紙帳票の電子化による効果は、業務効率化・スピードアップにとどまらない！　申請・決裁データの分析や内部統制強化など自社に合わせて活用

この記事のサマリー

• 長年の課題であった紙帳票の電子化により、生産性向上や働き方改革とあわせて内部統制強化の効果も期待していた
• 「内部統制に準じた社内決裁基準に対応できる」といった、製品に求める多くの条件をコラボフローがクリア
• 紙の文書の所在確認やファイリング等の作業が不要に。コロナ禍においても決裁の進捗がリアルタイムで把握できる

1940年創業の産業プラントエンジニアリングのパイオニア

株式会社高田工業所様は、製鉄・化学産業をはじめとする様々な産業設備の設計、施工からメンテナンスまで携わり、トータルに各産業を支えていらっしゃる企業です。
今回は、コラボフローを導入した背景や効果を、株式会社高田工業所 デジタル改革推進部の松本様と髙橋様にお聞きしました。

松本様：当社は1940年に創業いたしまして、基礎素材産業をはじめ様々な産業設備の設計から調達、製作、建設、メンテナンスまで国内外を問わず各種産業の発展に携わってまいりました。
創業から80年に経った今、これまで培った技術・技能を活かし、装置事業やエンジニアリング事業へと、事業の範囲を拡大しております。
現在、ICTやデジタル技術を活用して事業展開も図っております。この変化のときを創業100周年に向けてのターニングポイントと捉え、未来に向けた持続可能な企業を目指し、改革成長を見据えた取り組みを進めています。

コラボフローを導入した背景

電子化による効率化・スピードアップだけでなく、決裁データの分析や内部統制強化も見据えていた

松本様：当社では2017年よりICT推進プロジェクトを立ち上げまして、「企業の生産性を向上していく」、「働き方を改革していく」、「付加価値の高い業務へシフトしていく」という方針のもと、我々がいるデジタル改革推進部が中心になって活動してまいりました。
その様々な活動テーマのうち、紙による帳票作成や決裁・運用・管理に関する帳票の電子化は、長年の課題の一つでもありました。
具体的にはワークフローシステムを導入することで、「意思決定のスピードを上げる」、「その業務の管理や、紙による帳票のファイルスペースを削減する」、「情報の共有と決裁データの分析をする」、そして「J-SOXにかかる部分の統制を強化したい」という目的がありました。

コラボフロー選定のポイント

内部統制に準じた運用や組織変更に柔軟に対応できる等、多くの希望条件をクリアしていた

髙橋様：これまでは紙の申請文書を郵送や持ち回りで受領し決裁していましたが、業務フローをダイナミックに改善でき、稟議の階層が守れる仕組みが必要でした。
そのための製品選定のポイントが大きく4点ありました。

1つ目は、これまで一部はサイボウズ社のガルーンのワークフロー機能を使っていましたが、機能的に少しカバーできない部分がありましたので、それが解決できること。かつ当社の内部統制に準じた社内決裁基準や組織変更に柔軟に対応できること。また、決裁やアクセスログなど当社で定めているJ-SOXに対応できるシステムであることです。

2つ目は、短い導入期間で初期費用や利用開始後の固定費用の低減が可能であり、Excel帳票をそのまま申請フォームに利用できること。ユーザーインターフェースが直感的で利用者にわかりやすく使いやすいことです。

3つ目は、クラウドサービスということで、内製で導入・運用ができ、社外で決裁ができること。決裁データの保管が担保できること。また、社内のサブシステムに連携できることです。

最後に、導入実績も多く、当社の今後の利用拡大に応えてもらえる、寿命の長そうなサービスかどうかという点もあったと思います。

コラボフローの活用方法

kintoneとの連携で申請フォームの入力を簡略化。データの差分比較で内部統制にも役立てる

髙橋様：当社の場合は、一般的な社内申請ではなく、内部統制に関わる多くの部署や経営者を含む決裁業務で利用しています。具体的には受注伺いや稟議書など20種類の伺い・申請で利用しています。
2021年9月の運用開始後、約4,500の案件がフローを流れました。
また、コラボフローはサイボウズ社のkintoneと非常に親和性が高く、社内の基幹システムのデータをクラウド上のkintoneへ定期的に自動連携して取り込むことで、コラボフローの申請時の入力負荷を軽減しています。
さらにコラボフローでの決裁履歴をkintoneに書き戻し、取り込みデータと差分比較することで、内部統制上のチェックを行っています。

コラボフローの導入効果

紙の文書の所在確認やファイリング等の作業が不要に！　決裁の進捗がリアルタイムで把握できる

髙橋様：これまで必要だった決裁先の確認と決裁者が在席しているかの確認、そして決裁文書の持ち回り、管理台帳の作成・ファイリング・FAX・コピー配布が不要となりました。
また、承認ルートや決裁の進捗状況が一目でわかり、指示伝達事項や決裁結果も関係部署の間でリアルタイムに共有できるようになりました。
さらに、決裁データや添付資料、申請・承認・決裁履歴も自動記録されるようになりました。
そして今回コラボフローを導入していたことで、コロナ禍において、特に営業部門や管理部門で受注関係資料の作成・決裁・管理をテレワークの中でもスムーズに対応することができました。
当社で目指している業務効率化の一端を担えたのではないかと思います。

今後の展望

法改正に対応した社内資料の電子化が課題

髙橋様：今後の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の対応、電子契約システム導入に向けた対応と並行して、社内資料の電子化を進め、コラボフローの利用を拡大していく予定です。
スマートフォンでの利用に関して、もっと快適に使用できるようになればいいと思っています。
また、決裁データの一括エクスポート機能の追加も期待しています。
（コラボスタイル追記：2022年12月、コラボフロー 2.18.16 にて帳票出力API機能をリリース）