徹底解説！ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能はどう違う？

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近年、業務効率化のためにワークフローシステムやグループウェアを導入する企業様が増えています。その一方で、両者の違いがよくわからないとのお声もよく耳にします。そこで今回は、ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能を比較解説していきます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、これまで紙で行っていた「組織内における申請や承認・確認及びそれらの手続きの流れ」（ワークフロー）をシステム化したものです。経費精算などを想像していただけるとわかりやすいかもしれません。

一般的に、同じ会社の中でも申請や手続きの種類によって必要な手順は異なります。いざ申請しようと思っても、誰の承認や決裁が必要だったかわからない…といったこともあるかと思います。
ワークフローシステムでは、そうした申請や手続きの流れをシステム化し、誰でも悩むこと無く決められた手順に沿って申請・承認作業を行う事ができます。

その他にも、これまで紙で運用していた申請書などはデジタル化され、紙運用でかかっていたコストや業務負担の大幅な軽減も見込まれます。また、改ざんの防止・不正発見にも役立ち、内部統制の強化にも寄与します。

ワークフローシステムの基本機能は以下の記事をご確認ください。

グループウェアとは？

グループウェアは、一般的に情報共有のサポートやコミュニケーションの活性化を担うシステムです。情報共有による業務効率化などを目的としており、対象業務は、全社で共通する基本的なデスクワークのほとんどすべてとなります。たとえば、スケジュール管理、会議室や設備の予約、プロジェクトの進捗管理、社内掲示板機能やチャット機能など、製品によって備えている機能は多種多様です。

グループウェアのワークフロー

上記の基本機能に加え、ワークフロー機能を搭載したグループウェアも増えています。
特徴としては、グループウェア内の他機能と連携し、各種申請・承認業務を行える点です。
例えば、グループウェア上で管理しているメンバーや組織情報を利用したり、プロジェクトやタスクの情報をもとに申請書を作成といったことが可能です。また、スケジュール機能やタスク管理機能と連携し、承認や確認の漏れを無くすこともできます。

ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能との比較

3つの共通点

申請・承認機能がある
時間や場所を選ばず作業ができる
コストが削減できる

両者とも、ワークフローの基本的な機能である申請・承認を行えるという点は同じです。
申請・承認の電子化により、ペーパーレス化を実現、コスト削減につながります。
また、Webシステムなので時間や場所を選ばずに利用でき、様々なワークスタイルに柔軟に対応できます。

3つの異なる点

使える機能のバリエーションが異なる
拡張性の有無
部署単位での導入が可能かどうか

ワークフローシステムはワークフローに特化した製品であるため、機能が充実し、パフォーマンスも高く、複雑な申請・承認も柔軟に行うことができます。一方、グループウェアのワークフロー機能は、ワークフローシステムには劣ります。しかし、グループウェアには他機能と連携できる強みがあり、スケジュール機能やタスク機能と連携することで承認漏れを防ぐことなどができます。

拡張性という観点で見ても、ワークフローシステムのほうが優勢です。例えば組織変更や承認フローの変更・追加にも少ない工数で対応することが可能です。また、他のシステムとも連携することも可能です。グループウェアの場合、専門のシステムではありませんのでどうしても劣るところが出てきます。

導入規模という観点で見ると、グループウェアは全社で利用する場合が多いです。しかしワークフローシステムの場合、必要部署のみの導入から全社導入まで様々な規模で必要に応じて導入が可能です。

まとめ

ワークフローシステムと、グループウェアのワークフロー機能について簡単にまとめてみました。

	ワークフローシステム	グループウェアのワークフロー機能
目的	申請・承認業務の効率化、内部統制の強化	社内の情報共有やコミュニケーションの活性化を図り組織全体の業務効率を上げる
申請機能	既存のひな型の読み込み申請書のひな形作成申請書の作成申請取り下げ進捗状況の確認	申請書のひな形作成申請書の作成申請書の申請
承認機能	承認経路の作成・編集条件分岐承認・却下・差し戻しコメント・相談機能自動承認・代理承認	申請経路の作成・編集承認・却下・差し戻しコメント
保管・検索機能	申請書の保管申請書の転記複雑な条件での検索	申請書の保管申請書の転記簡単な検索
証跡管理機能	承認ルートの可視化日時の自動記載権限管理
支援機能	連携システムからの転記や入力規則の設定・自動計算などの入力支援通知・アラート機能	スケジュール機能やタスク管理機能との連携通知・アラート機能
拡張性	高い	低い
導入規模	部署単位〜全社	主に全社

製品により差はありますが、ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能の違いがよくわかるようになったかと思います。

やはりグループウェアのワークフロー機能は、ワークフローに特化したワークフローシステムに比べると機能面で劣る部分がある傾向にあります。
当社のお客様からもグループウェアのワークフロー機能では対応しきれなくなったためにワークフローシステムを検討し始めたという声を頂きます。

デスクワーク全般の効率化に加えて、申請・承認の電子化を図りたい場合はまずグループウェアのワークフロー機能で要件を満たせないか検討してみると良いでしょう。
「ワークフロー自体の効率化を図りたい。」「グループウェアのワークフロー機能では対応できない。」という場合はワークフローシステムの導入をご検討ください。
自分たちが抱えている課題を整理して、改善したい課題に合うシステムの導入を検討しましょう。

最近ではワークフロー機能を搭載しているグループウェアを導入していても、ワークフローシステムを別に導入するケースも増えています。
情報共有にはグループウェアを使い、申請・承認といった部分はワークフローシステムで賄うことで、それぞれの強みを最大限に活かし、業務効率を最大化させています。
グループウェアと、ワークフローシステム間は連携することも可能なので、親和性も高くさらなる業務効率化を実現できます。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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