提案書のテンプレートや構成例を紹介！相手に伝わる書き方のポイントを解説

この記事の目次

提案書は、社内または社外の課題解決のために提案をする書類です。今回は、提案書と企画書の違いに触れつつ、より見やすい提案書の作成について解説します。
また、後半では紙で使用している提案書の電子化についても解説し、そのメリットも紹介します。

提案書とは

提案書とは、顧客や相手方に自社の商品の購入やサービスの使用を促す書類です。

そのため、顧客の問題をきちんと解決できるように、提案書は簡潔にまとめなければなりません。また、自社の問題解決のために提案する際にも使用します。

提案書のテンプレート

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問題の解決法を提案する資料

提案書は、問題の解決法を提案する資料です。自社や他社の社員に対して、課題や現状、解決策を伝えたいときに作成します。

提案書を作ることで、問題を改善する方法を建設的に説明できるようになるでしょう。

提案書の重要性

提案書は新しいビジネス機会を創出するため、契約獲得のための道具、計画や戦略の明確化、プロジェクトの管理などに用いられます。
提案書はビジネスにおいて重要な役割を果たす文書です。適切に作成し、効果的に活用することで、ビジネスの成果や効率性を向上させることができます。

まとめられて見やすい提案書は、現在の課題や問題を相手に理解させられます。情報共有の効率が大きく上がるでしょう。互いの信頼関係構築にも役立つものである提案書の見やすさや分かりやすさはとても重要です。
提案書はビジネス上非常に重要な文書です。以下にその重要性を解説します。

提案書の関連用語

提案書と似たような意味の言葉はいくつか存在します。ここで、提案書とそれらの違いについて解説します。

稟議書

稟議書は決裁をもらうために、上司や役員などに提出する書類です。

取引先との契約や採用など、担当者レベルではできない重大決定を行う際には稟議書を提出します。その上で、上司に承認や決裁をしてもらいます。

提案書は課題解決のアイデアを提案する書類、稟議書は決裁のための書類ともいえます。

起案書

起案書は、稟議書の前段階に当たる書類です。計画を行動に移すため、承認や決裁に必要な内容・理由を文書としてまとめたものです。

起案書の出来具合がその後の稟議にも大きく影響します。事業や計画の効率も大きく変わるため、慎重な作成が求められる書類といえます。

企画書

提案書と似たようなものに企画書があります。

提案書と企画書に厳密な違いや区分はありません。両方ともアイデアをまとめて資料にしたものであり同じように扱います。

違いとして、企画書が自社向けに使うものであるのに対し、提案書は他社にも使うものであることがあげられます。企画書は自社でアイデアや新サービスの提案をする書類です。提案書は他者に対しても課題解決の方法を提案する書類といえます。

提案書はWord、PowerPointのどちら？

提案書はどのような形式で書けばよいでしょうか。Wordで作成すると簡潔なものになり、PowerPointを使用すると図やイラストを意識したものが作れます。

官公庁向けはWord

官公庁向けはWordがおすすめです。

Wordは図や表の挿入には適しませんが、レイアウトが基本的であり、文章としてまとめやすいといえます。

また、「1枚提案書」が作りやすい点もメリットです。1枚提案書とはA4またはA3に1枚でまとめた提案書であり、要点をまとめて最小限にしたもののため、読みやすく提案が伝わりやすい効果があります。

個性のある資料にしたいならPowerPoint

PowerPointを使った提案書は、図やグラフを入れて説明できる点が大きな強みです。

文字だけでは説明しづらいことも、PowerPointを使えば図やグラフで説明でき、分かりやすくなります。相手に興味を抱いてもらえる提案書が作れるでしょう。

ただし、図やグラフは詰め込みすぎず、簡潔に内容をまとめた「ワンスライド・ワンメッセージ」を意識して作成してください。

提案書のテンプレートや構成に盛り込む内容

ここからは提案書の構成について解説します。ただし、ここで紹介する内容はあくまでも基本的な構成になるため、状況や相手の状況に応じて変えるようにしましょう。

表紙やタイトル

提案書の表紙やタイトルでは、「何を伝えたいか」に重点を置きます。

表紙やタイトルは最初に目にする部分であり、タイトルでインパクトを与えられれば大きく興味を引くでしょう。

PowerPointで作成する場合はデザインも大切です。タイトルを文字だけにすると地味な印象を与えてしまうため、背景やカラーにも気を配ることが大切です。

会社概要やサービス概要

会社概要やサービス概要のページでは、提案内容を簡潔に書きます。提案書全体の簡単なまとめを書くとよいでしょう。5W1Hを使ってまとめると簡潔に伝えられます。
また、目次をタイトルの次のページに入れると、読みやすい提案書になります。

問題点の提示

問題点は羅列するだけでなく、定量化して簡潔に伝えると相手もイメージできます。

例えば、「工程が遅れている」ではどの程度か伝わりませんが、「工程が○％遅れている」と伝えると理解しやすくなります。このとき、相手の理解度に合わせて現状を説明するとより問題への理解度が増すでしょう。

