ワークフローシステムを導入したい! だけどまず何をすればいいの……? そんな方々もいらっしゃいますよね。

今回は、ワークフローシステムの導入手順についてご紹介します!

ワークフローシステムの導入手順

STEP1 申請業務と必要な機能を洗い出す

申請業務の洗い出し

まずは、システム化したい申請業務をピックアップします。複数ある場合は業務・部門ごとにグルーピングをし、優先順位をつけるといいでしょう。

そしてピックアップした申請業務に紐づく申請書の内容を確認します。本当にこの項目は必要なのか、逆に足りない項目はないかなど、システム化することを意識し考えながら再度申請書の見直しを行うと、ワークフローシステムに必要な機能(必須項目、自動入力、選択入力など……)の洗い出しも行いやすくなります。

必要な機能の洗い出し

次に、申請に必要な機能の洗い出しを行います。以下のような機能の要否を検討すると良いでしょう。

機能機能の内容
入力支援機能必須項目の設定や入力制限など
条件分岐機能申請内容を条件に承認経路を分岐
モバイル対応スマートフォンやタブレットなどでの利用
Excelファイルの活用Excelファイルを活用して申請フォームを作成
添付ファイル機能申請フォームにファイルを添付
帳票出力機能PDFやExcel形式で申請書データを帳票として出力する機能
SSO(シングルサインオン)1つのIDとパスワードを入力して、
複数のWebサービスやアプリケーションにログインする仕組み

この際に、一律に機能を洗い出すのではなく、「必須機能」と「あると便利な機能」というように優先順位をつけておくと、システムを選定する際に便利です。

STEP2 利用範囲と承認ルートの確認

利用範囲を把握する

STEP1で洗い出した申請書の利用範囲を把握します。利用範囲を考える際は、まず利用部門を考えましょう。その中で申請書を申請する人、承認する人、そして確認や回覧する人を考えると把握しやすいです。

利用範囲を把握することで、ワークフローシステムを利用する人数が何名になるのかがわかり、費用感のイメージや適切な製品の選定に役立ちます。

承認ルートの確認

利用範囲を把握する際に、あわせて承認ルートも確認しましょう。

例えばシステム化することで、紙のときとは違って1つの申請書を並行して確認・承認できるため、承認ルートの無駄が省けることもあります。システム化に伴い省ける無駄がないか、社内の規定にそっているかなどの見直しを行いましょう。

また、承認ルートはシステム化してからでも改善が可能です。まずは現状の承認ルートをそのままシステム化し、運用していく中でアップデートしていく進め方もあります。

▶承認・決裁ルートについてはこちらの記事をご覧ください。

STEP3 別システムとの連携を検討する

STEP1でピックアップした申請書や、STEP2で確認した利用範囲や承認ルートに応じて、既に社内で導入しているシステムとの連携が必要か検討しましょう。

たとえば社内のグループウェアやチャットツールなどと、SSO(シングルサインオン)連携することで、二重ログインを省き、社内の利用者がより便利に利用することができます。

申請業務によっては、別システム内のデータを参照して申請書に利用したいなど、より高度な連携が必要になる場合もあります。別システムとの連携については、その連携が必須なのかできたらいいなレベルなのかを判断した上で、社内の人員でできるのか外部に委託して開発が必要なのか検討しましょう。

▶コラボフローの連携サービスはこちら

STEP4 担当者とスケジュールを決める

ここまで決まったら、次は担当者と導入までのスケジュールを決めましょう。

担当者を決める

まず、STEP1~3で決めた内容を実現するには自社で完結ができるのか、それとも他社の力を借りる必要があるのかを考えましょう。導入作業を行う担当者、そして導入後の管理者やメンテナンスを行う担当者などもこの段階で決めておくと良いでしょう。

担当者を決めておくことで、トラブルが発生した際の窓口や利用に伴う質問などを誰にすべきなのかが明確になり、システム移行や運用をスムーズに行うことができます。

また、社内で解決しきれない課題をベンダーに問い合わせる担当者複数名決めておくとよいでしょう。

スケジュールを決める

担当者が決まったら、具体的なスケジュールを決めましょう。

導入するワークフローシステムをいつまでに選定し、テスト運用を行い、本格的に運用を開始したいのかを決めましょう。決めるといっても日付まできっちりと決める必要はありません。「年内に選定し、2月までにテスト運用を行い、4月には運用開始できるようにする」などのように大まかな時期を決めて動くとよいでしょう。

スケジュールを決める際の注意点として、時間をかけすぎないということがあります。

システムを導入しなければいけないけど、他の業務が忙しくてなかなか着手できない、思うように進まないなど、なかなか前に進まないこともあるでしょう。大まかなスケジュールをあらかじめ決めておくことで、他の業務と兼業している担当者でも効率的に導入を進めることができます。

また導入スケジュールは担当者内だけでなく、社内の経営層などとも共有しておくと良いでしょう。

導入を成功させるためのポイント

スモールスタートで始めること

導入を成功させるためのポイントはずばり「スモールスタートで始める」です。

小さく始めて、小さな範囲で出た課題をひとつずつ解決し、より良い状態にしてから利用範囲を拡大するほうがより効率的です。全社導入したあとに課題が発生してしまうと、社員に対する影響も大きくなってしまいます。

また、導入までに1年もしくはそれ以上の時間をかけている方々も多くいますが、システムの検討を始めてから、本稼働までの時間が長ければ長いほど、利用ニーズにギャップが生まれます。1年の間に自然災害や、コロナなどのパンデミックが起こるかもしれません。変化の激しい時代だからこそ、色々なことを想定して時間をかけて準備することは危険です。

だからこそ「まずは部署でシステム導入をして、良かったから利用部署を増やす」というように、小さく、段階的に進めて、成果を出すことがポイントです。

2020年12月にでたDXレポート2(参考:デジタル産業の創出に向けた研究会の報告書『DXレポート2.1(DXレポート2追補版)』を取りまとめました)にも、直ちに取り組むべきアクションに「製品・サービス活用による、業務のオンライン化、業務プロセスのデジタル化を実現する」とあります。まずはスモールスタートで導入して、成果を出し、その成果をもとに利用部署や利用申請書を増やしていくことがワークフローシステム導入を成功させるポイントです。

パートナー企業の力を借りるのも一手

ワークフローシステムの導入に高い壁を感じている場合、導入支援を行ってくれるパートナー企業の力を借りることもひとつの手です。コラボフローでは、立ち上げが大変という場合にはパートナー企業をご紹介させていただく場合もあります。

パートナー企業の力を借りて導入する場合は、導入スケジュールが変わってくる場合もありますのでご注意ください。

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