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本でのビジネスシーンにおいて、未だに印鑑がよく使われています。しかし、最近はオンライン上で交わされる証書類が増え、多くの会社や組織で電子印鑑の導入が検討されています。今回は、無料で電子印鑑を導入する方法を詳しく解説します。
電子印鑑とは
そもそも電子印鑑とはどのようなものでしょうか。また、朱肉を使用して押印しないデジタル上の印鑑は、法的に有効なのかについて紹介します。
電子印鑑とは、紙の文書に押す物理的な印鑑をデジタル化したものです。
電子文書に対して署名や承認を行う際に使用されます。
電子印鑑は、電子契約や電子文書の承認プロセスを効率化し、紙ベースのプロセスに比べて時間とコストを大幅に削減することができます。
また、電子印鑑は、文書の改ざん防止や本人確認のための重要なツールともなります。
電子印鑑ではセキュリティも重要な課題であり、不正使用を防ぐためには、適切なセキュリティ対策と管理が必要です。
電子印鑑は法的に有効なのか
電子印鑑は2種類のタイプがあります。
ひとつは、朱肉を使用して押印した印影を画像化したタイプのものです。もうひとつは、印影に識別情報が保存されたタイプのものです。
無料で作成できる電子印鑑のほとんどは、誰でも同じものが作成でき、本人が捺印したことを証明できません。
法的効力がないと考えられているため、公的機関への重要書類には使用できないでしょう。認印であれば法的効力がなくても問題ありません。
一方で、印影に識別情報が保存されたタイプの電子印鑑は、捺印者や日時などの識別情報が保存されていて本人の捺印であることを証明できます。法的効力があり、契約書や請求書、その他会計書類などの重要書類に使用が可能です。
電子署名や電子サインとの違い
電子印鑑は、電子署名や電子サインとどのように違いがあるのでしょうか。
・電子署名
電子署名は電子契約の際、電子文書に付与される署名方法で、紙媒体の契約書においての印鑑や署名の代わりになります。
本人が作成した契約書であることや、内容が改ざんされていないことを証明する効力を持っています。
・電子サイン
電子サインは、電子上においての契約全般をさす大きな概念です。
例えば、タブレット上の書面にタッチペンで入力したり、インターネットでWEBサイトを利用する際にログイン用IDやパスワードの設定したりする行動が電子サインに該当します。
契約書や請求書に電子印鑑を使用できる？
朱肉を使用した印鑑での押印が、唯一無二の押印方法であると考えられてきました。しかし、現代において電子印鑑は、一般の印鑑と同じように使用が可能とされています。
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（ｅ-文書法）」では、見積書や請求書、領収書や契約書にいたるまで、ほとんどの書類に対して電子印鑑の使用を認めています。
電子印鑑を導入するメリット
電子印鑑を導入する会社は徐々に増えています。電子印鑑には、どのような点でメリットがあるのでしょうか。ここからは電子印鑑を導入するメリットを紹介します。
どこでも捺印でき決裁業務が効率化
電子印鑑は決裁者がどこにいてもオンライン上で捺印できます。パソコンやスマートフォンで決裁業務を行えるため、例えば移動中の新幹線の中にいたとしてもオンライン上で書類を確認して捺印が可能です。
これまで、行われていたアナログな紙の書類の稟議は、複数の決裁者が同じ場所にいなければ決裁が完了しませんでした。
しかし電子決済であれば、仮に複数の決裁者が同じ場所にいなくても即時に決裁が完了します。
紙代や印刷代などの費用が節約できる
オンライン上で作成した書類に電子印鑑を押印する場合、必要な書類がすべてデータ管理できます。作成したデータを紙に印刷する必要がなく、紙や印刷費用が節約できるでしょう。
また、従来は印刷して押印した書類を取引先や関係先の場所まで郵送する必要がありましたが、オンライン上で管理されたデータは郵送は不要です。
書類管理が簡易になる
データ化された書類はオンライン上で管理でき、紙媒体を整理保管する必要がなく、管理が容易です。
