そもそも「ワークフロー」とは?

広義では業務の一連の処理や手続きの流れのことをワークフローと言います。またその流れを図形や記号を用いて、視覚的に分かりやすくしたもの(ワークフロー図)としても用いられます。

狭義では「組織内における申請や承認・確認及びそれらの手続きの流れ」を意味し、昨今ではこちらの意味で使われることが多くなってきました。

組織におけるワークフローの例

  • 購⼊・支払稟議
    例)物品購⼊や発注の稟議、⽀払い稟議など
  • 利⽤許可申請
    例)会議室の利用申請、ノート PC の社外持ち出し申請など
  • 経費精算
    例)出張申請・精算、交通費精算申請、交際費申請など
  • 労務管理
    例)有給申請、休⽇出勤申請、残業申請など
  • 営業活動
    例)⾒積書や提案書の提出申請、契約書締結申請など
  • その他
    例)研修・セミナー参加申請、秘密保持契約書締結申請

ワークフローに関わる具体的な作業

ワークフローに関わる具体的な作業には以下のようなものがあります。

  • 文書をチェックし承認する作業
  • 判断に必要な情報を確認する作業
  • 顧客・取引先とのやりとり
  • システムにデータを入力する作業

つまり、ワークフローはあらゆる組織が必要とするビジネスインフラといえます。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、これまで紙で行っていた「組織内における申請や承認・確認及びそれらの手続きの流れ」(ワークフロー)をシステム化したものです。

一般的に申請や手続きの種類によって確認や承認・決裁のステップが異なります。ワークフローシステムでは、そうした申請や手続きの流れを全てシステム化することで、誰でも決まった手順に沿って的確に意思決定を行う事ができます。

ワークフローシステムは、「稟議システム」や「電子承認システム」「電子決裁システム」と呼ばれる場合もあります。基本的にはすべて、申請や承認といった業務を電子化・システム化するもので同一と考えて差し支えないでしょう。

ワークフローシステムを使用する事で、これまで紙でワークフローを運用するためにかかっていたコストや業務負担の大幅な軽減も見込まれます。

また、更新履歴を管理することで改ざんの防止・不正発見を行うこともできます。そのため昨今では、内部統制の強化を目的とするワークフローの導入も進んでいます。

まとめ

ワークフローは、仕事におけるさまざまな業務の流れです。ワークフローシステムとは、その流れを電子化することで誰でも適切な流れに沿って業務を進められるようにするものです。

各種申請や承認業務は、業務改善を進めてもなかなか削減や見直しができません。そこでこれらの「組織として必要な業務」を適切な流れでスムーズかつ迅速に対応できるように支援するのがワークフローシステムの役割です。

ワークフローシステムを活用することで、時間と場所にとらわれず申請承認業務を行うことができます。

コロナウイルスの流行により、さらにテレワーク・在宅ワークの動きも高まっています。ワークフローシステムを導入し、業務の最適化を行いましょう。

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