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デジタル化の推進により、ペーパーレスの手続きや印鑑レスの書類手続きが増えています。
そこで注目されているものが電子決裁です。
電子決裁を導入すると、業務の効率化ができます。その他、書類の不備を削減できたり、セキュリティで書類を保護できたりします。
今回の記事は、電子決裁の概要やメリット、導入にあたっての注意点を解説します。
電子決裁とは
電子決裁とは、従来は紙で行っていた決裁処理をコンピューター上で行うシステムのことです。
電子決裁は、書類の閲覧から承認、承認済みを示す押印まで、すべてがシステム上で完結します。遠方にいても、テレワークをしていても、どこでも滞りなく決裁処理を行える点が特徴です。
電子決裁は、業務を効率よく行えるだけではありません。紙を使用せずに決裁処理が進み、紙やインクにかかるコストや書類の保管スペースを削減できます。
業務の一連の作業を電子化できるため、ワークフローとも呼ばれます。
また、企業や組織が決裁業務を効率化する目的でワークフローシステムと呼ばれるシステムを導入することもあります。
電子決裁を活用する企業
電子決裁は、一般企業はもちろん一部の自治体や行政も導入しています。
例えば、茨城県庁では各業務で電子決裁における仕組みづくりを開始しました。その結果、4ヶ月で電子決裁利用率をほぼ100％にすることができました。
電子決裁はペーパーレスによるコスト削減や、書類の改ざん防止に役立てられています。
電子決裁により決裁にかかる時間的コストを軽減することによって、業務効率をアップすることができます。
職員が働きやすい環境が整っているといえるでしょう。
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電子決裁導入のメリット
電子決裁の導入は、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、電子決裁のメリットを5つ解説します。
経営の意思決定スピードが上がる
決裁処理を電子化すれば、決裁のスピードをアップさせることができます。
電子決裁なら、いつでもどこにいても決裁処理を行えます。そのため、隙間時間で処理が可能です。
また、書類がどこで滞っているのかも分かります。そのため、業務の停滞を防止する効果もあります。
社内での決裁スピードが上がれば、経営における意思決定のスピードの向上につながるでしょう。経営の効率化や生産性の向上、売上アップを見込めます。
内部統制の強化が見込める
電子決裁は、内部統制の強化に効果を発揮します。
紙での処理は、書類に不備が発生したり、回覧中に紛失や改ざんされたりする恐れがあります。
電子決裁なら、承認ルートを自動で判別できます。誰がいつ何をしたかの記録も可能です。
記録が残っていれば、データの紛失や改ざんリスクを防げるでしょう。その結果、内部統制の強化も期待できます。
いつでもどこでも決裁ができる
紙の書類は手渡しでのやり取りや郵送をする必要があります。そのため、事務処理に手間がかかります。
それに対して、電子決裁はすべての決裁業務をWebシステム上で行えます。処理の時間や場所を選ばず、いつでもどこでも業務が可能です。
例えば、営業で外回りをしていた社員が決裁処理のためにわざわざ会社へ戻っていた場合、これらの手間を無くせます。電子決裁なら出先で処理を行えるからです。
会社に出向いたり、現物の書類をやり取りしたりする時間が省け、テレワーク普及にも役立ちます。
長期的なコストが押さえられる
紙の書類は、印刷する為の紙やインク・判子などが必要です。そのため、消耗品のコストがかかります。
また、紙の書類を保管する場所も必要なため、場所や維持費など多くの負担がかかります。
電子決裁を導入すれば、このような費用を抑えられます。長期的なランニングコストが減り、経済的な負担を軽減できるでしょう。
記入ミスの防止ができる
紙の書類は、記入ミスや記入漏れといった不備が起こりえます。不備の修正には、時間が大幅にかかり、それによって締切に遅れるといったトラブルが起こるかもしれません。
電子決裁はシステム上で記入形式が決まっています。そのため、間違えにくいといえます。記入漏れがあった場合も、エラー表示により見つけられます。
また、万が一不備があっても、修正が紙より容易な点もメリットの1つです。
電子決裁サービスの種類
ここまで、電子決裁のメリットについてお伝えしました。
次に、電子決裁の種類についてご紹介します。それぞれの特徴を理解して、自社に合う電子決裁を知りましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーやパソコンなどにシステムを直接組み込みます。従来のシステムを改築して使用することが一般的です。
原則として、社内での使用のみに利用が限られます。そのため、セキュリティ性は高いといえるでしょう。
また、社内の課題に合わせて仕様を自由にカスタマイズできます。柔軟性もあり、既存のシステムとの連携もできるでしょう。
オンプレミス型は、メリットが多い一方、デメリットもあります。自社サーバー・パソコンにシステムを入れるため、システムの導入費用やメンテナンス費用などの経済的コストが高額になります。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上のクラウドサービスを使います。
