見積書とは？書き方やポイントを徹底解説！【見積書テンプレート付き】

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見積書は、商品やサービスの契約や仕事を依頼する前の段階で、双方が納得した契約内容を確かめるための書類です。この記事では、見積書の書き方から作成にあたってのポイントについて解説します。テンプレートも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

見積書とは

見積書とは、契約前に発行する書類で、契約内容や条件を提示するものです。見積書の発行に法的な義務はありません。

見積書は取引先との契約内容を明確にする目的を持ちます。請負・物販業では価格交渉に使われることが一般的です。口頭やメールにて依頼や受注を受けての見積書発行が多く見られますが、書面で依頼するケースも存在します。

見積書を発行する目的

見積書は、契約前の検討材料として利用されます。見積書を複数の企業から発行してもらい、金額や条件等を確認して決める「相見積もり」においては重要な書類といえます。

見積書を書面にて発行すれば、金額や契約内容などの証拠になり、後に起こりうる金銭トラブルを回避できます。また、請求書には商品およびサービスの内訳を明確にし、顧客の信頼を獲得する目的もあります。顧客側としては相手を信頼するかどうかの判断材料にも使用できるでしょう。

見積書作成のタイミング

見積書は、取引の最初に発行される証憑書類です。一般的に、注文前に発行されます。受注や依頼を受けて見積書を発行し、内容を確認した相手側が発注書を作成して契約をします。

その後、納品書とともに商品やサービスを提供し、請求書で見積書記載の対価を請求、相手側が入金後領収書を受け取るという流れが一般的です。

見積書作成前の準備

見積書の作成前には、後に想定されるトラブルを避けたり再発行する手間を防いだりするための準備が必要です。依頼を受けたときに迅速に見積書を発行すると、相手への信頼を得られるでしょう。準備におけるポイントを理解してください。

見積もりに必要な情報のヒアリング

見積書を作成するにあたって、クライアントからの、見積もりに必要な情報のヒアリングが重要です。情報として、具体的には予算・希望納期・商品種別などがあげられます。相手側の要望を可能な限り反映できる商品やサービスを提供すれば、契約につながりやすいといえます。相手側とのコミュニケーションは信頼関係構築に欠かせません。ヒアリングはとても重要な過程といえます。

必要な備品の準備

見積書を紙面で発行する場合、封筒や見積書在中スタンプ、切手などが必要です。
見積書の書式や用紙サイズに規定はありませんが、A4サイズが一般的です。

見積書の発行には紙のほかに、電子データでメールやシステムを使えます。送付方法に合わせた備品を準備しましょう。

見積書の書き方とテンプレート

見積書に法的な決まりはなく、書式は自由です。
基本的な書き方や必要項目は、取引先へ明確な契約内容を示すためにおさえておきましょう。ここからは、見積書の書き方とテンプレートを紹介します。

見積書のテンプレート一覧

弊社では、参考書式のテンプレートを公開しています。通常のテンプレートから課税対象の商品別に集計できるものまで、ご希望の用途に応じたテンプレートをダウンロードできます。

加えて、弊社で提供する「コラボフロー」にインポートでき、「コラボフロー」を導入後も活用可能です。

書類テンプレートのダウンロードはこちら

リンクをクリックして、使いたい書類を検索してください。

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①宛名

宛名欄には、会社名・屋号を記載します。企業によって担当者名が必要な場合もあるため、事前に担当者名を確認しましょう。
会社名・屋号の後に「御中」「様」などの敬称も忘れずに記載します。

②発行日

発行日として、見積書を発行した日を記載します。
見積書は、発行日から「●日」・「●か月」といった有効期限を設定するケースがほとんどです。発行日ははっきり明記しておきましょう。

③差出人名

差出人欄は、原則として宛名と同じ項目を書きましょう。宛名に会社名・所在地・電話番号を記載していれば、差出人欄も同じ内容を書きます。
差出人名の項目に決まりはありません。ただし、クライアントが連絡したいときにすぐ分かるよう、電話番号とメールアドレスの記載をおすすめします。

④見積書番号

見積書番号は、日頃から多くの見積書を発行する企業にとっては、管理するときに便利な項目です。
同じ取引先に複数の見積書を発行する場合、通し番号にすると履歴の管理がしやすくなります。反対に、同じ契約内で他にも書類を発行する場合、同じ番号にすると分かりやすいでしょう。

