経営統合によって全体最適が急務に。コラボフローの導入で社内業務の統一化に成功

この記事のサマリー

• 経営統合によって社内業務にバラツキがあった
• 50前後の帳票にコラボフローを利用し、年間で12,000もの申請を電子化できた
• サイボウズ社のkintoneと連携を行い、業務の円滑化に成功

ITサービスを通じて、あらゆる人々に新たな経験価値を提供する企業

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は“コトをITで変えていく”という理念のもと、電子認証・印鑑事業、クラウドインフラ事業、DX事業を展開し、あらゆる人々にITのチカラでできる新たな経験価値を提供されている企業です。
今回は、情報システムセクションシステムソリューショングループの近藤様にコラボフローを導入した決め手や、利用方法、導入後に感じた効果についてお話をお聞きしました。

コラボフロー導入の背景

経営統合によって社内業務にバラツキが生じ、早急な全体最適が求められた

コラボフローを導入する以前に利用していたワークフロー製品は、サーバー上のハードウェアにインストールする、オンプレの形態で利用していました。コラボフローのように直感的に設定できるものではなく、経路も網目のようになっているので深く読み解く必要があり、組織変更やメンテナンスを含め、当時の管轄部門が非常に苦労していた様子が印象に残っています。
2015年に3社の経営統合が行われました。当時、3社でワークフローの利用状況が異なっていました。サイボウズ製品を使っている拠点や、そもそも電子化されていない拠点もありました。しばらくはそれぞれで運用していたのですが、この状態を放置しておくのは良くないということで、ツールの統一を含めたワークフロー整備と全体の最適化が急務となりました。また、旧システムのリプレイス時期であったことも、新たなサービスを検討するきっかけとなりました。

コラボフロー選定のポイント

決め手は、見た目が直感的で分かりやすく使いやすそうだったから

コラボフローは旧製品より見た目が分かりやすく、手に掛けやすかったことが導入の決め手でした。同時に大きな目的として、この機会にオンプレからクラウドへ切り替えたいと思っていました。
東日本大震災当時はBCP対策として、オンプレハードにワークフロー製品をインストールして本社ビルに置いていました。震災後はすべてデータセンターに移行することになったり、管理やメンテナンスに工数がかかったりして大変でした。また、ハードウェアは5～7年でリプレイスとなるため、管理し続けていく手間もあります。これらはすべてクラウド化によって解決する問題だと思っていたので、コラボフローの導入の際にはクラウド化が必須でした。
価格だけを見るとクラウドの方が高いと捉えられがちですが、ハードウェアのリプレイスを含め、オンプレだと管理・運用に多大な手間が掛かり続けます。また、サイボウスのkintoneなど他のクラウドサービスとの連携といった拡張性を含め、将来的なメリットを伝えて上層部に了承してもらいました。

コラボフローの活用方法

50前後の帳票でコラボフローを利用。外部のシステムとも連携し、業務を円滑化

ハードウェアやライセンス、備品を購入するための稟議や、経営会議に使用する帳票をコラボフローに置き換えました。他にも福利厚生、入退社関連、一部の勤怠系ツール側で実現できなかったワークフローもコラボフローで巻き取って運用しています。ワークフローというと購入系の許可申請に利用しがちなイメージかも知れませんが、承認を得て証跡を残す必要がある業務は他にもたくさんありますので、購入に限らず様々なシーンで利用しています。すでに50前後の帳票はコラボフローで置き換えられました。
一部の業務では、コラボフローとkintoneを連携させて業務を円滑化させています。
弊社の福利厚生制度として、年間一定額までなら、理由が明確であれば教育・研修系の費用を補助する制度があります。その制度運用には、1人が年間どのくらいの金額を使用したかを把握する必要があります。申請～決裁をコラボフローで運用し、決裁された内容をkintone連携でkintoneのアプリに自動登録しています。あとはkintone側で、誰がいつ、何の目的でいくらの決裁を得たか、という管理や集計、分析を行っています。

コラボフローの導入効果

帳票や経路がシンプルで見やすい。紙の大幅な削減に成功

コラボフローは、フォーム、帳票や経路がシンプルで見やすいので、設定やメンテナンスが楽になりました。特に経路設定は、網の目のようで難解だった旧製品と比較しても、直感的で抵抗感がなく分かりやすいです。IT管理者でなくとも操作しやすいと思います。
毎月平均で1,000、年間で12,000もの申請書がコラボフローで申請されています。
精算にはコラボフローとは別の仕組みを使っていますが、コラボフローを導入することで電子化が加速しました。10年前と比べると紙の使用率を20％程削減できたと思います。
コラボフローでPCの持ち出し申請を運用していた頃が、最も申請数が多かったです。個人が持ち出す前に申請したものを上長が承認する形で運用していたのですが、実際にインシデントが起きた際には、事前承認が根本的な解決策にはならないと気づいて、例えばパソコンをなくした際にパソコンをロックするなど別の対策を導入し、PCの持ち出し申請は廃止しました。コラボフローを活用しながら「これは本当に必要なのか？」「無駄はないか？」と、申請～証跡を残す意味があるのかは常々考えるようにしています。特に、各申請書の運用担当者の意見や要望を聞いて、コラボフローの設定を最適化することはコンスタントに行っています。

今後の展望

様々なサービスとの連携やシステムのパワーアップに期待

2022年3月にコラボフローと弊社の電子印鑑GMOサインと連携させていただきました。今後、いろんなユーザー様にご利用いただき、電子契約連携がパワーアップすることを期待しています。