フロントオフィスからバックオフィスまでを一気通貫！ 決め手はkintone連携と業務担当者が自分で設定可能な使いやすさ

この記事のサマリー

• 案件や売上の管理に、データベースとしてkintoneを導入。
  正確な営業データの登録のため、コラボフローとkintoneの連携を活用
• 情報登録の仕様を平準化し、業務指針を共通化
• コラボフローの導入によって手作業による業務を大幅削減

最新テクノロジーで畜産農家の問題を解決

デザミス株式会社様は、畜産農家の生産性を高めることをミッションに、牛の行動モニタリングシステム「U-motion®」の開発などの農業IoTクラウド事業や農業コンサルティング事業を展開している企業です。今回はデザミス株式会社様の近藤様、大久保様、岡田様にコラボフローを導入した背景や活用方法などについてお聞きしました。

コラボフローを導入した背景

営業部門のデータ把握のため、kintoneへの入力ツール導入が必要だった

創業当初は、Excelで案件管理や売上計算、請求書発行などを行っていました。しかし、Excelでは人によってフォーマットが異なったり、手違いで既存の数値を更新してしまうことがあったため、営業管理システムやデータベース導入の必要性を強く感じていました。

Excel管理をやめるために、まずはkintoneを導入し、kintoneアプリで販売管理データベースの仕組みを作って運用していました。
kintoneアプリのデータ項目は、バックオフィス業務担当者によって日々改善されていますが、業務に最適化するために改造を重ねた結果、ある意味複雑なものになってきました。
本来は営業担当にkintoneへの入力を求めたいのですが、kintoneの項目がどんどん進化することもあり「どこに入力したらいいの？」と混乱が生まれ、入力データや精度にバラツキが出るのが目に見えていましたので、kintoneを使っているのはバックオフィス業務担当者までに留まっていました。

しかし経営陣として最も把握したいのは、営業状況や売上見込みなど、営業担当が持っているデータです。そのデータを正確に把握するためには、kintoneだけでなく、kintoneに「正確なデータを収集するための入力ツール」が必要だと感じたことが、コラボフロー導入を検討したきっかけです。

コラボフロー選定のポイント

kintone連携と業務担当者が自分で設定可能な使いやすさ

ツールを選定する際の条件として掲げていたのは、まずkintoneと連携ができること。さらに、追加のカスタマイズをすることなく活用できるような機能性と、誰でも使えるユーザビリティの高さを求めていました。

弊社はベンチャー企業であることと、ビジネスモデルが多様であるため、スピード感を持って事業を進めていくことを大事にしています。

そのため担当レベルで設計をし、運用しつつ修正していけるシステムを使用することを基本方針にしていました。
kintoneと連携できる製品として3社ほど話を聞いて検討したところ、コラボフローは画面の見やすさや機能性の良さ、ユーザビリティの高さが魅力的だったのに加え、担当者の方の的確な対応や提案力、サポート内容にも信頼感を持てたため、コラボフローに即決しました。

コラボフローの活用方法

日報のフリーフォーマットを撲滅！ 営業活動の管理を平準化

コラボフローは、kintoneへの入力画面つまりフロントエンドプロセッサーとして活用しています。チーム内にはプログラマーがいませんが、コラボフローのExcelでフォーマットを作成してアップロードできる点に、自分達で作っていける使い勝手の良さを感じています。

コラボフローのフォームは、kintoneへの入力ツールとしてkintoneのデータ項目をベースとした内容で作成しています。
コラボフローで申請された内容を上長が確認し、承認を得たデータをkintoneのアプリへ登録する運用としたことで、データをあちこちに登録をする手間や入力ミスがなくなるなど業務が効率化し、kintoneに収集されるデータの正確性も向上しました 。

具体的には、コラボフローから新規顧客情報や案件管理、売上管理、請求書発行依頼などを申請し、承認データをkintoneの該当項目へ自動登録するという流れで運用しています。併せてコラボフロー申請時に、kintoneアプリのデータを参照して申請書にセットする運用も行っています。

また、現在は営業活動を管理するための仕組みの構築に取り組んでいます。
例えば、営業活動でお客様にヒアリングした内容、お客様の状況や温度感、トラブルがある場合はその内容など、メールやチャットツールで報告を受けても、人によって伝えるポイントや書き方が違うので内容の正確性や内容の精度にバラツキが出てしまいます。そこで、営業日報をフリーフォーマットの文章で綴るのではなく、チェック項目に数字を入力して点数化し、その商談を客観的に把握できる仕組みを構築しています。

目指しているのは「コメントの撲滅」です。極力項目化・点数化することでイレギュラーや属人化を排除し、正確な情報共有を行うためにも、今後もコラボフローを活用して業務の標準化を図りたいと思っています。

コラボフローの導入効果

業務の標準化で、営業水準の向上にも期待

日報を項目細分化・点数化したことで、営業成績アップにもつながるのではないかと期待しています。なぜなら、営業日報フォーマットの項目に沿って営業を進めていけば、当社として考える営業ポイントを抑えることができます。同時に、営業日報をベースに営業部全体での営業指針の統一も図るねらいもあります。

弊社のお客様は全国各地、北海道から沖縄までいらっしゃることから、営業担当者は幅広い範囲をカバーしているため、社内教育にあまり時間を割けませんので、営業日報のフォーマットを上手に活用しながら各自で営業計画を立てて実行してほしいと思っています。同時に、フォーマットを上手く活用できているかは、営業の査定にも活用できます。

また、コラボフローは、複数のフォーマットを作成した上で部署ごとに閲覧制限をかけられる点も魅力です。
例えば、日報といっても営業部とお客様サポート部門では業務内容のチェック項目は異なります。社内の部署全てを1つのフォーマットに当てはめようとすると、結局はフリースペースを設けて文章で入力することになってしまい、それだと集計や分析ができません。
そこで、あらかじめ部署ごとの日報フォーマットを作成しておき、社員は自分の部署のフォーマットだけを申請・閲覧できるように設定しています。
業務を標準化して、マニュアル・手順書などは作らず、コラボフローの申請内容に応じてタスク機能や通知メールを利用して次に行う業務を示唆し、効率的な業務につなげることを意識しています。

今後の展望

コラボフローを活用し、「作業」としての仕事を削減

コラボフローの導入によって手作業での業務が大幅に削減され、非常に満足しています。
手作業が多いと、単なる作業に追われて1日が終わり、それだけで満足してしまいます。しかし、本来仕事に求められるのは「作業」ではなく、「何かもっと良いやり方はないか」と考えて改善し、新たな価値を生み出していくことではないでしょうか。
コラボフローを導入したことで単純作業から解放されて、社員1人1人が意味のある仕事ができるようになったことは、大きな効果だと感じています。 今後もコラボフローを活用し、日々業務の最適化と改善を図っていきたいと考えています。