クラウド型はインターネット上で動作します。インターネット環境があれば場所やデバイスを選ばず使用でき、非常に便利です。
しかし、インターネット環境を使うことで、常にコンピューターウイルス感染やハッキングなどのリスクがついてまわります。そのため、安全性には注意が必要です。
また、クラウド型は初期費用は少なく済みます。経済的な負担は少ないため、比較的導入しやすいといえます。
導入前にやるべきこと
電子決裁を導入する際、どのような準備が必要なのでしょうか。ここからは、導入前の準備を解説します。
必要なシステム要件を整理する
最初に、なぜ電子決裁を導入したいのか、どのような場面で電子化が必要なのかを明確にしましょう。
例えば、ペーパーレスにしたい、テレワークに対応したい、外出先でも承認できるようにしたいなどが挙げられます。現在の課題をリストアップするとよいでしょう。
課題がリストアップできたら、その課題を解決できるシステムをいくつか候補に挙げてください。自社に合った電子決裁を取り入れられます。
電子決裁システムの多くは無料トライアルを受け付けています。自社に合っているかを確認するためにもトライアルを活用しましょう。
電子化のための環境を整理する
導入するシステムが決まれば、電子化の準備を進めましょう。
インターネットセキュリティの強化や、社員への周知や教育、マニュアル作成などがあげられます。トラブルが起きないよう整理する必要があります。
電子化に不便を感じると、既存のシステムに戻したいと思う社員が増えるでしょう。こうなると電子化がスムーズに進みません。
現在の業務フローを見直す
現在の業務フローにおける課題の把握がとても重要です。
新しくシステムを導入すると、それまでの業務フローが変わります。
必要に応じて人員配置を変更しなければならない可能性も出てくるでしょう。
新しい業務フローにした場合、どのように流れが変わるのか、現在の課題を解消できるのかなどを明らかにしましょう。導入に向けての準備が大切です。
電子決裁導入をする時の注意点
電子決裁を開始する際には、いくつか注意しなければならない点があります。その注意点を4つ紹介します。
導入費用がかかる
導入時の初期費用や、システム維持と運用の費用に注意しましょう。
初期費用はオンプレミス型よりクラウド型の方が安価です。目的に合わせて選ぶとよいでしょう。
電子決裁は最初こそコストがかかりますが、長い目で見れば印刷費や書類の保管場所代の削減ができます。結果としてコストダウンが期待できるでしょう。
業務フローの変化に慣れる時間がいる
電子決裁の導入後は、さまざまな業務の流れが変化します。業務フローの変化をストレスに感じる社員も出てくるでしょう。
導入後しばらくは、そのようなトラブルへ速やかに対応できるよう準備しておきましょう。トラブルを防ぐためにも、社員への業務の流れを周知することが重要です。
導入に向けた教育・講習の時間がいる
電子決裁の導入に備え、事前に社員の教育・講習が必要です。
導入前の研修をいかに行うかが、うまく業務改善できるか否かを左右するでしょう。
また、電子決裁のマニュアルを作成すると、社員が各自で確認できます。マニュアルで業務フローを可視化すれば、社員の入れ替わり時や新入社員の入社時にも対応可能です。
電子化できないイレギュラーな対応がある
自社で電子決裁を導入しても、使えない場合があります。
例えば、取引先が紙の書類のみ使っていると、電子決裁ができません。紙で保管しなければならないと定められている書類も、電子決裁では処理できないでしょう。紙で処理する必要があります。
このように、すべての書類を電子化することはできません。取引先や書類の種類に合わせて対応しましょう。
電子決裁システムを選ぶ時のポイント
電子決裁システムにはさまざまな種類があります。このため、電子決裁システムを導入する際は、いくつかのポイントをふまえて選ぶとよいでしょう。
ここからは、電子決裁システムを選ぶ時に気をつけたいポイントを3つ紹介します。
会社規模による向き不向きを理解する
電子決裁は2種類存在します。
大きな企業で、大規模な電子化を検討している場合は、自社に合わせてカスタマイズができるオンプレミス型が適しています。
一方、小規模の企業や一部の部署のみでの電子化は、費用負担が少ないクラウド型がおすすめです。
自社の規模に合わせてシステムを選びましょう。
セキュリティ性を理解する
電子決裁の導入において、セキュリティ面への配慮は欠かせません。
クラウド型を利用する場合、インターネット環境を使用します。そのため、セキュリティ対策が重要です。閲覧履歴や、ダウンロード履歴の機能の有無も調べておきたいところです。万が一改ざんや紛失などのトラブルが発生した際、早期に復旧しやすくなります。
導入後の運用難易度を理解する
電子決裁を導入しても、継続的に運用できなければ意味がありません。
ランニングコストやシステムの操作性、サポートの充実度を事前に確認しましょう。
紙での処理に慣れている社員は、電子決裁の活用が難しいかもしれません。紙での処理に近いシステムなら、トラブルを防げるでしょう。
まとめ
電子決裁は、デジタル化においてなくてはならないものです。
電子決裁システムの導入準備をしっかり行い、業務フローを理解すれば、導入後の業務効率は格段に上がります。
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