「差し戻し」とは？ワークフローで起こる場面・原因、防ぐポイントを解説

この記事の目次

ワークフローで差し戻しが発生すると作業効率が大幅に低下します。非効率なワークフローの運用は会社全体の意思決定に悪影響が出るでしょう。差し戻しが頻発するときは対策を練らなくてはいけません。今回の記事は、差し戻しが起きる原因や対策方法を解説します。

差し戻しの意味とは

ワークフローにおける差し戻しは、決裁者が申請者に対して申請書を戻す処理です。
申請者の申請内容に対する修正指示を目的に行います。一度差し戻しの処理を行うことで、申請書の修正・再申請・再チェックを行う必要があります。

差し戻しと関連する言葉とその違い

ワークフローにおいて、差し戻しと混同されやすい言葉がいくつかあります。ここからは、差し戻しと似た意味の言葉について、共通する点と異なる点を紹介します。
それぞれ起こったときの対処が異なるため、違いを正しく理解しておきましょう。

却下

「却下」は、判定者側が申請を承認しなかった状況です。

判定者が処理を行う点は差し戻しと同じです。却下された文書は新規文書を作成し再利用申請をします。
却下された文書は削除されないため、却下された申請データを再利用して新しい申請データの作成が可能です。

却下されるとワークフローシステムにおける申請内容の詳細を示す画面に、判定者からのコメントが表示されます。判定者側から提示された却下理由に従って申請データを修正しましょう。修正が済めば、再度データを提出します。

取り消し

「取り消し」は、送信した申請を取り消した状態です。
「差し戻し」「却下」とは異なり、判定者ではなく申請者が処理を行います。申請に誤りがあることが判明したときに行われる処理です。

取り消しされた文書は新規文書として再利用申請ができます。取り消しされた文書は削除されません。取り消し前の文書から問題点を修正して再度申請します。
判定者の画面には、取り消し済みの申請は表示されません。

差し戻しが起こる場面

差し戻しは、社内の稟議や申請書のやり取りにおいて起こります。
差し戻しは、承認者・決裁者が申請者に対して不備があった申請を戻し、修正を指示するために行われます。

申請者側は差し戻しの理由を確認して申請書・稟議書を再申請しましょう。
承認者・決裁者は差し戻した理由を確認した上で申請書・稟議書が修正されているかを確認します。申請書もしくは稟議書の承認の可否を判断します。修正が不十分である場合、続けて差し戻しが発生することもあります。

差し戻しが頻出するデメリット

差し戻しが起こる原因として、以下が考えられます。

●申請書の内容に不備があった
●申請書に添付する領収証に不足があった
●古い申請書を使用した
●異なる申請書を使用した
●申請経路に不備があった

差し戻しの原因の多くは申請者によるものです。一方、申請者は申請前に不備を確認します。
そのため、差し戻しが起こった場合、申請者の不注意だけではなく事前に与えられる情報や指示も改善の焦点になります。

差し戻しが複数回にわたると、大きな手間がかかります。関連する作業全体の効率低下につながります。作業速度の低下は、会社にとって大きな損失です。
問題を解決できないことによって社員から不満が上がりやすくなることも考えられます。

差し戻しの原因が長期にわたって解決されないと、意思決定の遅れや会社全体の不利益につながるでしょう。
差し戻しが続けて起こるときは、ワークフローの改善を検討してください。

頻出する差し戻しを防ぐ方法

差し戻しが頻出する場合、ワークフローを見直して原因を探ります。ワークフローのシステム化の有無により対処法が異なります。作業環境ごとの対処方法を確認しましょう。

共通の対策

紙で行っている企業とシステムを用いている企業の両方で行う対策として、申請書のフォーマットの確認と更新があげられます。

ミスが起こりやすいフォーマットは更新し、更新内容を社内へ周知しましょう。現状に合うルールにアップデートされているかの確認も必要です。ルールが現状の社内環境に適していないと、ルールを遵守する意味がありません。申請前の確認に不備が生じやすくなります。

ワークフローシステムを用いていない場合の対策

システムを用いずに業務を行う企業は、業務フローやルールの見直しを行うことが重要です。手順書の説明に不足や表記揺れがないかを確認します。

業務フローやルールの改善・統一のために、ワークフローシステムの導入を検討してもよいでしょう。ワークフローシステムを導入すれば業務効率が向上します。ミスが起こりにくい環境につながるでしょう。事前に社内でやり取りする上司に根回し（コンセンサス）を取り、導入を検討してください。

ワークフローシステムを用いている場合の対策

ワークフローシステムを用いている場合、システム内におけるステータス設定を見直す必要があります。

差し戻し発生時の通知機能がオフになっていれば、オンにしましょう。差し戻し発生後の対処がスムーズになります。
コメントやチャットに差し戻しの理由を記載できるような設定も効果的です。システムの設定を適切な物にととのえると、対応時間を短縮できます。

ワークフローシステム導入でできること

ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認を自動化・電子化できます。

手続きのフォーマットの作成や共有、書類作成時のミス減少へ役立ちます。書類制作のフォーマット化や内部統制の強化にも有効です。
そのほか、やり取りがパソコン・スマホのオンライン上で完結するため、どこでも操作ができるので業務がスムーズになるでしょう。

ここでは、ワークフローシステムと差し戻しの関係性やメリットを紹介します。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムによって業務をシステム化すると、書類のフォーマットやルールが周知され、業務の効率が上がります。重要な書類をデジタルデータとして保存することで、書類の紛失や改竄の防止につながります。

ペーパーレス化の促進にもつながり、紙の保管に必要なスペースや印刷にかかる時間や費用を削減可能です。書類をデータ化してシステムで管理することで、どこでも作業ができるためテレワークの促進にも役立ちます。

なぜワークフローシステムが差し戻し対策に有効か

差し戻しが起こる原因として、申請者側の書類制作の不備やルールの認識漏れがあげられます。

ワークフローシステムを導入することで、ルールや業務の流れが共有され、不備が起こりにくくなります。これにより、差し戻しの頻度が大幅に減少します。
業務をシステムで共有できれば、差し戻しが起こったときに通知・共有する仕組みの構築が可能です。
差し戻し発生時の対処を早め、業務効率への影響を最小限に抑えられます。

資料ダウンロードはこちら

⇒ワークフローツールを選定する上で絶対に押さえるべきポイントは？

⇒ワークフローの試し方が分かる！トライアルをムダにしないための５つのポイント

まとめ

差し戻しは、発生しないようにするだけではなく、発生時の対応や運用後の対策も重要です。なぜ差し戻しが起こってしまったのかを分析し、起こりやすい問題を長期化させないよう改善をしましょう。

また、差し戻し防止に加えてペーパーレス化や業務効率向上も実現したいときは、ワークフローシステムの活用が効果的です。ワークフローシステム導入を検討している場合は、コラボフローにお気軽にお問い合わせください。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステム「コラボフロー」は直感的な操作でカンタンに社内ワークフローの構築が可能です。