経理の残業ゼロを実現！　業務効率化とコスト削減を両立できた

この記事のサマリー

• コラボフロー導入前は経理業務を紙とExcelで運用しており、テレワークのハードルとなり残業も多くなっていた
• 経理業務のほとんどをコラボフローに置き換え、電子化を実現
• 経理の残業がゼロになり、コスト削減と業務効率化に成功。書類の回収も早くなり、承認・申請がスムーズになった

株式会社フォーバルテレコムは、スマートデバイスを活用したワークスタイルの変革や、プライバシーマーク・各種ISOに関する悩みをトータルでサポートするセキュリティコンサルティング、そして業務コストの削減や業務効率化などのサポートを請け負う電気通信事業者です。
もともと他のワークフロー製品を利用していましたが、より使い勝手のいい製品を求めて、コラボフローへの乗り換えを検討されました。
従来利用していたワークフロー製品と比べて、コラボフローのどのような点に魅力を感じたのか、どんな効果を実感できたのか、担当者のビジネスデザイン統括本部 江原様と内海様にお話をお聞きしました。

コラボフローを導入した背景

テレワーク導入に伴い、書類の電子化が急務に。従来のワークフローツールに不満もあった

コラボフローを導入した理由は、紙ベースで回していた業務の電子化が急務になったためでした。

内海様：請求書関連など、経理の書類はほとんど紙ベースで行っていましたが、新型コロナウイルスが流行して、弊社も完全テレワークを導入することになったんです。ところが紙ベースで業務を行っていた経理だけはテレワークができずに毎日出社していて、テレワークをしている社員にExcelファイルを添付したメールを回して業務を行っていました。さすがにこのやり方だと経理の負担が大きく、残業することも少なくなかったので、早急な対応が必要になりました。
コラボフローを導入するまで他のワークフローツールを利用していましたが、使い勝手に不満があったそうです。

江原様：長らく他社のワークフロー製品を使っていましたが、社内での評判があまり芳しくなかったんです。特にワークフローの進捗がわかりにくいという声が多く、乗り換えを検討することになりました。

コラボフロー選定のポイント

Excel帳票をそのまま使えるのが魅力！使い勝手もよく、移行もスマート

数あるワークフロー製品の中からコラボフローを選んだ理由は、Excelの帳票をそのまま利用して移行できる点にありました。

内海様：もともとExcelファイル形式の帳票が多かったので、それをそのまま使えるという点が大きかったですね。コラボフローに移行した際に、データの入力欄や入力方法などの使い勝手を変えずに済んだんです。そのおかげか、社内メンバーへの浸透も比較的スムーズでした。特に説明会などを開く必要もなかったので、社内の皆にとっても馴染みやすかったのだと思います。コラボフロー導入前はメールにExcelファイルを添付して送るという面倒な作業を行っていたので、コラボフローの導入で楽になることはあっても、手間や面倒がかかることはなかったと思います。

社内の利用者への浸透がスムーズだったのは、作りがシンプルでわかりやすかったのも理由のひとつだそうです。

江原様：他のワークフロー製品の中には自由にカスタマイズできるものもあるのですが、その分コーディングも多く、すぐに使いこなすのは難しいです。その点コラボフローはシンプルで操作も簡単なので、すぐに使えるようになり、導入はとても楽でした。

コラボフローの活用方法

ClimberCloud連携で、電子帳簿保存法改正への対応も

コラボフロー導入後、電子帳簿保存法改正への対応を検討し、ClimberCloud連携を追加。月1,000件以上にのぼる請求書処理の電子化を実現されました。

江原様：ワークフロー選定時、電子帳簿保存法の改正についてもいずれ対応する必要が出てくると思っていましたので、コラボフローの拡張性、他製品と連携できるところも評価したポイントでした。
コラボフローを導入してから、電子帳簿保存法への対応を具体的に進めてClimberCloud連携し、現在は経理系のあらゆる申請をClimberCloudに渡しています。

コラボフローの導入効果

経理の残業がゼロに！　出社時の交通費や残業代などのコストカットも実現

コラボフロー導入後、電子帳簿保存法改正への対応を検討し、ClimberCloud連携を追加。月1,000件以上にのぼる請求書処理の電子化を実現されました。

内海様：以前はメールや紙ベースで回していたので、かなり時間と手間がかかっていました。特に稟議書は、すべて回し終えるのに1週間半くらいかかっていたのですが、コラボフローを導入してからは1週間も経たずに決裁されることが多いですし、短いと1～2日ほどで完了することもあります。決裁スピードはかなり早くなりましたね。

コスト削減に関しては、経理の残業削減にも大いに貢献したそうです。

江原様：コロナ禍で完全テレワークが推奨されている中でも、紙ベースで業務を行っていた経理だけは、どうしても出社が必要でした。さらに、コロナ対策の一環で公共交通機関の利用を禁止していた期間は、出社に自家用車やタクシーを使う必要があったので別途交通費がかかっていました。また、請求関連の業務が月に1,000件は発生しているので、経理全員が毎晩残業しており、その手当もかさんでいました。
コラボフローを導入してからは、ClimberCloud連携で電子帳簿保存法対応もできましたし、経理業務を電子化できたことで残業が全くなくなりました。請求書処理のための出社が必要なくなったので、その分の交通費もなくなりました。この点のコスト削減効果は非常に大きいです。
もちろん、従業員の業務負担が減ったのも大きな成果でした。

内海様：経理への業務負担が軽減されたのはもちろん、たとえば外回りの営業マンが請求書を経理に提出するためだけに帰社する、といった手間も省けるようになったので、会社全体の業務の効率化につながったと思います。

今後の展望

親子会社間の連携を強め、地方創生にも力を入れていきたい

最後に、今後の展望やコラボフローへの期待について伺いました。

江原様：今日お話ししたのは経理業務での利用が中心でしたが、総務系の稟議書やシステム系の帳票などにも使用しており、他システムと連携した資材管理も検討をしているところです。コラボフローは他システムとの連携にもしっかり対応しているので、上手に活用すればさらにいろいろな業務の効率化を実現できると思います。まだコラボフローに設定していない申請書もありますので、コラボフローでの利用を増やしていきたいですね。
また、コラボフローを利用した地方創生や、親子会社間のワークフローの構築も目指しているとのことです。

内海様：現在、親会社では地方創生を主軸にした構想に力を入れています。中小企業に対しDX化のサポートなどを行っていくのですが、その中にコラボフローを含め、一緒に地方へDXの裾野を広げていけると面白いと思っています。
また、自社でコラボフローを活用しつつ、親子会社間のやり取りにも意思決定や連絡は必須ですので、親子会社間を繋いだワークフロー運用も検討してみたいですね。