この記事の目次
インターネットが高度に発達し、ビジネスの世界にもさまざまなイノベーションが起こりました。
従来は紙媒体に印鑑を押印することによって行われていた契約手続きは、現在は電子契約に移りつつあります。今回は電子契約について詳しく解説します。
電子契約とは
電子契約の特徴はその名の通り、紙媒体ではなくデータ上で契約を成立させる行為をいいます。
電子契約を導入する際は、さまざまな企業が提供する電子契約サービスを利用します。記事の最初に電子契約についての基本を確認しましょう。
電子契約システムとは
電子契約システムとは、契約書類の作成、署名、管理をデジタル化し、オンラインで行うことができるシステムのことを指します。このシステムは、物理的な文書や手書きの署名に依存する従来の契約プロセスを大幅に簡素化し、効率化します。
以下に、電子契約システムの主な機能をいくつか紹介します。
・デジタル署名
電子契約システムでは、ユーザーはデジタル署名を使用して契約書類に署名することができます。この機能によって物理的な文書を印刷、署名、スキャン、送信する必要がなくなります。
・テンプレート作成
電子契約システムでは、一般的な契約書類のテンプレートを作成し、保存することができます。この機能によって同じ種類の契約を繰り返し作成する際の手間が省けます。
・契約管理
電子契約システムでは、すべての契約書類を一元的に管理することができます。この機能によって契約の状態を追跡し、期限を管理することが容易になります。
・セキュリティ
電子契約システムは、契約書類の安全性と秘密性を保つための高度なセキュリティ機能を提供します。
これらの機能により、電子契約システムは、契約プロセスを迅速化し、エラーを減らし、コストを削減し、全体的な効率を向上させることができます。
電子契約システム（サービス）を介して行う契約
通常、契約は2者間以上で行います。電子契約システム（サービス）を利用した契約では、2者は「送信者」と「受信者」になります。
電子契約ではすべてのやりとりを電子契約サービスを介して行います。電子契約サービスの利用手順は次の通りです。
1：送信者が電子契約サービスを利用して、契約書をアップロード
2：電子契約サービスが受信者に対し、契約内容をメールで送付
3：メールを受け取った受信者が契約内容を確認
4：受信者が契約書に電子署名を行い契約が締結
前提として電子契約は、単に契約書をPDF化したものではない点に注意しましょう。契約書には間違いなく本人が同意した証明が必要です。
そのため、契約データには電子契約サービスにより電子署名が付与されます。これをもって電子契約を正式な契約データとしています。
印鑑の代わりに電子署名を行うシステム
電子契約の最大の特徴は、紙媒体を使用したオフラインの契約をしないことです。すべての取引契約をインターネット上で締結させます。
従来は紙媒体への記名と押印が、契約書に効力を持たせていました。電子契約では、契約データに電子署名を行い紙媒体と同等の効力を持たせています。つまり、契約データに付与された電子署名が、本人性を担保する要素です。
加えて、電子契約サービスは契約データ上にタイムスタンプを付与します。契約データはこのタイムスタンプによって、改ざんされていないことを証明できます。
電子契約は法的に有効？
契約は口約束でも成立します。根拠として、民法522条2項が定める「契約方式の自由」があげられます。口約束や紙媒体を使用した契約など、いかなる契約形式でも成立するといえます。
電子契約はインターネットが発達した現代に登場した新しい契約方式であり、法的に有効な契約です。
ただし、電子契約ならではの注意点に気をつけなければなりません。
例えば、電子契約を用いた契約について争いが起こり、裁判が生じた場合を考えましょう。電子契約が「証拠」となるには、契約データの「真正性を満たす必要」があります。（民事訴訟法228条1項）
紙媒体を使用した書面契約では、契約書の記名や押印が真正性を満たす条件です。一方、電子データを使用した電子契約のときは、データ上に電子署名が付与されていなければ、真正性を満たしているとはいえません。（電子署名法3条）
電子文書の法律的な効果はある？
電子契約において使用される契約データは電子文書と呼ばれます。電子文書は正しく使用すれば法律的に有効な書類です。
ただし電子契約書は改ざんをされるリスクがあり、有効と認められるうえでの要件が存在します。完全性の要件について、詳しくは下記「文書の電子化・活用ガイド」を参照してください。
詳しくはこちらから
⇒文書の電子化・活用ガイド
また、要件を満たすうえで必要な対応には「電子署名」と「タイムスタンプ」があります。
「電子署名」は、紙媒体における署名や押印に相当します。電子契約では契約データに直接署名したり押印したりができないため、不正に作成していないことや改ざんされていないことを証明しなければなりません。この証明は「電子証明書」を用いて行います。
「タイムスタンプ」は、電子契約における契約データがいつ作成されたかを記録する仕組みです。契約データには作成された日付と時刻が記録されるため、作成後に改ざんされていないことが証明できます。
電子契約を導入するメリット
取引先から電子契約を依頼される頻度が多くなり、自社での電子契約の導入を検討する人も多いのではないでしょうか。検討をする際は、電子契約導入におけるメリットを確認しておきましょう。
