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経理や人事、総務などのバックオフィス業務は、企業の利益に直結せず業務改革や効率化の面で軽視されやすいといえます。しかし、近年はバックオフィス業務の効率化の必要性が見直されています。
今回の記事は、バックオフィス業務の抱える課題や効率化の解決方法について解説します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、基本的に顧客との接点を持たず、直接的な利益に直結しないため軽視されやすい業務です。しかし、企業が利益を出すために必要な書類手続きやその他業務の対応を行うなど重要な役割です。
近年はバックオフィス業務の見直しや効率化が奨励されています。記事の初めにバックオフィス業務について解説します。
バックオフィスとフロントオフィスの違い
バックオフィスは、総務や経理、人事などの顧客と直接的に接しない職種や業務をさす言葉です。
これに対し、営業やマーケティング、カスタマー部門などはフロントオフィスと呼ばれます。
バックオフィスの主な業務は、フロントオフィスや従業員全体が業務を円滑に遂行できるような環境の整備、企業活動を公正に行う仕組みの形成や事務手続きです。
顧客と直接のやりとりが発生するフロントオフィス業務に比べ、バックオフィス業務は予算や業務の効率化の面で後回しにされやすいといえます。
しかし、近年はバックオフィス業務の効率化が企業の経営を左右する要因とみなされています。
バックオフィスの職種
バックオフィスに関する職種は、総務や経理、人事などの部門に加え、労務、法務、財務、その他の一般事務です。物流や企画などの部門もバックオフィスに含まれます。利益の創出に対し間接的に関わる部門であり、間接部門という呼び方をされる場合もあります。
定義としては「顧客に直接関与しない業務」であり、いわゆる裏方、縁の下の力持ち的な業務といえるでしょう。
バックオフィスの重要性
バックオフィス業務の効率化は、近年見直されています。企業活動の根幹である人材や物品、情報を「経営資源」とみなした場合、これらに関する業務は経営資源を管理する重要な役割と評価できるためです。
例えば経理業務に不備が起こると、税務手続きや上層部の経営判断が誤った方向に向かう恐れがあります。このようにバックオフィスの不備は企業に与える影響が大きいといえます。
バックオフィス業務の強化により、経営の拡大、業務改善と生産性の向上、経営判断の精度上昇を目指す取り組みが始まっています。
バックオフィス業務のよくある課題
バックオフィス業務にはさまざまな課題が指摘されています。ここからは代表的な課題を紹介します。課題を把握して、業務全体が抱える問題の解決や緩和につなげましょう。
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業務の負担が大きい
バックオフィス業務は、フロントオフィスのサポートから社内体制や環境の整備、事務手続きなど広範囲にわたります。
経理や法務、人事などは、円滑な進行が前提でミスが許されない重要な業務を担当します。
しかし、直接的に利益に関与しないため充分な人員が割かれていないケースが多く、一人一人の業務の負担が重くなりやすいといえます。
こうした業務負担の大きさは、間接業務が常に抱えている課題です。
業務が属人化しやすい
バックオフィスには、専門的なスキルや知識が必要です。経理や法務には専門の知識やスキル、人事は知識に加え過去の経験による積み重ねが求められるでしょう。
そのため、業務がそれぞれの担当者個人に依存してしまう属人化が起こりやすい状況です。
業務の属人化は小さなミスや不正が見つけにくく、担当者が休んだ場合や退職後に業務の引継ぎが上手くいかなくなる恐れがあります。その結果、業務に混乱を招くかもしれません。
人員の配置が難しい
バックオフィス業務の課題の1つに、人材配置の難しさがあります。
バックオフィス業務には、忙しい時期と余裕がある時期で仕事量に差があります。特に、経理業務や人事などはこの傾向が顕著です。
こうした業務は繁忙期に業務が集中するため、採用や外部委託などのコストのかかる対策が行いにくく、担当者の負担が大きくなるでしょう。
業務に専門知識が必要であり、単純に人数を割り当てても対応が難しい点も課題といえます。
テレワークが導入しづらい
バックオフィス業務には文書を扱う業務が多くあります。業務が紙ベースであると、印刷や回覧、判子による承認など、オフィスでしか行えない作業が発生しやすくなります。
そのため、オフィスに向かうことが必須になるため、テレワークが導入しづらい状況になりがちです。
バックオフィス業務は多くの企業でテレワーク化への対応が難所となっています。
アナログな業務が多々ある
バックオフィスは他の部署に比べ、アナログな業務が多いといえます。
例えば、前述したような業務の承認には印鑑が必要であったり、書類を紙ベースで発行、マニュアルが手書きで管理されている、勤怠管理が手動などのケースが多いです。
デジタル化できる部分をアナログ管理をすることで、業務負担の増加や非効率的な働き方により制限がされてしまうのは大きな課題といえるでしょう。
バックオフィス業務のカギは紙の電子化
