請求書とは？テンプレート付き! すぐに使える請求書の書き方やポイントを徹底解説！

この記事の目次

請求書はサービスや商品納品後、指定した日までに請求をするために使用する文書のことを指します。
2023年10月より施行されたインボイス制度にも必要であり、適切な請求書の書き方を知っておくことは大切です。
この記事では、適切な請求書の書き方や注意点やポイントについて解説します。請求書のテンプレートも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

請求書とは

請求書は、取引先へ納品した商品およびサービス料金を請求するときに発行する書類です。請求書の発行義務はありませんが、顧客との取引証明として必要であり、ほとんどの取引で発行されているでしょう。
請求書の書式に決まりはなく、どのような形式で作成しても問題ありません。しかし、請求書に記載しなければならない項目があるため、基本の書き方は覚える必要があります。

請求書の必要項目と書き方例

請求書の記載項目において、国税庁で最低限の記載事項が公開されています。国税庁にて定められた内容の他にも記載が望ましい項目があるため、確認しましょう。

参考：国税庁「タックスアンサー（よくある質問）」

請求書の画像ここにいれる

①書類作成者の氏名または名称

請求書を発行する法人名・個人事業主名は、正式名称で記載しましょう。一般的に個人事業主は屋号、法人は部署を記載するところが多いといえます。

②取引年月日

取引年月日や請求書発行日は、原則として商品やサービスを引き渡した日を記載します。
この日付は、取引先の経理の処理月に関わるため、取引先の締め日に合わせた日付にしましょう。記載する日付は、取引先への事前の確認をおすすめします。

⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求先の事業者名は、氏名＋敬称をつけて記載しましょう。法人は「御中」、個人は「様」が一般的です。会社と個人名両方に敬称をつけることは避けます。
また、不特定多数の人へ販売する一般的な小売店やタクシーなどでは、敬称の省略が可能です。

⑥請求書番号

請求書番号は、発行する側が請求書を管理するために使うもので、右上もしくは左上に記載します。
請求書番号は必須項目ではありません。しかし、多くの取引をする企業は、毎日膨大な量の請求書を作成します。後日先方から請求書について問い合わせがあった際にすぐ探し出せるように、可能な限り入れておきましょう。

⑦支払い期限

支払い期限は、振込先や取引金額の近くに記載します。通常、取引先と期限について事前に相談してから決めます。
期限が記載されていない場合、未払いや支払いの遅れなど、支払いを巡ったトラブルが起こる可能性があります。このような問題を避けるためにも、支払い期限の記載がおすすめです。

⑧振込先

振込先は、取引先が既に知っていたとしても、念の為記載しましょう。請求書を見て振込をする企業も多く、振り込み先を記載すれば、金額と振込先を同時に確認しながら振込をスムーズに行えます。

振込先は取引金額のそばに書くか、もしくは備考欄に記載しましょう。名義人は、振込時にカタカナで確認することが多いため、カタカナ表記にすると親切です。

⑨振込手数料の負担

振込手数料は支払う側の負担が一般的です。請求する側が振込手数料を負担する場合、振込手数料を差し引いた金額を取引金額として請求します。

請求書には振込手数料をどちらが負担するかを記載しましょう。支払う側の負担であるとき、この1文がトラブル回避に有効です。

請求書のテンプレート

請求書はある程度記載事項が決まっています。しかし、どのように請求書を作成すればよいか分からない人もいるでしょう。最初からオリジナルで請求書を作成すると時間がかかり大変です。

このような場合、参考書式のテンプレートを使用することをおススメします。弊社でも参考書式のテンプレートを配布しております。ぜひ参考にしてください。

ダウンロード：請求書のテンプレート

請求書の電子化

請求書をPDFのような形式に変換し、電子化することは、費用削減のために効果的な方法です。印刷代がかからず、送付に際してもメールで送るだけでよいため、紙媒体のように到着まで時間がかかるということもありません。
このほかにも様々なメリットがありますが、詳細については以下の記事で解説しています。

インボイス制度に対応した請求書の項目

2023年10月より始まったインボイス制度に対応した適格請求書を発行するとき、最低限必要な記載項目とは別の項目を加えなければなりません。以下で紹介する4つの項目がないと適格請求書として認められないため、作成前に確認しておきましょう。

参考：国税庁「適格請求書の記載事項」

①適格請求書発行事業者の登録番号

課税事業者が仕入税額控除を受けるには、法人格を問わず適格請求書発行事業者が発行する適格請求書を保存する義務があります。

請求元の事業者は「適格請求書発行事業者」の登録が必要で、登録時に発行された登録番号も記載します。法人は「T●●（13桁の法人番号）」、個人事業主は「T●●（13桁の事業所番号）」を明記しましょう。

②軽減税率対象の明記

軽減税率の対象物は、通常取引内容に明記されます。
※印等で印をつけ、「※：軽減税率対象」などまとめて記載する場合が多くみられます。
書式に指定はありませんが、どの商品が軽減税率対象なのかが分かりやすくすることが重要です。