紙媒体のように物理的に保管する場所を必要としないため、保管場所まで移動して探したり、重いファイルを取り出したりする手間も必要ありません。オンライン上に保存されたデータは、許可された人がインターネットにつながったデバイスを持っていれば、どこからでも閲覧や決済が可能です。
電子文書に押印できる
ここ数年、多くの契約書やその他の重要な書類が電子化されつつあります。それに伴い、電子書類に押印する機会が増えてきました。
もし電子印鑑を持っておらず、従来のように印鑑に朱肉を付けて押印する方法しかできないとすると、送られてきた書類を紙に印刷して捺印し再度書類をスキャンしてデータ化してから送り返す必要があります。忙しい業務の合間に、これだけの手間をかけるのは合理的とはいえません。
電子印鑑があれば、送られてきた書類を開いて電子印鑑を押印し、送り返すだけで済みます。仕事における工数を削減でき、非常に大きな業務効率化が期待できるでしょう。
簡単に作成できる
現在、電子印鑑を作成するためのさまざまなサービスが存在します。多くのサービスは、特別な知識がなくても簡易に印鑑作成が可能で、しかも無料です。
ただし、無料で作成できる電子印鑑は誰でも全く同じものが簡単に作れるため、悪用される危険性を持っています。
無料で作成できる電子印鑑に対して不安があるときは、セキュリティの高い有料版を検討しましょう。
電子印鑑を導入するデメリット
ほとんどの企業で電子化が進んでいる現代では、電子印鑑の導入は不可欠といえます。しかし、導入時はデメリットを把握する必要があります。リスクを避けるため、デメリットについても確認しておきましょう。
取引先によりNGの場合がある
取引先によっては、紙で作成された書類へ朱肉を使用した捺印しか受け付けていないかもしれません。その場合、電子印鑑の利用を断られる恐れがあります。
また、電子印鑑がパソコンのオペレーションシステムによって制限され、正しく表示できなかったり、使えなかったりなどの可能性もあります。電子印鑑に対応していない会社の存在を認識しておきましょう。
電子印鑑を使用するときは、取引先の同意を事前に得ておく必要があります。
電子印鑑を作る方法
電子印鑑にはさまざまな作成方法が存在し、無料で作成できる方法も数多く存在します。ここからは、電子印鑑を無料で作る方法を4通り紹介します。
撮影した画像を使用して作る
印鑑を押印し、その印影をスキャンする方法があります。
まず、印鑑をきれいな紙に押印し、スキャンまたは撮影してデータ化をします。つぎに、画像を画像処理ソフトに読み込み、電子印鑑として利用できるように加工します。最後に画像データとして保存すれば電子印鑑の完成です。
エクセルを使用して作る
Microsoftオフィスの表計算ソフト「エクセル」を使って作成する方法もあります。
エクセルを全く使ったことがない人や、エクセルについての専門用語が分からない、そもそもエクセルが苦手な人には少々難しい方法かもしれません。しかし、エクセルについての知識が少しあれば簡単に作成できます。また、ワードやパワーポイントなど、他のMicrosoftオフィス製品でも作成が可能です。
エクセルを使った電子印鑑の作り方については後ほど解説します。
フリーソフトを使用して作る
フリーソフトから電子印鑑を作成することもできます。
Webで電子印鑑作成ソフトを検索すると、数多くのフリーソフトがヒットします。インターネット上のソフトデータを、パソコンにダウンロードしてからインストールし、起動して作成できます。
さまざまな機能が備わったソフトがあるため、自分が最も使いやすいものを選んでみましょう。
作成が非常に容易な反面、誰が作っても全く同じものが作れるため悪用される危険性が高く注意が必要です。
WEBサイト上で作る
電子印鑑を作成するWEBサイトを活用すれば、パソコンにインストールする必要がなく、サイトにアクセスして数回操作をするだけで簡単に作成できます。
ただし、フリーソフトと同じく誰が作っても簡単に同じものが作れます。悪用される危険性を理解したうえで、利用しましょう。
電子印鑑を無料で作る際の注意点
無料で電子印鑑を作成するときは、安全性に欠ける点を理解する必要があります。
大きな意思決定を伴う重要な書類への証拠として無料の電子印鑑を使用することは、よい選択とはいえません。取引先を巻き込む大きなトラブルに発展する恐れもあるため、無料で作成できる電子印鑑の使用については社内で充分に検討しましょう。
エクセルを使う電子印鑑の作り方