これまで、バックオフィスが抱える課題を紹介してきました。しかし、どうすれば上記課題を解決できるか分からない企業も多いのが実態です。そのような場合は、紙の電子化を行うことがカギとなります。
紙ベースの書類を電子化することで、バックオフィス業務のアナログ業務の改善や属人化の問題が解消できるでしょう。ここからは、紙を電子化するメリットを紹介します。
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ヒューマンエラーの防止
電子化による恩恵として、ヒューマンエラーの防止があげられます。データの集計や照合、入力を手作業で行うと、タイプミスや確認漏れなどのヒューマンエラーが避けられません。業務の属人化傾向が強いと、ミスが発見されずに処理が進められる恐れがあります。
特に、年度末の繁忙期にヒューマンエラーによるトラブルが発生すれば、業務負荷の増加が避けられません。電子化をすることで、ヒューマンエラーによるリスクを軽減できます。
コストの削減
電子化は業務を効率化でき、人件費などのコストの削減につながります。書類を印刷するコストや郵便コストなども削減できるでしょう。
書類を電子化して管理すれば、過去の内容や文例をフォーマットとして使用できます。電子化のシステムには経理用のファイルと連動させられるものがあり、これは書類の自動生成を手助けします。
電子化をすると、専門知識が少ない人材でも業務を簡単に行えるため、人事や教育コストの削減も期待できます。
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生産性の向上
バックオフィス業務が電子化されて業務の効率化を果たすと、企業全体の生産性が大きく向上します。業務量が減り従業員の負担が軽減されれば、これまでこなせなかった業務にリソースを注ぎ込めます。
中小企業やスタートアップ企業は、従業員が営業を行いつつバックオフィス業務も兼任しているケースが珍しくありません。業務の効率化による時間的、人的リソースの再活用は、企業の利益に強い効果をもたらすでしょう。
紙の電子化にはワークフローシステム
ワークフローシステムとは、社内での稟議や申請などの書類を介在させる業務手続きを電子化するシステムです。書類を電子化し、業務の流れをシステムを通じて管理するため、手続きの可視化が進み、無駄な業務を減らすことができます。
稟議書や報告書、申請書や見積書などの作成、申請、承認、決裁などがネットワーク上で完結して、バックオフィス業務の負担を劇的に軽減できるでしょう。
また、過去の書類も電子化してデータベースとして活用したり、他部署の電子書類とリンクして自動入力を可能にしたりします。
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ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステム導入のメリットは、電子化により、手続きをネットワークシステム上で完結できる点です。
業務の流れが可視化され、審議や申請の承認状況などが一目で把握できます。部署間での共有も可能で、手続きの遅れを防げるでしょう。
また、過去の申請や稟議書などがデータとして保存されるため、検索により参照が可能です。過去のデータを参考にしたり、書面のフォーマットとして活用したりなど、業務の負担の軽減・効率化につながる点も魅力です。
ワークフロー導入による成功例
記事の最後に、ワークフローシステムの導入によりバックオフィス業務の改善と効率化に成功した例を紹介します。フロントオフィスとバックオフィスの連携が強化される効果を確認しましょう。
経理の残業ゼロと業務効率化を実現｜フォーバルテレコム株式会社
セキュリティコンサルティング会社であるフォーバルテレコム株式会社様は、経理業務の紙やExcelの運用がテレワーク導入のハードルとなっていました。
コラボフローの導入により、経理業務のほとんどをコラボフローからの作業に置き換え、書類を電子化しました。これにより出社時の交通費や残業代などのコストカットを実現し、経理の残業がゼロになりました。
事例記事の詳細はこちら
⇒経理の残業ゼロを実現！業務効率化とコスト削減を両立できた事例
フロントオフィスとバックオフィスまで一気通貫の体制に｜デザミス株式会社
農業IoTクラウド事業やコンサルティング事業を営むデザミス株式会社様は、販売管理・請求管理・会計管理を統一すべくkintoneを導入しました。
しかし、入力データ・精度のバラつき、操作の複雑化に対して、フロントオフィス側とバックオフィス側の連携が上手くいかない課題を抱えていました。
コラボフローを導入した結果、使いやすい機能性とカスタマイズの自由度によりバックオフィスとフロントオフィス双方での業務連携が可能となり、業務が大きく効率化しました。
事例記事の詳細はこちら
⇒フロントオフィスからバックオフィスまでを一気通貫！ 決め手はkintone連携と業務担当者が自分で設定可能な使いやすさ
まとめ
バックオフィスの業務効率化は、企業全体の効率化につながる大きな変化をもたらします。コラボフローは、電子化やワークフローの可視化、機能の連携によりバックオフィス業務を効率化するだけでなく、バックオフィスとフロントオフィスの業務連携を強化し、営業力の向上にも繋げられます。
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