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企業活動における組織改編では、主に社内の部署新設や解散などを行います。人事が変更されることで社員の負担は大きくなるでしょう。
この記事では、組織改編を行う理由や組織改編のポイント、注意点を解説します。
組織改編とは
組織改編は、新規部署および部門の立ち上げや、部署統合・解散などで企業の組織構成を変えることです。
英語では「organizational change」「reorganization」などと表現されます。
部署名の変更も、組織改編にあたります。企業の経営者にとっては経営戦略の1つです。人事異動も伴います。
各従業員へ一次的な混乱や不安を与えますが、経営陣がポイントと注意点を押さえて行えば会社へ大きなメリットをもたらすでしょう。
組織改編の関連用語
組織改編の関連語に、以下があげられます。
●組織改革：組織の雰囲気や社員の意識・業務内容・制度など全体を根本的に変更すること
●組織再編：会社の合併や分離など法人格を変更すること
●組織図：部署内の役割を明確にするため組織内の構造を図式化したもの
●人事異動：従業員の配置部署や役職・勤務形態などを変更すること
他に「組織変更」も関連語で使用されます。組織変更は組織改編と同意義での使用が一般的です。
ただし、組織変更を会社法上で使用する場合は「法人種別の変更」の意味を持ちます。
組織改編を行う目的・組織改編の必要性とは
人事異動や新規事業立ち上げなどの組織改編は、社員にとって負担の大きいものです。なぜ組織改編を行う必要があるのでしょうか。
ここからは目的や必要性について解説します。
会社の発展
会社を発展させるためには、事業の拡大や新事業の立ち上げが欠かせません。このような事業変更に伴い、組織改編をする必要があります。
事業の変更および新設に合わせて人材を変更すると、業務内容の固定やマンネリによる生産性低下を防げるでしょう。
会社の発展・継続目的で、支社や部署の一部を統合させ縮小するケースもあります。
社員の成長
人は、同じ業務を継続すると、慣れにより怠惰が生まれます。生産性の低下へつながる恐れがあるでしょう。
業務効率の低下を避けるために、社員へ新たな事業や業務を任せます。責任感を持たせ、モチベーションの向上や成長につなげる意図があります。
人材を成長させれば企業全体の業績向上へも期待できるでしょう。新たに役職へ就いた社員はキャリアアップになり、従業員にとってもメリットがあります。
各部署の活性化
長期間部署内の人事編成が固定されていると、馴れ合いや人間関係の問題を抱える恐れがあります。社員のストレスが蓄積する可能性も生じるでしょう。
同じ部署へ滞在し続けると不正行為のリスクも高まります。組織改編によって人事異動を行うと、これらのリスクが防げます。
社員の新たなモチベーションになるきっかけとして、組織改編は有効です。
会社や組織の立て直し
経済情勢や新型コロナウイルスなどの影響により、経営不振に陥っている会社・部署が存在します。経済情勢や感染症の流行は、会社単体では対処できない問題です。
経営存続が危ぶまれる場合は、会社もしくは組織・部署単位で立て直しが必要です。組織改編が欠かせない手段やターニングポイントになる可能性があります。
組織改編をするタイミング
組織改編で重要なポイントは実行の時期です。タイミングを誤った場合には、会社発展のための組織改編が、会社の衰退を進める恐れがあります。望ましい組織改編のタイミングを把握し、期間を設けた準備がおすすめです。
ここでは、組織改編をするタイミングを4つ紹介します。
外部環境の大きな変化
経済情勢の変化は、企業へ大きな影響を及ぼします。経済情勢の変化として、「働き方改革」「新型コロナウイルスのパンデミック」「法改正」「DX推進」「SDGs推進」などがあげられます。
大きな変化があった際、今までの手法では通用せず、倒産へ追い込まれる可能性があるでしょう。経済情勢に合わせて会社を変えると、経営リスクを最小限に抑えられます。
決算・繁忙期の後
多くの企業には、決算時期が存在します。決算月の3月・9月は多忙になりやすいでしょう。翌月の4月・10月は業務が落ち着くため、このタイミングで組織改編が行われやすいといえます。
その他、4月に入社した新入社員への研修が落ち着いた夏頃に人事異動を行う会社もあります。
これは、人事異動後の業務説明や研修など受け入れる側の負担を考えた結果です。研修や教育担当への負担を軽減するために、決算後や繁忙期後に組織改編を行います。
新事業の立ち上げ
新事業の立ち上げ時は、組織の再編成が必須です。他の部署で業務を行っている従業員を引き抜く必要があります。既存部署での人員不足を防ぐためにも、組織改編は欠かせません。
長期的な計画であれば、タイミングを見た組織改編の実行が可能です。しかし、すぐに新事業を進める必要がある場合は、時期を待たずに人事異動を執行します。
人材の飽和もしくは人員不足
新事業立ち上げや部署構成の変更をする際、特定の部署の社員が増加すると、情報共有が上手くいかなくなります。一方、人員不足の部署は、業績低下につながる恐れがあります。人材の飽和や不足が起きたときは、早急な組織改編が必要です。
企業の発展において、人員数のバランスは非常に重要です。このバランスが社員それぞれの生産性向上やモチベーションへつながります。
スムーズな組織改編のポイント
組織改編を成功させるためには、ポイントを押さえる必要があります。ポイントを押さえるとスムーズに進められます。
