書類の電子化とは？導入前後で知りたいポイントや導入ステップを解説

この記事の目次

書類の電子化は、多くの企業で重要な課題です。今回の記事は、書類の電子化に必要なポイントや導入の流れを解説します。

書類の電子化とは

書類の電子化は、紙の書類をPDFといった電子媒体に変換する作業です。

企業の業務効率化の一環として取り組む際、ペーパーレス化とも呼ばれます。

契約書や企画書などさまざまな書類の電子化や、書類作成のワークフロー自体の電子化により、業務の効率化を図れます。

書類の電子化を行うと、紙類にかかるコストが削減されるため、持続可能な社会への取り組みにもつながるでしょう。書類の電子化のメリットは、単なるデジタル化だけにとどまりません。企業のあり方や環境への取り組みを社会的にアピールする機会になります。

書類の電子化が進む背景

書類の電子化が進んでいる背景には、テレワークの普及があげられます。加えて、電子帳簿保存法の改正やe-文書法、インボイス制度など、法改正を伴う国の後押しも関係します。その他、デジタルトランスフォーメーション、いわゆるDXの動きが促進されている点も関連するでしょう。

改正された電子帳簿保存法では、電子間で取引された帳簿に関して、紙での保存が認められなくなりました。それによって帳簿の電子化が大きく発展しました。

インボイス制度は、電子帳簿保存法と連携する形で、請求書の発行元にも受け取り側にもルールに則った保存を求めています。

電子化すべき書類とは

電子化すべき書類は、日々の業務に関わる帳票・契約書・請求書・納品書・見積書・稟議書・事業計画書・日報など多岐にわたります。

全ての書類の電子化は手間がかかります。優先順位づけも必要でしょう。

あまり見ない書類は電子化してもメリットが薄いといえます。過去の契約書や見積書などは、電子化に大きな意味を持ちます。

電子化を進めるときは、ワークフローシステム導入を前提とし、現場担当者や法務担当と相談、業務フローの整備・構築を進めていきましょう。

書類電子化のメリット

書類の電子化には業務の効率化や柔軟な働き方への対応、事業や組織改革の促進など、多くのメリットがあります。

ここからは書類の電子化を通じて起こる変化を解説します。

業務フローの効率化ができる

書類の電子化のメリットの1つは、業務フローの改善による効率化です。

例えば、報告書を作成して承認を求めるフローは、電子化により手間や待ち時間を大幅に短縮できます。

承認作業だけでなく書類作成の段階でも、電子化により過去のフォーマットの参照が容易となります。送付や申請、承認などの手続きもネットワークを介したやり取りで済み、業務フロー全体の効率化が図れます。

テレワークやリモート勤務の促進ができる

書類の電子化のメリットとして、テレワークやリモート勤務など、柔軟な働き方が可能になる点が挙げられます。

電子化した書類をクラウドで共有すれば、書類の作成や承認から提出まで、場所を選ばずに行えます。業務の一連の流れがデジタル化されれば、業務フローもネットを介して管理できます。

リモートワークだけでなく、サテライトオフィスやオフィスの地方移転も実現できるでしょう。

事業・組織改革の促進ができる

書類の電子化は業務フローの改善や効率化につながります。

経営者からすると、事業や組織の改革に着手しやすくなるでしょう。

書類の電子化を通じて、業務フローを可視化できます。業務に関する属人化が改善され、問題点の改善や改革が行いやすくなります。

意思決定のスピードが上がる点もメリットです。そのため、事業内容について大きな改革に着手しやすい環境となります。電子化をきっかけにデジタルトランスフォーメーションを目指した事業や組織の改革が可能になるでしょう。

書類管理の手間が省ける

電子化の直接的なメリットとして、書類管理の手間が少なくなる、書類の保管スペースが空けられることがあげられます。小さなオフィスを構える企業にとっては、この効果は非常に大きなものです。

紙媒体で書類を保管していると、紛失時の捜索や回収が困難です。電子化により検索が容易になるでしょう。バックアップも容易に撮れるため、管理コストが大きく軽減されます。

印刷費用、人的費用の削減ができる

書類の電子化は、印刷費用・郵送費用・管理費用などの書類管理の間接的なコストの削減につながります。

オフィスのランニングコストには、紙代や印刷代だけでなく、OA機器のリース料なども含まれます。書類の電子化は、こうしたOA機器のランニングコストの軽減にも役立つでしょう。

機密情報に関するセキュリティが上がる

書類の電子化を行い、紙媒体から脱却すれば、機密情報のセキュリティレベルの向上が見込めます。

紙媒体は人の手で管理する必要があるため、盗難や紛失のリスクを伴うでしょう。

機密情報の漏洩は企業に重大な影響を与える危険性があります。書類の電子化はこのようなリスクの軽減につながります。

電子化された書類はユーザーごとに閲覧や転送についての制限をかけられます。社内の閲覧権限を階層化すれば、不用意な流出の回避が可能です。

書類電子化の導入ステップ

書類の電子化はさまざまなメリットをもたらします。企業の業務における大改革となるでしょう。

ただし、場当たり的な導入は避けるべきです。ここからは、書類の電子化の導入手順を解説します。

電子化をする目的・ゴールを設定する

最初に、なぜ書類を電子化するのか、それによって業務をどう変えたいのかといったゴールを明確にします。

部署ごとに電子化のメリットや目的、目標の明確化が必要です。企業全体と事業部で課題を洗い出し、電子化によって何が改善できるのかを明らかにしましょう。

その上で、電子化のプロジェクトを進める役割の分担を行います。

電子化する書類を選定、社内ルールを作成する

全ての書類を電子化するには非常に手間がかかります。

電子化する書類や優先順位など、あらかじめ社内でルールや基準を設定しておきましょう。

部署間での承認が必要な書類は優先度を上げます。各部署間で優先度の高い書類を電子化すればより効果的です。実務の担当者にヒアリングを行いながら、書類の選定やルールの作成を行いましょう。