⑤見積もり合計額

見積もり合計額は、すべての商品やサービスの合計額を記載します。合計額は税込で記載し、消費税額を税率ごとに別途で書くことが一般的です。各項目との合計金額がずれないように注意しましょう。

⑥見積もり内容

見積もり内容の欄には、商品名や色・サイズ・タイプ・数量を、可能な限り詳細に記載します。有形の商品ではなくサービス内容の場合は、「一式」が使用されます。正式名称ではなく、クライアントが分かる内容の記載が大切です。

⑦見積書の有効期限

見積書の期限を設定すると、購入を早めたり金額のトラブルを回避したりする効果が期待できます。具体的な日付を記入する方法のほかに「発行日より○日間」と期間で表示する方法もあります。

⑧各項目の消費税額・小計

各商品・サービスの消費税額と、それぞれの合算金額も記載します。税率が異なる場合は、税率ごとに消費税額を分けるとよいでしょう。

⑨備考

備考欄には、これまで解説した項目以外に伝達事項があるときに記載しましょう。
たとえば、納品先や納期、補足説明などがあげられます。価格の改定予定がある場合は、この欄にて補足しましょう。

見積書作成の5つのポイント・注意点

見積書を作成するにあたって、5つのポイントや注意点をご紹介します。適切な見積書を作成し発行すると、取引先から信頼を得られます。

①納期・支払い関連情報を明確に明記

見積書において、納期や金額・支払い方法などはトラブルになりやすい項目です。これらの項目は、クライアントへ分かりやすく伝わるような記載を意識しましょう。

納期は、短期間であれば取引先が契約を決める1つの決め手になるでしょう。納品するために書類が必要なケースもあります。この場合「必要書類受領後●日で納品予定」と付け加えると、わかりやすく親切です。

②相見積もりを考慮

相見積もりは、複数会社から見積もりをとることです。同様の商品やサービスを比較する際に役立ちます。

取引先の希望をヒアリングして、他社の見積もり内容を把握した上で、取引先の希望に沿った見積もりに近づけましょう。他社より有利な点を明確に説明できれば、価格交渉にも備えられます。

③見積書の有効期限を設定

作成された見積書の有効期限は具体的に記載してください。たとえば「発行日より●日間」「2023年●月●日」などの記載方法があげられます。有効期限により、取引先の決断を早められる効果も期待できます。
価格変動が想定される場合は有効期限を設定すると、赤字での発注を防げます。

④工数やスケジュールを確認

見積書作成にあたっては、正確な工数やスケジュールと予定納期の確認が大切です。
取引先の希望より想定以上に納期が延びる場合、取引先へ事前に相談する必要があります。

あらかじめ取引先に相談しコミュニケーションをとれば、相手に誠意が伝わり、納期が延びても前向きに検討してもらえる可能性があるでしょう。

⑤見積書データの保存

発行した見積書は法人で7年、個人事業主は5年保存が義務付けられています。
見積書をデータとして残しておくと、次回の発注がスムーズになるでしょう。継続発注する際、商品およびサービス内容を間違えずに同じものを発注できる利点もあります。

ワークフロー導入で見積書の管理・作業を効率化!

紙で見積書を発行すると、管理に手間がかかります。取引先よりお問い合わせがあった場合、該当の見積書を探す時間がかかる恐れもあります。

ワークフローシステムを導入すると、見積書はもちろん、他の書類も合わせて一元管理が可能です。見積書の履歴検索が容易にできます。
印刷や郵送する手間もなく、他の書類との項目連携ができ、作業の効率化が期待できます。
システム導入により、場所を選ばず業務を行えるでしょう。システム上で管理すれば紛失も心配はありません。

まとめ｜見積書の作成はシステムを使おう

弊社で提供している「コラボフロー」は、見積書をはじめ注文書・納品書・請求書に至るまで、すべての書類の連携が可能です。それぞれの書類内容を自動的に転記できるため、書類作成の時間を大幅に削減できます。

見積書の内容に応じてワークフローの経路を自動で判別し、作業を効率的に進められることも特徴の1つです。内容の変更にも自動で対応可能です。

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