組織改編は経営者のみで成功するものではありません。社員の理解があってこそできるものです。ここからは、組織改編で重要なポイントを3つに分けてご紹介します。
組織の課題を明確にする
課題が明確でない場合、何のために組織改編をするのかが分かりません。社内に混乱を生む原因になります。
業務は「人」が行います。各社員が抱える課題を把握して、どのような業務フローにしたら解決できるかを、関係者でしっかり議論しましょう。改善へつながる形に整えることが必要です。
組織改編について社員へ目的と時期を事前に伝える
組織改編をする理由を経営陣だけが理解していても、企業全体の風通しは良くなりません。組織改編の目的・実行に至った背景を、社員に伝えることが大切です。
経営陣のみでは、会社は変わりません。社内の全員が組織改編について理解する必要があります。経営陣の伝え方1つで、社員が前向きに組織改編へ取り組むか否かが決まるでしょう。
計画的に実施する
組織改編に限らず、会社で何かを行う際は計画が重要です。計画的に実施しなければ、成功から遠ざかります。
今後の組織の在り方をもとに計画をしっかり練りましょう。計画を精密に立てれば、途中で問題があったとしても、原点に帰り対策を考えられます。
新たに設置した部署は、最初は慣れない業務と社員同士のコミュニケーション不足により混乱を生みます。次第に、必要な人材や業務、対策が見えてきます。
大切なことは継続的な経過観察です。必要な人材や設備が分かり次第、適宜対応しましょう。
組織改編後の内部統制をしっかりと行う
組織改編がスムーズにできたとして、その後の業務を問題なく進めるためには、内部統制の強化が最も重要です。
組織改編をした後は、従業員の対応する業務にも変化が起こるため、ミスが起こってしまいやすいといえます。このとき、内部統制がしっかり行われていないと、社内での人為的なミスや不正を起こしてしまいやすいといえるでしょう。
これらを防ぐためには、業務手続きを仕組み化、見える化してミスや不正が起こらない状況を作ったり、監査の効率を改善するための書類管理をすることがおすすめです。
これらをスムーズに行うためには、ワークフローシステムを導入することがおすすめです。
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組織改編をする上での課題・注意点
組織改編をすると、さまざまな課題が見つかるでしょう。課題を明確にして解決策を講じる必要があります。ここからは、組織改編で発生を想定した課題や、注意しなければならないことを解説します。
業務の複雑化
組織改編後は、部署内の業務フローの再編が必要です。
人事異動があると、部署内で各社員の業務量を調整するでしょう。異動したばかりの人が、ある程度の業務をこなすには時間を要します。その都度他の社員の確認作業が発生します。
業務量が多くなれば、業務フローも複雑化するでしょう。ルールを作り直さなくてはならないケースが出てきます。
意思決定の遅延による業務の遅れ
人事異動によって管理者や意思決定担当が異動した場合、引き継ぎができていないと、異動前と後両方の担当への承認が必要です。承認担当が増えるほど業務の手間は増え、業務の遅れにつながります。
このような事態を防ぐために、組織改編前にはワークフローを再編成します。その上で関係社員へしっかり周知しましょう。社員へ、どのような業務の流れが分かりやすいかの調査も1つの方法です。
引き継ぎの混乱
組織改編による人事異動後は、業務の引き継ぎをします。引き継ぎが不足すると、業務に遅れが生じます。
どの業務を誰に引き継ぐのかを事前にはっきりさせましょう。業務の役割分担がされていれば、業務の重複やミスを防げます。
マネジメント職全体の意思統一ができていない
会社のトップ陣が組織改編の必要性を感じても、マネジメント層の意識が薄いと浸透しません。社員全体の意識・ベクトルを変えることが重要です。
経営陣と社員でコミュニケーションをとり、連携をしましょう。
現場に出る中間管理職へも組織改編の目的を伝えます。中間管理職の意識が変われば、一般社員へ説明できます。中間管理職は会社全体の意識改革へのキーマンとなる存在といえるでしょう。
変化を嫌がる社員が出る
現状を変えたくない・リスクを取りたくない・楽をしたいなどの理由から、組織改編や人事異動を嫌がる社員が存在します。このような考えは人間の本能であり、仕方のないことです。ただし、変化を嫌う社員を放置すると、スムーズな組織改編が難しくなります。
組織改編を成功させるためには、社員の意見を聞きながら組織改編を進めるリーダーシップが求められます。
組織改編によってばらつきがあった業務ををワークフローシステム活用でのりきった事例
組織改編で業務にばらつきが出たり、複雑化したりする可能性があります。このような事態をワークフローシステムで乗り越えた会社があります。
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関連記事：経営統合によって全体最適が急務に。コラボフローの導入で社内業務の統一化に成功
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まとめ
組織改編は会社の発展および存続するために必要な施策です。しかし、さまざまな課題や施行にあたっての注意点など、前もって対策することは多いといえます。
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