ワークフローシステムはたくさんあります。そこで今回はワークフローシステム選びに失敗しないための、選定ポイントを4つご紹介していきます。

選定ポイント

  1. 機能は十分か
  2. 自社に合った導入形態か
  3. コスト面は見合っているか
  4. 使いやすさはどうか

1.機能面は十分か

まず当たり前のことではありますが、システムの機能面は導入を検討するにあたり重要なポイントです。機能面を選定するポイントは4つあります。

  • 申請書の作成
  • 承認ルートの柔軟性
  • 付随機能
  • 連携機能

では、この4つのポイントについて詳しく説明したいと思います。

申請書の作成

ワークフローの基本機能の中に申請書の作成があります。ワークフローシステムの中にも、今まで利用していたExcelをそのまま利用できるものもあります。システム導入において従業員がストレスにならないような申請書の作成が行えるよう、システムの機能を吟味する必要があります。

承認ルートの柔軟性

社内にはさまざまな申請書に応じたさまざまな承認ルートがあります。複数の承認ルートを作成できるかどうかは重要なポイントです。また条件に応じて経路を変更する条件分岐機能などもあると便利です。自社に合った承認経路を作成、変更できるかどうかしっかりと確認しましょう。そのためにはまず、自社の業務フローを整理し、承認ルートを明確にしておくことが必要です。

付随機能

上記のような基本的な機能はもちろんのこと、それ以外にもワークフローシステムに付随するさまざまな機能があります。申請書作成にあたって必要項目の漏れを防止する機能や入力内容の自動制御機能申請書の検索機能モバイル対応、さらに申請書が今誰のところで止まっているのか、進捗が確認できるような機能もあります。さらに、業務フローに変更や追加が発生した際には、社内で簡単に修正できるものもあります。業務の追加や変更、組織変更、人事異動などにも対応できるかも確認しておくと良いでしょう。

連携機能

最近ではコミュニケーションツールとしてよく利用されるSlackLINE WORKSと連携し、通知機能のある製品もあります。また、サイボウズなどのグループウェアと連携できるものもあります。

また、自社にとって十分な機能や拡張性が備わっているのか、ワークフローシステムが備えるファイル容量が十分かなど、確認しておきたい機能はたくさんあります。自社にとって必要な機能をしっかりと洗い出してチェックシートなどを作っておくことで、選定もスムーズに進むのではないでしょうか。

2.導入形態

クラウド版パッケージ版か自社に合った製品を選択する必要があります。

クラウド版

クラウド版では ソフトウェアのインストールが不要なため、インターネット環境とデバイスがあれば場所を選ばず利⽤できます。 ユーザー数に応じた⽉額制のものが多く、初期費⽤を抑え、短期間で導⼊が可能です。 カスタマイズができない製品やカスタマイズに追加費用を要するものもあるため、必要機能はしっかりと確認する必要があります。

パッケージ版

パッケージ版では、⾃社設備(PC・サーバー)にソフトウェアをインストールするため、⾃社システムとの連携のしやすさ、セキュリティ性の高さ、カスタマイズ性の高さの3点に優れています。しかし初期費⽤が高額で、⾃社でメンテナンスを⾏わなければなりません。

両者ともにメリットとデメリットがあります。社内セキュリティ方針に準拠したシステムを選択しましょう。製品によってクラウド版のみのもの、パッケージ製品のみのものがあるので導入の際には気を配りたいポイントです。

3.コスト面

社内にシステムを導入するにあたって費用はとても重要なポイントです。導入にあたって必要となる費用は主に、初期導入費用・月額費用・オプション・メンテナンス費用・サポート費用があります。また、これはクラウド版かパッケージ版かによっても異なります。

基本的な費用はこのようになります。

  • クラウド版【月額利用料 × ユーザー数】
  • パッケージ製品【例:初期導入費用+メンテナンス費用】

製品により必要な費用はさまざまです。

さらにオプションをつけると追加でコストがかかります。システムを導入する前にしっかりと見積を依頼し、費用を確認しておきましょう。 

また、コストについてはシステムを導入することで「かかる費用」だけでなく、効率化されて「削減されるコスト(紙代やプリント代、人件費など)」もがあることも忘れないよう考えていきまましょう。

4.使いやすさ

ワークフローは業務を効率化するために利用するものですが、うまく運用できなければ本来の目的を達成できない場合もあります。社内に浸透させるためには従業員にとって使いやすいことが大きなポイントになります。

導入検討の動機として多いのが、「業務改善のために必要部署で検討を始める」場合と「経営層からの指示でICT部門が動く」場合の2パターンです。前者の場合、日常から利用する従業員が実際に選定に関わることができますが、後者の場合は、実際は主に総務部業務で利用するのに、システム開発部などが選定をするといったケースも多いです。利用部署が抵抗感なく安心して利用できるよう、使いやすさに配慮して選定していきましょう。

使いやすさを選定するにあたって大きなポイントは3つあります。

  • 直感的に利用できるか
  • 作業が複雑化しないか
  • サポート体制ができているか

直感的に利用できるか

特に紙運用を行っている会社では、従業員の中にPC操作に対する苦手意識のある人もいるでしょう。すべての従業員が拒否反応なく使えるか、直感的に操作できるかというのはとても重要なポイントです。

作業が複雑化しないか

ワークフローのシステムが自社で導入しているシステムがあれば、それと連携できるかも確認しておく必要があります。効率化を目的にさまざまなシステムを導入しても、それぞれのシステムにログインをして必要な作業を行っていると作業が複雑化し新たなミスが起こる可能性もあります。SSO連携を行うことによって各システムのログインを一括で行うこともできます。クラウド版かパッケージ製品かによって可否が変わってくるため注意が必要です。

サポート体制ができているか

システム利用中に問題が起きた場合に、しっかりとしたサポート体制がないと業務に支障が出てしまいます。サポートの対応時間や対応方法をしっかりと確認しておきましょう。また、製品によってはサポートの期間などが決まっているものもあります。スムーズに解決できるサポート体制があるかどうか導入前にしっかりとチェックしましょう。

まとめ

ワークフローシステムを導入することは会社にとって大きな変化です。導入の前にまずは自社の業務フローをしっかりと整理し、課題を明確化しましょう。必要な機能の洗い出しや優先順位付けを行うことが大切です。そして従業員が抵抗なく運用できるように、使いやすさを実際に利用して確かめておくことも重要です。

最近では、無料でお試し利用ができるワークフローシステムがたくさんあります。導入する前に、お試し利用を活用してしっかりと使用感や機能面を確認しておくことをお勧めします。

関連記事