ここからは、ビジネスの世界において最も多く利用されている表計算ソフトであるエクセルを使った電子印鑑の作り方を紹介します。
エクセルに関する知識は必要ですが、使い方や専門用語が分からない場合でもインターネットで検索するとすぐに解決できる程度です。エクセルが苦手で不安な気持ちを持つ人も、一度挑戦してみることをおすすめします。
エクセルの機能のみで作る
余計な機能を利用せず、エクセル本来の機能のみで作成する方法を紹介します。
下記の通りに進めましょう。
●「挿入」から「図」を選択し「円形」を挿入
●挿入された「円形」をクリックして「塗りつぶしなし」を選択
●円の中にテキストで「押印したい名前」を入力
●印鑑として使用できるよう、細かいバランスを確認
●「PNG」形式で保存して完成
アドインを利用して作る
エクセルには「アドイン」と呼ばれる追加機能が存在します。アドインを使えば、電子印鑑を非常に簡易に作成できます。
アドインのインストール方法は次の通りです。
● エクセル画面にある「挿入」から「アドインを入手」を、クリック
●「電子印鑑」に関するアドインを探してインストール
（もしくは、Web検索で「電子印鑑 アドイン」と検索してダウンロード）
電子印鑑を作成できるアドインにはさまざまなものが存在します。インストールしたものが使いにくい場合、他に使いやすいものを探して何度も試してみましょう。
電子印鑑を無料で作れるフリーソフト
電子印鑑はフリーソフトでも作成可能です。フリーソフトはインストールすると非常に簡単に電子印鑑を作成できるため、おすすめです。ここからは、おすすめのフリーソフトを紹介します。
クリックスタンパー
クリックスタンパーは、インストール後すぐに電子印鑑を作成できるフリーソフトです。
作成した電子印鑑は、「クリップボードにコピー」をすればペーストをするだけでエクセルやワードに貼り付けが可能です。自動でバランスを調整する機能があり、細かい微調整が不要な点も魅力でしょう。
仕上がりは書体によって変わるため、電子印鑑を複数作成しイメージに近いものを選ぶとよいでしょう。保存形式の豊富さもこのフリーソフトの特徴です。
クリップスタンプ
クリップスタンプはエクセルやワード、一太郎などのソフト上で使用できるフリーソフトです。
5種類の電子印鑑が作成可能です。インストールから作成完了まで、操作が比較的簡単であり、初心者でも分かりやすい点が魅力といえます。
おまかせ電子印鑑 Free
おまかせ電子印鑑Freeは4種類の印鑑が作成可能なフリーソフトです。
押印したいテキストを入力後、いくつかの条件を選択するとすぐに完成します。「かすれ」を指定でき、本物の印鑑のようなリアリティのある電子印鑑に仕上がります。
「クリップボードへのコピー」のほか、さまざまな形式で印影を画像として保存できます。
職印くん32
職印くん32は押印したいテキストを入力するだけで、5種類の電子印鑑が作成できるフリーソフトです。
電子印鑑の大きさが選べ、イメージに近いものを作成可能です。
ソフトを起動して使用したい印鑑を選択後、クリップボードにコピーしてから任意の場所へペーストするだけの簡単さが特徴です。
電子印鑑を無料で作れるWEBサイト5選
WEBサイトだけで作成が完結するサービスは、ソフトをインストールする手間がなく、ブラウザ上ですぐに作れて大変便利です。WEBサイトにアクセスするだけで作成可能であり、初心者でも容易な点が特徴です。ここからは、電子印鑑を無料で作れるWEBサイトを5つ紹介します。
印鑑透過
印鑑透過は、押印したいテキストを入力するだけですぐに電子印鑑が完成するWEBサイトです。
本物の印鑑で押印した印影をスキャンや撮影などでデータ化した後、WEBサイトにアップロードすると、透過した印鑑を自動で作成できます。電子印鑑として利用する際に必要なさまざまな補正を自動で行うため、最適な電子印鑑に仕上がります。
電子印影
電子印影はシンプルな操作が特徴のWEBサイトです。
形は、丸印と角印合わせて4種類から選べ、フォントも同じく4種類から選べます。ダウンロードはPNGファイルのみであり、迷うことはありません。
PIXLR X
PIXLR Xは画像編集ソフトです。
インストールや会員登録は不要であり、すぐに使用できます。画像編集初心者でも簡単に操作が可能なように設計されています。画像の切り抜きや回転、リサイズをはじめとしたさまざまな機能が搭載され、本格的な画像の編集が可能です。