契約締結までのスピードが早い
契約のデータ化により、契約業務の効率がよくなります。
従来の書面契約では、作成した原本を印刷して製本し、関係者全員が押印した後に取引先への送付が必要です。受け取り側の場合、契約書を確認した後に関係者全員が押印して返送をしなければなりません。
一方、電子契約では紙媒体を使用しないため、印刷や製本、送付などの工程が必要ありません。「取引先の契約書受け取り確認」や「返送確認」などはオンライン上で把握でき、遅延や確認漏れが起きにくい点も特徴です。
書面契約では何日もかかっていた契約が、電子契約であれば数分で締結する可能性もあり、業務効率化に大きな影響を与えるでしょう。
コスト削減
業務が効率化すると、今までかかっていた経費やコストを削減できます。
電子契約では、書類の印刷代や紙代、製本代、送料などがかかりません。書面契約に必要な印紙税も不要です。
契約手続きが多い会社にとっては、電子契約への移行はとても大きな経費削減といえるでしょう。
契約の工程が可視化できる
書面契約の場合、契約書は主に郵送でのやり取りとなり、「現時点で書類がどこにあるか」を確認しづらいという欠点があります。取引先からの返送が遅いと、相手に対して催促の電話をかける必要も出てくるでしょう。
一方、電子契約の契約データは全てオンライン上に保管されます。電子契約サービスでは「現在の契約手続きがどの段階にあるか」を可視化できます。相手方が契約の確認を失念しているときも、手軽に確認や催促が行えるでしょう。
ガバナンス・コンプライアンスの強化が期待できる
書面契約で問題となるガバナンスやコンプライアンスの問題は、電子契約の導入により大幅に改善できます。
電子契約サービスが提供するシステムでは、契約書へのアクセス制限や承認するためのプロセス設定が簡単に行えます。書面契約でしばしば問題となる契約締結日の改ざんも防止でき、契約データは電子契約サービスによって常にバックアップされます。破損や紛失などのミスも防げるでしょう。
電子契約導入のデメリット
電子契約にはメリットがとても多いといえますが、デメリットも存在します。ここからは、導入後に起こりうるデメリットについて解説します。
一部対応できない契約書がある
電子契約は政府の後押し（デジタル改革関連法）に伴い、対応できる契約書が増えています。
しかし、法律によって書面化が義務とされていたり、相手方の同意が無いときは電子契約を選択できなかったりする契約も存在します。契約が電子契約に対応しているかどうかを、事前に確認する必要があるでしょう。
業務フローが大幅に変更される
書面契約から電子契約に移るときは、業務フローの大幅な変更が必要です。
業務フローの変更は、社内から反発される可能性があります。新たなシステムや業務フローについて社員へ説明したり、外部から専門家を招いて教育したりすることが必要でしょう。
電子契約の導入には、社員からの理解や教育が必要な点を理解しましょう。
電子契約の種類とは
電子契約は高度な技術を使用した契約形式です。電子契約には「立会人型」と「当事者型」と呼ばれる2つの種類が存在します。ここからは、それぞれの特徴を解説するとともに、書面契約との違いについても説明します。
立会人型の電子サイン
「立会人型」は「契約の当事者ではない第三者」が、契約データに電子署名を付与する方法です。利便性重視型の方法といえるでしょう。
立会人型を利用するときは、第三者が電子契約サービスに登録します。電子契約サービスは登録された第三者の本人確認を行い、立会人として認定します。
第三者は、電子契約サービスから認定を受けることによって、立会人としての効力を持ちます。立会人として認定を受けるうえの特別な資格はなく、誰でも立会人になれます。
立会人型は、多少の手間が伴いますが、契約データに効力を持たせるための比較的簡単な方法といえます。
当事者型の電子署名
「当事者型」は第三者機関である認証局から発行された「電子証明書」を利用し、本人認証を行う方法です。厳格な本人認証が可能であり、その結果として高度な信頼性を担保します。
当事者型では、契約当事者があらかじめ電子証明書を取得する必要があります。電子証明書を取得するには、多くの手間がかかり、手軽な方法とはいえません。
当事者型は、本人認証の信頼性が高いため、電子サインと比べて「法的効力が強い」ことが最大の特徴といえるでしょう。
書面契約との違い
電子契約と書面契約との違いは以下の通りです。
●紙媒体への押印の代わりに「電子署名」を使用
●印鑑証明書の代わりに「電子証明書」を用いて本人確認
●改ざんや不正をタイムスタンプにより防止
●紙媒体送付の代わりにインターネット通信を使用
●契約データはオンライン上のサーバーに保管
契約書や領収書などの証書類には金額によって印紙の貼付が必要ですが、電子契約は印紙税がかからない点も大きな違いといえるでしょう。
電子契約を行う際の注意点とは？
電子契約を導入する際は、さまざまな企業が提供する電子契約サービスを比較検討する必要があります。
自社の現状に合ったサービスを選択することはもちろん、その他にも注意すべき点が存在します。導入後にトラブルにならないよう、電子契約サービスによる違いを把握しておきましょう。
電子署名法に準じているサービスかを確認する
電子契約において、電子署名法を遵守する必要があります。
