務プロセスをシステム化すると効率化できる」「ここのタスクはもっと単純化できる」などの課題が見えてくるケースもあります。
その場合は、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。
ワークフローシステムは業務プロセス自体の自動化や共有化を促し、業務効率化への道筋を示すシステムです。導入により、手作業や重複している作業の削減が可能となります。
ワークフローシステム導入で得られるメリット
ワークフローシステムを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。申請書や稟議書の承認ルートを自動化する直接的な効率化はもちろん、チェック体制の強化など、コンプライアンス面でのメリットもあります。ここからは、ワークフローシステムの導入によるメリットを3つ紹介します。
業務の効率化ができる
ワークフローは、主に企業における承認ルートの流れを意味する言葉です。申請内容によって、「誰が」「どの順番で」「いつまでに」承認すべきなのかをルール化したものともいえます。
ワークフローをシステム化すると、自動化により紙のやり取りや手作業が削減され、フロー全体の時間が大幅に短縮できます。加えて、ケアレスミス防止にも役に立ちます。
システムで情報が共有されると、作業の見える化が図られるだけでなく、作業手順や工程の迅速なチェックも可能になります。
内部統制の強化が図れる
ワークフローシステムの導入で、データの「見える化」が図られ、内部統制の強化にも役立ちます。
システム構築時にチェック体制を整えると、不正や誤った手続きのリスクを軽減できます。ワークフローシステムには決済に関する証跡が残り、本人以外が勝手に決済することは不可能です。そのため、書類の改ざんの防止にも役立ちます。
こうした内部統制の強化は、企業のコンプライアンスにも役立ち、社会からの信用向上に寄与します。
事業や組織力の向上が期待できる
近年DX推進の掛け声の元、企業においてワークフローのシステム化が、急速に進んできています。「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの施行もあり、書類の保存が紙ではなく電磁記録でも認められるようになりました。
業務や契約の電子化やシステム化に伴い、タスクが管理しやすく、効率的な申請が可能なワークフローシステムに注目が集まっています。システムを活用すれば効率的なチェックが容易になり、判断スピードもアップします。
企業としても経営判断の高速化が可能になり、意思決定をタイムリーに実行することで事業の向上を図ることもできるでしょう。
まとめ
業務フローは仕事のプロセスを分解して可視化したもので、ワークフローは経費精算や稟議書など、申請手順や決済手順などの工程自体をさします。
業務フローは、業務のシステム化において再確認されるものであり、作成には大きなメリットがあります。業務をフローチャートで書き起こすと、今まで気づかなかった効率化や単純化のヒントが見つかるかもしれません。
このようなヒントが見つかれば、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。ワークフローシステムはDXを推進し業務の効率化を図るシステムで、コンプライアンス向上には欠かせません。
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