③税率別に区分された消費税額の合計、適用税率の明記

各商品やサービスで消費税の税率が異なる場合、「8％対象●円　10％対象●円」などと記載して、税率ごとに商品の合計金額を分ける必要があります。取引内容欄の小計や合計欄と合わせた記載が一般的です。

④税率ごとに区分した消費税額等

商品の価格合計だけでなく、消費税額においても税率ごとに分けた記載が必要です。「消費税額（8％）●円　消費税額（10％）●円」などと表記し、税率ごとの消費税額が分かるように記載をしましょう。

請求書を作成する上での注意点

請求書を作成する際は、注意点に気をつけましょう。トラブルへの発展や、請求書の再発行、取引先へ再確認などの手間を防ぐために、不備のチェックはしっかり行う必要があります。

記載内容の確認

請求書に限った話ではありませんが、記載内容、特に金額や振込先に間違いがあると大きな問題へ発展する恐れがあります。請求書を作成する前に、支払い期日・振込手数料の負担・内税か外税かなどを取引先に確認しておきましょう。請求書の作成後にも再度チェックするとより安心です。可能であれば、作成者と別の人間がチェックした方が、不備を見つけやすいといえます。
特に適格請求書においては、支払う側が仕入税額控除を受けるために必要なため、不備のないように確認しましょう。

収入印紙を貼らない

請求書は、原則として収入印紙が不要の書類です。間違えて貼らないように留意しましょう。
ただし、例外として、請求書が領収書を兼ねている場合は収入印紙が必要です。作成した請求書の内容は必ず確認してください。

電子データは保存が義務化

電子帳簿保存法が改正されて、全ての電子データは電子保存が義務付けられました。保存期間は5年間です。ただし、一定の条件を満たしている事業者は、令和11年9月30日までの間、取引金額税込10,000円未満の適格請求書の保存は不要です。
請求書を電子発行する場合、電子帳簿保存法による決まりを事前に確認しましょう。

請求書発行のタイミング

請求書を発行するタイミングは、継続取引か受注請負かにより異なります。
継続取引は、長期間継続して商品やサービスを提供する取引を指します。請求書は月に1度、決まったタイミングで発行します。頻繁に発行しないため発行の手間は省けますが、すぐに売上が入らない点や信頼関係で成り立つ点を念頭におきましょう。

受注請負は、商品の開発や住宅建設など、依頼されたものを完成させて納品する取引です。請求書は納品するときに渡します。継続取引と比べ、納品したらすぐに売上が入る点が特徴です。

請求書の送付方法

請求書を送付する方法は、「郵送」「メール」「電子システム」に分けられます。それぞれに特徴や注意点があるため、確認してから利用しましょう。

郵送

郵送で請求書を送る場合、パソコンで作成してからプリントアウトをするか、手書きで作成します。これらの請求書は封書に入れて送付します。送るときは、送付状を添えること、宛名面に「請求書在中」と添え書きすることがマナーです。

封筒に指定はありませんが、長形3号もしくは2号が一般的といわれています。また、請求書は「信書」のため、メール便や宅配便を利用できません。普通郵便で送付しましょう。メール便や宅配便で送ると、会社自体の信用がなくなる可能性もあり注意が必要です。

メール

パソコンで作成した請求書をPDF化、または紙媒体の請求書をスキャンしてPDFファイルにしたものをメールで送る方法もあります。封筒や紙・郵送費など経費削減につながる点がメリットです。
ただし、紙での発行を希望する企業もあるため、事前に確認してトラブルを回避しましょう。

電子システム

電子システムで請求書を発行すれば、ネットワーク上でPDFに捺印した書類のやり取りが可能です。PDFファイルにした請求書をシステム上にあげるだけで送付は完了です。

電子システムでの送付は、紙の書類を郵送することでかかるコストの削減ができるだけでなく、請求の不備を防ぐことにも役立ちます。また、システム内でセキュリティ管理できるものが多く、セキュリティ面でも安心できるでしょう。

ワークフロー導入で請求書の管理・作業を効率化!

請求書を手動で管理している企業は、請求書の印刷やダブルチェックなど手間がかかりやすいといえます。
請求書の作成やチェックなどをワークフローへ加えれば、請求書の管理や作業を効率よく進められるでしょう。また、人為的ミスも防げ、請求書発行を迅速に行えます。

まとめ｜請求書は効率よく正確にできるシステムを使おう

弊社が提供している「コラボフロー」は、請求書を効率よく管理・作成できます。見積書・注文書・請求書をそれぞれ作成し直す必要がなく、注文内容のミスを防げる点が特徴です。加えて、申請途中での変更にも瞬時に対応できます。
請求書を手動管理していたり、紙媒体で請求書をその都度発行したりする企業様は、ぜひ30日間のお試し利用を体験してみてください。

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