契約上のトラブルが発生した際、電子署名法が守られていないと不利になります。例えば、電子証明書を利用した電子署名は、本人認証の信頼性が比較的高く法的効力も高いといえます。トラブルに備えて、電子証明書に対応しているサービスを選ぶようにしましょう。
改正電子帳簿保存法に対応しているか確認
2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行されました。これは、国税に係る帳簿書類の保存負担軽減のため、これまで原則書面で保存するとされてきた書類のデータ保存を認めた法律です。
「改正電子帳簿保存法」に対応している電子契約サービスを選べば、契約書類を電子データで保存できます。一方で、この法律に対応していないサービスは、さらに別のサービスを導入したり紙媒体での保管が必要となったりする可能性があります。
契約内容によっては電子契約化できない
一部の契約書は、書面作成や書面交付が法律によって義務付けられています。
例えば、事業用定期借地権設定契約や労働条件通知書などが該当します。このような契約書は電子契約ができません。
社内からの反発に備える
業務フローの変更に伴う社内からの反発に備えておきましょう。
業務フローの変更は、業務の覚え直しや新しい工程の追加など社員に大きな負担を与えます。社員からの反発が予想されるため、事前に対策をしておきましょう。
社員に内容や改善の必要性などを説明する、新しい工程に関する研修を行うなどの対策が有効です。
電子契約に関する法改正について
電子契約への移行を政府は重要な課題と認識しており、電子契約の普及を促進するために大きく舵を切っています。
直近の動向としては、2021年に「クラウド型電子契約」が普及する法律が制定され、国や地方公共団体が「クラウド型電子契約」を活用できるようになりました。また、2022年5月「借地借家法・宅地建物取引業法」が改正されて、不動産に関わる書面の電子化についても全面的に認められました。
さらに、特定商取引法が改正され、2023年6月1日より訪問販売をはじめとした特定商取引においても、契約書面等の電子化が可能となっています。
電子契約は行政だけにとどまらず、民間企業においても推進されていくでしょう。
おススメの電子契約システム
電子契約サービスはさまざまな企業が提供していて、各社のサービスそれぞれに独自の特徴があります。ここではおすすめの電子契約サービスを2つ紹介します。
GMOサイン
「GMOサイン」はインターネット上であらゆるサービスを提供する「GMOインターネットグループ」を親会社に持つ「GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社」が提供する電子契約サービスです。2023年11月現在、国内大手企業や地方自
治体を含めて300万社以上の企業が「GMOサイン」を導入しています。
Salesforceやkintone、boxなど、さまざまなワークフローサービスをすでに利用している場合、GMOサインをAPIで連携すると、さらなる業務効率化が期待できます。
また、このサービスは電子帳簿保存法に準拠しており、本人性の高い当事者型電子署名の利⽤が可能です。紙文書と同様の法的効果を持たせる要件の「完全性」を満たし、必要とされる「電子署名」と「タイムスタンプ」に対応しています。
クラウドサイン
「クラウドサイン」は法律相談ポータルサイト「弁護士ドットコム」を運営する「弁護士ドットコム株式会社」が提供しているサービスです。2023年現在、大手企業をはじめとして250万社以上で導入されています。
システムの信頼性が高く、官公庁や金融機関を含めて多くの自治体や組織でも利用されている点が特徴です。
GMOサインと同じくサービス連携に力を入れています。Microsoft TeamsやKintoneなどをはじめとしたさまざまなビジネスソリューションと連携していて、より大きな業務効率化が可能です。
また、弁護士との連携実績が豊富であり、弁護士がサービス全体を監修しています。
さらに、立会人型電子契約サービスとして初めて、法務省・デジタル庁から、電子署名法が定める「電子署名」に該当すると認められています。
電子契約とワークフローを連携して業務効率化
電子契約サービスはさまざまなワークフローサービスと連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。
例えば、契約時に必要となる書類へパソコンやスマートフォンからアクセスしてWeb上で署名できれば、ペーパーレス化を推進し業務処理をスピードアップさせられるでしょう。その結果として業務効率が大幅に改善します。
これまで紙媒体で行っていた業務をオンライン化すると、業務フローに大きなイノベーションが起こるでしょう。
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まとめ
今回は、電子契約について解説しました。電子契約は単なる契約書のPDF化ではありません。高度な技術を使用して電子データに信頼性を持たせた契約で、政府も普及を推進しています。使用できる契約書は年々増えており、これからは電子契約が主流になるといえるでしょう。
電子契約導入に必要な電子契約サービスは、ワークフローサービスと連携させることで業務フローに大きなイノベーションを生み出します。
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