保管場所やファイル名などの整理をする

電子化した書類の保管場所やファイル名、ファイル形式は、予めルールを作成しましょう。検索しやすい形で保存することがおすすめです。

保管場所は自社サーバーやクラウドにして、バックアップは社内のローカルネットのHDDのみにするなど、セキュリティも意識して定めてください。閲覧権限や編集権限は段階的に制限するとよいでしょう。

ファイルを置く場所やフォルダ名も大切です。検索のしやすさを考慮し、各ファイルにどのようなタグを付けるか決めておきましょう。

書類電子化を進める時の注意点・ポイント

書類の電子化は、単なるデジタル化ではおさまりません。企業の業務フローや経営指針にまで影響を与えます。混乱が発生する可能性もあるでしょう。ここからは、電子化を進める時の注意点を解説します。

管理・フローが変化することで混乱が生じる

書類の電子化を進めると、現場では書類の作成・提出・保管のルールが大きく変化します。そこで、予想されるのは、電子化と業務フローの変化による混乱です。

予め対策を立てる、マニュアルを作る、研修会を実施するなどの対策を取りましょう。混乱を最小化するための対策が事前に必要です。

書類のデータ化は紙媒体とは異なるセキュリティ対策が求められます。サイバーセキュリティの徹底や物理的なデータの持ち出しの制限など、事前にルールを設定し周知しておきましょう。

時間がかかる

書類の電子化は、時間とコストがかかる可能性があります。書類を電子化する作業だけではなく、電子化したデータの保存や整理にも時間が必要です。

電子化に時間をかけると、電子化に伴う業務フローの改善も遅れるでしょう。電子書類と紙の書類の混在などの事態も起こりえます。

事前に綿密な計画を立て、影響を最小限にとどめるように努力してください。

電子化時に知ってきたい知識・法律とは

書類の電子化は、DXの一環として国により後押しされています。法律では保存にあたっての必要な要件が定められています。

電子化に伴い知っておきたい法律や知識について解説します。

e-文書法について

e-文書法は、法人税法や商法、証券取引法、会社法など、書類の原本の保存が義務付けられている書類を電子データとして保存するよう定められた法律です。

この法律は、電子データによる保存について、見読性・完全性・気密性・検索性の4つの要件を定めています。それぞれ電子化されたデータが問題なく読めること、データの消失や改竄を防ぎ、消去や変更を確認できること、アクセス可能な人を特定し、無許可のアクセスを制限すること、必要なデータが検索可能なこと、が求められます。

e-文書法　https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=416AC0000000149

電子帳簿保存法について

電子帳簿保存法は、電子計算機を使って作成する国税関係の帳簿書類に関して定める法律です。

書類の電子化は、真実性の確保のため、定められた解像度でのカラー保存や担当者の電子署名が求められます。それだけでなく、可視性の確保のため、取引年月日や勘定科目など、所要の項目で検索できることも要件です。

電子取引を行う場合、請求書や領収書などを保存しておく必要があります。

国税庁　電子帳簿保存法特設サイト

書類の電子化をする方法

既存の書類を電子化して保存するには、いくつか方法があります。それぞれにメリットとデメリットがあります。自社の状況や書類の性質に合わせて、適切な方法を把握しておきましょう。

コピー機・複合機でスキャンをする

最近のコピー機や複合機は、スキャン機能が備わっています。書類のスキャンによる電子化が、最も簡易な方法です。

この方法なら使い慣れた機器を活用できます。コストが抑えられる、他の業務の合間に進められるなどがメリットです。

その他、社用スマートフォンやタブレットで書類を撮影するという方法もあります。

書類の電子化に対応したサービス・ツールを導入する

書類の電子化に対応した外部サービスの利用も1つの手です。

書類のスキャンサービスや、会社に出向きスキャンを行うサービスもあります。特徴として、作業に慣れたプロが行うことによる速さと高い精度があげられるでしょう。

その他、書類の電子化に対応したツールもあります。電子化だけではなく書類管理機能や会計システムとの連携など、豊富な機能を備えています。

★導線を入れる（そのまま残しておいて下さい）

コラボフローで電子化できる書類テンプレ

https://www.collabo-style.co.jp/how-to/template/page/2/

まとめ

今回は書類の電子化について解説しました。書類の電子化は企業のワークフローを改善し業務効率を改善させるチャンスです。一方で、対応に手間や時間がかかり、入念な準備が必要です。

電子化に伴う業務の圧迫や混乱を避けたい場合、システムやツールの導入がおすすめです。社内書類の電子化やデジタル化を検討中の企業様は、ぜひお問い合わせください。

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