ただし、画像編集ソフトを全く使ったことがない人は、ある程度の複雑な操作ができるまでには、多少の時間がかかるでしょう。
くいっくはんこ
くいっくはんこは誰でも使いやすいように、限りなくシンプルな機能のみに限定したWEBサイトです。たった3ステップで作成した電子印鑑のダウンロードが可能です。
一方、作成できる形は電子印鑑は丸印のみであり、細かいカスタマイズができない点には気をつけましょう。電子印鑑を、すぐ簡単に作りたいときにはうってつけのサービスといえます。
マイスタンプメーカー
マイスタンプメーカーはテキストを入力するだけで、認印や角印、デート印などの電子印鑑を作成できるWEBサイトです。
無料サイトとしてはめずらしく、タイムスタンプを埋め込める機能を搭載しています。そのため、改ざんや不正防止などのセキュリティー対策を施した電子印鑑が作成できます。他の無料サービスとは一線を画しているといえるでしょう。
電子印鑑を企業で使用する際の注意点
電子印鑑は、現代のビジネス取引や社内決済においてなくてはならないものになりつつあります。
大きなリスクを伴う取引に電子印鑑を用いる場合には、セキュリティ対策が不可欠です。無料の電子印鑑はセキュリティに対するリスクが大きいといえるでしょう。
その理由としては次が挙げられます。
●無料で作成した電子印鑑のほとんどは、誰でも簡単に、全く同じ印影のものが作成可能である
●全く同じ印影の電子印鑑は、無許可での押印やなりすましなど不正利用されるおそれがある
●本物の印鑑で捺印した印影を基に電子印鑑を作成した場合、同じ印影を押印できる印鑑の複製が可能になる
重要な書類に電子印鑑を用いる場合は、印影に識別情報が付与されたものの使用が必須と考えましょう。
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オススメの電子印鑑作成ツール
電子印鑑を大きなリスクを伴う取引に利用する場合、セキュリティ対策は欠かせません。
記事の最後に、セキュリティ対策がしっかりと施された、2つの代表的な電子印鑑作成ツールを紹介します。
GMOサイン
GMOサインは、さまざまなインターネットサービスを提供する「GMOインターネットグループ」傘下の「GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社」が提供するサービスです。2023年11月現在、導入企業は国内大手企業や地方自治体を含めて300万社を超えています。
Salesforceやkintone、boxなどさまざまなワークフローサービスをすでに利用している場合、GMOサインをそれらのサービスとAPIで連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。
また、電子帳簿保存法に準拠しており、本人性の高い当事者型電子署名の利⽤も可能です。紙文書と同様の法的効果を持たせる要件として「完全性」が求められますが、その要件を満たすために必要とされる「電子署名」と「タイムスタンプ」に対応しています。
クラウドサイン
クラウドサインは法律相談ポータルサイトの「弁護士ドットコム」を運営する「弁護士ドットコム株式会社」が提供しているサービスです。2023年現在、大手企業をはじめとする250万社以上で導入されており、また官公庁や金融機関を含めて多くの自治体や組織でも利用されています。
GMOサインと同じく他サービス連携にも力を入れており、Microsoft TeamsやKintoneなどをはじめとした、豊富なビジネスソリューションと連携し、より大きな業務効率化が可能です。弁護士との連携実績が豊富なため、弁護士がサービス全体を監修しています。
また、法務省・デジタル庁から、電子署名法が定める「電子署名」に該当すると認められています。これは立会人型電子契約サービスとしては初めての認定です。
まとめ
電子印鑑は現代のビジネスにおいては必須のツールになりつつあります。電子印鑑の作成には無料で簡単なサービスが豊富にある一方、セキュリティリスクの高さが問題といえるでしょう。
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