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帳票（ちょうひょう）とは、ビジネスにおける取引・会計などを記録した様々な書類のことです。組織内の意思決定はもちろん、外部への情報提供にも使われるため、会社経営において帳票の適切な管理は欠かせません。
本記事では帳票について、基本的な意味や種類、作成・管理方法などをわかりやすく解説します。また、帳票を電子化して効率的に管理する方法についても紹介しますので、帳票管理に悩んでいる方はぜひお役立てください。
帳票（ちょうひょう）とは？意味と大まかな分類3つ
帳票（ちょうひょう）とは、業務上発生したデータや情報を整理し、一定のフォーマットに基づいてまとめた書類のことです。主に事務や会計、経理、財務などの業務で使用されます。
帳票に記載した内容は決算書の作成や税務調査の際に参照されることもあるため、管理においては正確性や透明性を確保するためのルール・システムの整備が必要です。
帳票には「帳簿（ちょうぼ）」「伝票（でんぴょう）」「証憑（しょうひょう）」があります。
帳簿
帳簿とは、会計や経理などの業務の際に、日々の取引を記録するための帳票の文書のことです。
会計上必要な情報の他に、会社の資産や負債など事業におけるお金の流れが記録され、財務諸表（決算書）の原資料となります。
帳簿は正式には「会計帳簿」と呼ばれ、大きく「主要簿」と「補助簿」の2種類に分かれます。日々の取引を、取引内容から日時、取引先なども含めて細かく記入することが必要です。
伝票
伝票とは、特定の取引や業務において、その内容を記録するために使用される書類のことです。
伝票（帳票）は、一般的には以下のような項目で作成されます。
・取引の日付
・勘定科目
・取引内容
・金額
・押印やサイン
証憑
証憑とは、ある取引や支払いなどの内容を証明するための書類です。社外との取引だけでなく、社内の従業員との取引（給与の支払いや経費申請など）にも使われます。
証憑（帳票）の例としては以下のようなものが挙げられます。
・領収書
・請求書
・納品書
・入出庫伝票
・支払い明細書
・レシート
・履歴書
・給与明細書
・健康診断書
帳票の種類一覧
帳票の種類は多岐にわたります。
ここでは帳票の中でも代表的な、帳簿における主要簿・補助簿と、伝票に絞って解説します。
帳簿（主要簿）の一覧
帳簿における「主要簿」は、取引が発生した際に必ず記入しなければならない帳票書類です。「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2種類の帳票があります。
仕訳帳
仕訳票とは、企業が行う借入や貸出、商品の仕入れや販売などの取引を記録する帳簿のことです。
「勘定項目」と呼ばれる簿記の分類をもとに、ある取引を「借方」と「貸方」に分けて日付順に帳票へ記載します。
総勘定元帳
総勘定元帳とは、全ての勘定科目の発生を記録し、計算するための帳簿（帳票）のことです。仕訳帳の作成後、記載内容を転記することで作成します。期末には総勘定元帳のデータをもとに決算書（帳票）が作成されます。
帳簿（補助簿）
帳簿における「補助簿」とは、主要簿の内容を補うための書類で、必要に応じて記入します。ここでは代表的な帳簿（帳票）を紹介します。
買掛帳（仕入先元帳）
買掛帳、または仕入先元帳とは、企業が仕入れた商品やサービスに対する未払いの負債を管理する帳簿のことです。
例えば、企業が仕入先から商品やサービスを購入した際に、仕入先別に負債の状況を記録する帳簿（帳票）です。
売掛帳（得意先元帳）
売掛帳、または得意先元帳とは、企業が商品やサービスを提供した際の未回収の債権を管理する帳簿のことです。
例としては、企業が商品やサービスを提供した際に、得意先別に債権の状況を記録する帳簿（帳票）です。
経費帳
経費帳とは、企業が経費を支払った際の支出状況の記録に使用する帳簿（帳票）です。
経費とは業務上発生する費用のことで、交通費、通信費、広告費、消耗品費など様々な種類があります。
固定資産台帳