提案内容の詳細

提案の内容は、最初に全体像を示してから詳細をステップごとに記載をします。

大切なことは問題点とのつながりの意識と、具体的な説明です。この2つを意識すると、問題を解決できる理由が相手に伝わります。大切な部分であるため、しっかり読んでもらえるように丁寧に書きすすめましょう。

得られる成果・メリットを解説

最も大切な成果やメリットを詳しく解説します。
アピールポイントを
また、導入例があれば明記して、相手側に「提案や成果は現実的なものである」と感じてもらう方法もあります。

費用やスケジュールの紹介

社外向けの提案書の場合、費用の見積もりやスケジュールは正確に説明しなければなりません。

特に費用は、総額や内訳を詳細に明記しなければ、信用を得られず、怪しまれます。内訳や詳細を示すと、提案の信憑性も上がります。
スケジュールは、提案の規模に応じて長さや段階が変わるため、ある程度のゆとりを持たせて設定しておきましょう。

相手に伝わる提案書のポイントを解説

提案書は、内容が相手に伝わらなければ意味がありません。ここからは伝わりやすい提案書についてのポイントを解説します。

提案書の目的を明確にする

提案書を作るときは、「この提案書は何のためにあるか」をしっかり抑えなければいけません。

目的がはっきり定められていないと、相手に理解してもらえず、提案がうまくいきません。目的はインパクトを持たせて伝えましょう。
また、何故この目的になったかをはっきりさせるために背景の記載も大切です。目的に至った背景がしっかりしているとより伝わりやすくなります。

時系列や流れを意識する

よい提案書にするためには、提案の具体的な流れや時系列を分かりやすくまとめましょう。

例えば、矢印を使うと文章は長くならずにまとまります。PowerPointで時系列を紹介したいときは、一枚のスライドにまとめて、視覚的にわかりやすくしましょう。

顧客の課題を理解する

顧客の課題を理解するためには丁寧なヒアリングが大切です。

問題点の把握はもちろんのこと、顧客の意向を反映させるためにもヒアリングをしましょう。正確に課題を理解しなければ、顧客を納得させる提案もできません。ヒアリングは疎かにせず、顧客の気持ちに寄り添い、丁寧な対応を心がけましょう。

実現可能な提案にする

提案書の内容を実現できなければ、相手を大きく失望させてしまいます。また、提案書の内容が壮大すぎたり理想的すぎると「怪しい」と感じられる恐れもあります。

なるべく、現実的な提案をするように心がけましょう。予算や人員、スケジュールなどさまざまな観点から考えて、実現可能な提案かどうかを前もって確認しましょう。

信頼性の高い資料を目指す

提案書は事業に関わる大切な書類であり、記載内容の信頼性は大切です。

どこの会社の調査結果か、データは信頼できるのかを吟味してから記載しましょう。例えば、官公庁が発表しているデータには信頼度が高いといえます。信頼度の高いデータを参考にした資料を作成しましょう。

見やすさにこだわる

提案書は顧客や取引先など社外の人に見せるものです。社内用語や専門用語を多用しないように気を付けましょう。

また、PowerPointは見やすく便利ですが、配色やフォントには注意が必要です。スライドごとでフォントが統一されているか、表やグラフが見にくくないか、などの確認はしっかりと行いしましょう。

ワークフローを導入して提案書のフォーマット化をしよう

提案書をフォーマット化したいときにはワークフローシステムがおすすめです。そのほか、ワークフローシステムには多くのメリットがあります。
ここからは、ワークフローシステムについて解説します。

作業効率が上がる

電子化により、提案書の修正をシステム上で行えます。無駄なやり取りがなくなり、提案書作成の効率もあがるでしょう。システム上でのやり取りであれば誰が何を担当しているかをすぐに把握でき、非常に便利です。

また、ワークフローシステムを導入すると、さまざまな費用を減らせます。例えば、紙代、インク代、印刷代などがあげられます。ワークフローシステムによって、提案書の電子化が可能になるため、保管場所の節約や管理の手間の省略が行えます。
空いた時間や人手、お金を他の業務に回せば、より一層業務を効率化できます。

ワークフローシステム導入を検討しよう

ワークフローシステムを導入することで、統一されたフォーマットで提案書の作成が可能です。社内の人全員がこのシステムで作業を行えば、業務の効率化と最適化がおこなえます。
ぜひ、ワークフローシステムの導入を検討してください。

まとめ

今回の記事は、提案書の内容や作成時のポイントを解説しました。提案書をうまく作成すれば、自社や他者に対する課題を解決できるようになります。
また、提案書は電子化がおすすめです。電子化によるメリットは非常に大きく、作業効率が変わります。現在、株式会社コラボスタイルでは、ワークフローシステム「コラボスタイル」を提供しています。電子化による作業効率向上や、ペーパーレス化を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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