固定資産台帳とは、企業が所有する固定資産の管理と把握を行うための帳簿（帳票）です。固定資産とは、土地や建物、機械装置、車両などのように、長期間に渡って使用される資産を指します。
現金出納帳（金銭出納帳）
現金出納（すいとう）帳、または金銭出納帳とは、企業における現金の出入りを記録するための帳簿（帳票）です。
取引がキャッシュレス決済に完全移行していない場合、作成が必要です。
預金出納帳
預金出納帳とは、企業が保有する銀行口座内のお金の出入りを日付順に記録し、残高を管理するための帳簿（帳票）です。
お金の出入りだけではなく、詳しい取引内容まで記載することで、具体的なお金の流れを適切に管理できます。
伝票の一覧
続いて、伝票の種類を解説します。
企業会計においては、仕訳伝票（振替伝票）のみを使用する「1伝票制」、仕訳伝票に加えて入金伝票・出金伝票を使用する「3伝票制」、さらに仕入伝票や売上伝票も使用する「5伝票制」の3つのパターンがあります。
ここでは5つ全ての伝票（帳票）の種類を解説します。
1.仕訳伝票（振替伝票）
仕訳伝票は、他の伝票の基本となる伝票（帳票）です。取引の際、入金や出金が発生したタイミングで発行し、その仕訳を記入します。
一般的な項目は、取引の日付・内容・借方の勘定科目と金額・貸方の勘定科目と金額などです。
2.入金伝票
入金伝票は、商品やサービスなどの代金を現金で受け取った際に記入する伝票（帳票）です。
仕訳伝票は銀行口座への振込の場合に記入するのに対し、入金伝票は現金を受け取った際に記入します。
3.出金伝票
出金伝票は、取引において会社が保有する現金での支払いを行った際に記入する伝票（帳票）です。
交通費や備品の購入、領収書のない経費などの場合も処理が可能です。
4.仕入伝票
仕入伝票は、商品や材料を仕入れた際の取引について記入する伝票（帳票）です。
掛け取引（後払い）以外での取引の場合も、伝票上は掛けとして扱わなければならない点に注意が必要です。その際は入金伝票や仕訳伝票を用いて、売掛金を決裁する仕訳をあわせて記入します。
5.売上伝票
売上伝票は、自社の商品やサービスに対し売掛金が発生した際に記入する伝票（帳票）です。
現金収入の場合、入金伝票で処理するか、売上伝票を用いる場合は仕入伝票と同様、一時的に掛けとして扱わなければなりません。掛取引が多く発生する建設業や製造業、卸売業などの分野で利用される伝票（帳票）です。
こうした煩雑な帳票の処理は、ワークフローシステムを活用することで電子化し、簡単・安全に管理できます。
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法人における帳票の保存期間
法人税法上、帳票（帳簿・伝票）7年間の保存が義務付けられています。ただし、欠損金が生じた事業年は9年間の保存が求められます。
また、会社法上ではいずれの帳票書類も10年の保存が必要です。
つまり、法人において帳票は過去10年間分を保存しておかなければなりません。
帳票の電子化が必要な理由
DXが進む昨今、紙の帳票を電子化し、データとして取り扱う企業が増えています。
これまでの方法に慣れているからと電子化を見送っていると、現場に不要な労力がかかったり、知らず知らずのうちにリスクを抱えていたりすることがあります。
ここでは紙の帳票を利用するデメリットを5つ紹介します。
手書き作業によるコストやリスク
帳票は手書きで作成すると、人員・時間ともに大きなコストがかかります。
また、記入する人によって精度が左右される点もデメリットです。乱筆で読みづらい、書き損じや脱字が発生しているなど、書類の正確性を担保することが難しいケースもあります。
保管スペースの確保、ファイリングの必要性
帳票を紙で管理する場合、取引が増えるほどに保管する書類の量も膨大になります。保管スペースの確保のために倉庫を借りることになれば、不要なコストがかかるでしょう。
また、書類を必要に応じて取り出せるよう、あらかじめルールを定めてファイリングしておかなければなりません。適切に管理していたとしても、閲覧したい帳票を探す時間がかかります。
紙の劣化
紙の帳票は時間が経つと劣化します。保存場所の湿気や気温によって紙自体が脆くなるほか、印刷やペンのインクも酸化したり湿気の影響を受けたりして見えづらくなることがあります。
また、家事や洪水などの災害時には、汚損・破損した紙を復元できなくなるリスクもあるため対策が必要です。
セキュリティのリスク
紙の帳票に物理的な閲覧制限を設けることは困難です。回覧を行う際、本来担当者以外は閲覧できないはずの書類を別の人が誤って見てしまうリスクがあるでしょう。また回覧する過程で紛失や盗難、破損のリスクもあります。
送付・送信のコスト
紙の帳票で社外とやり取りを行うには、FAX送信や郵送が必要になります。コストや作業負担がかかるだけでなく、人的ミスも起こりやすくなります。
また、取引先によって「紙の書類なら郵送がよい」「電子データでなければ処理できない」など送付方法が異なり、管理が煩雑になるケースもあります。
ワークフローシステムを活用して帳票を電子化するメリット
紙で管理していた帳票を電子化する際、ワークフローシステムを導入すると、さらに便利に活用することが可能になります。
ここではワークフローシステムを導入するメリットを3つ紹介します。
作業コストの大幅な削減
帳票は作成だけでなく、管理のためのマニュアル整備やファイリング、データの命名規則の遵守、膨大なデータからの検索、配送業務など、運用に様々なコストがかかります。
ワークフローシステムを導入すれば、書類の作成はもちろん決済や送受信、管理まで、帳票のやり取りに関わる多くの作業時間を短縮できます。
金銭的コストの削減
ワークフローシステムの導入には一定の費用がかかりますが、紙の帳票を利用する場合も同様に多くの費用がかかっています。
例えば紙の帳票を社外に送付する際は、印刷代・封筒代・郵送代などがかかります。また保管場所の維持費や、ファイル、用紙などの消耗品費がかさむこともあります。
これらの費用に人件費を合わせたコストを考慮すると、ワークフローシステムを導入した方が経済的であるケースは多いです。
管理・運用の容易さ
ワークフローシステムは、導入してすぐに活用できるメリットがあります。自社の業務フローや内部統制システムに合わせて機能をカスタマイズすれば、全社的なペーパーレス化をすぐに実現できるでしょう。
また、ワークフローシステムを用いて保存した帳票のデータは、保存形式が統一され検索しやすい状態にまとめられるため、管理も容易になります。大量のデータを安全かつ長期的に保存できることもメリットの一つです。
ワークフローシステムの「コラボフロー」では、過去に使用していたExcelの帳票をアップロードすることで、従来の見た目のままのWebフォーマットを作成することもできます。
帳票電子化の成功事例
帳票の電子化に伴って業務改善を図るなら、ワークフローシステムの活用がおすすめです。
ここでは当社のワークフローシステム「コラボフロー」の導入事例を一部紹介します。
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紙の帳票を減らすことで、業務時間を約300時間削減！現場の負担を軽減することに成功。
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まとめ
帳票とは会社経営において発生する様々な取引データを管理する役割を持つ書類です。経営方針の意思決定や決算書の作成、社内外とのやり取りなど多くの場面で使われ、企業規模によってその量は膨大になることもあります。
適切かつ効率的に帳票管理を行うには、電子化するのがおすすめです。フォーマットやマニュアル作成が難しい場合はワークフローシステムの活用も視野に入れるとよいでしょう。
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ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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