グループウェアとは？機能やメリット、導入基準などをまとめて解説。

この記事の目次

グループウェアは、企業などの集団において情報の共有と円滑なコミュニケーションをサポートするツールです。近年、ビジネスにおいて重視されていて、注目度も上がっています。今回の記事は、グループウェアの効果に加えて導入のメリットや導入基準などを解説します。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や団体の内部で情報を共有し、かつコミュニケーションを活性化するために導入されるツールです。社内業務を効率化し、情報共有と相互理解の向上のためにさまざまな機能を備えています。

グループウェアの定義

グループウェアは、社内でのコミュニケーションの活性化と情報共有を目的として利用されるツールです。掲示板やスケジュール機能、ワークフローなどの情報を一元管理して、社内の業務を円滑化、効率化できる点が特徴です。

情報共有とコミュニケーションに、ワークフローや業務管理の機能を統合的に用いると、スタッフが企業団体の全体の動きを把握しつつ個々の業務を遂行できます。

近年では、カスタマイズにより独自の機能を作れるグループウェアも存在します。

グループウェアの種類

グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型という大きく2つのタイプがあります。
クラウド型は、各人が外部のサーバーにあるグループウェアにアクセスして情報を共有し、コミュニケーションを取るタイプです。オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして運用するタイプのグループウェアをいいます。

クラウド型はセキュリティの範囲内であればどこからでもアクセスできます。オンプレミス型は自社サーバー内で完結し外部環境の影響を受けづらい点がメリットです。

よくあるグループウエアの使い方

グループウェアは業務効率化のために活用されるツールです。ファイルの共有やチャットによるコミュニケーションの円滑化は、組織としてスムーズに業務を遂行するために求められる機能です。

近年は人手不足や働き方の多様化により、グループウェアを導入する企業が増えています。2020年の調査結果では、全体の47.9%の企業がグループウェアを導入していました。特に、組織での情報共有のメリットが大きい企業で導入が進んでいます。
参考資料
⇒総務省情報流通行政局

グループウェアの機能

グループウェアには、情報共有だけでなく業務を円滑化する多くの機能が備わっています。ファイル管理と共有、スケジューリング、プロジェクト管理など、対人的な円滑化からワークフローまで多様な機能が一元管理されています。グループウェアのもつ機能について簡単に紹介します。

コミュニケーション

従業員、スタッフがWebメールやチャット、社内SNS、Web会議などでコミュニケーションを取ると、業務は円滑化されます。タイムロスのないやり取りや、役職や部署を超えて相互の意思確認が必要な場合、特に効果は高まります。

グループウェアを使ったコミュニケーションは、案件やプロジェクトに紐づいたやり取りが履歴に保存され、後日の閲覧が可能です。

ファイル管理・共有

業務上の証憑や請求書、稟議書といった書類、また技術資料やマニュアル類、社内向け資料など、グループウェア上では業務に付随するファイルの多くを管理・共有できます。

立場ごとにアクセスレベルに制限を設けると、セキュリティを保つための共有破棄も可能です。

設備予約

会議室などの共用の設備利用や予約をグループウェア上で共有すれば、業務は円滑化します。

共用設備の使用について時間やスケジュールのすり合わせ、調整がスムーズになるだけでなく、実験、研究設備など社内インフラの活用効率を上げられるでしょう。その結果、組織全体のパフォーマンスが向上します。

スケジュール管理機能

スケジュールの管理機能も業務円滑化に貢献します。

ワークフローでの承認過程が共有されていれば、申請待ちの時間を予測した業務の組み換えが可能です。進捗が遅れている部署に問い合わせたり期限の調整を行ったりして、人的な負担を軽減できます。

プロジェクト管理

プロジェクト管理機能は、規模が大きいほどグループウェア導入の利点が大きくなります。

部署をまたいだプロジェクトは、錯誤や共有不徹底によるトラブルが起こりやすいといえます。グループウェアで情報をリアルタイムで共有すれば相互の調整、連携が緊密化し、結果として効率的なプロジェクト進行に貢献します。

チャット機能

チャット機能は、スタッフ同士のコミュニケーションや、情報のリアルタイムでの共有に効果を発揮します。

仕事に関してのやり取りの緊密化は、業務効率だけでなく人間関係の円滑化にも寄与する機能です。チャットは電話ほど拘束が強くなく、過去の履歴の閲覧により錯誤や勘違いが防げる点も魅力です。

掲示板・回覧板機能

特定の部署全員や全社員に、情報共有をしたいケースもあるでしょう。

掲示板、回覧板機能は、全体への情報共有で効果を発揮します。グループウェアを使えば、メールの一斉送信や書面の張り出しよりも手軽に情報を回せるでしょう。

簡易的なワークフロー

グループウェアは、ファイル共有機能によって稟議書などの意思決定に関わる承認ファイルの状態を可視化します。コミュニケーションやチャット機能などを付け加えれば、簡易的なワークフローシステムと同等の機能を発揮します。

業務効率化

グループウェアには、勤怠管理や経費精算、スケジュール管理といったバックオフィスの業務をサポートする機能が備わっています。ファイル共有や回覧機能と併せて効率的な業務の遂行が可能です。

ワークフロー機能がある場合、申請の進捗の可視化により、社外からの決済や代理承認において一層効率的な運用ができます。

グループウエア導入のメリット

グループウェアの導入は、多くの企業や組織に大きなメリットをもたらします。利点を理解すれば、グループウェアの運用をさらに効率よく進められるでしょう。
ここからはグループウェアが企業の業務効率化に貢献するポイントを解説します。

情報共有が迅速になる

グループウェアを導入すると、社内のコミュニケーション機能がグループウェア上に集約されます。単に当事者間のやり取りが円滑化されるだけでなく、必要であれば関係するスタッフもやり取りの内容の共有が可能です。

ツールを開くだけでレポートや議事録などのファイルが共有でき、タスク管理やスケジュールの閲覧も可能なため、迅速な情報共有が実現します。情報がスケジュールツールやメールに分散せず、確認漏れなどの人為的なミスも抑制にも役立ちます

リモートワークの促進

リモートワークの促進も、グループウェア導入のメリットです。

掲示板や社内SNS、Web会議といったグループウェアの機能を活用すれば、リモートワーク中であってもスタッフは十分にコミュニケーションをとれます。
スケジュール管理機能やファイルの共有機能により、リモートであってもプロジェクトの進捗や稼働状況が確認できます。認証や資料の受け渡しも可能です。

グループウェアは、リモートワークにおける仮想オフィス的な機能を持っているとも考えられます。

ワークフローの統制

ワークフローの統制や効率化もメリットに含まれます。

ワークフロー機能を搭載したグループウェアであれば、経費精算や勤怠に関わる申請といった部分での効率化が可能で、業務における不規則な待ち時間や承認待ちによる停滞を回避できます。
また、一般的なワークフローの書類作成、届出、申請、承認、決済といったプロセスは、グループウェアを経由すればすべて処理可能です。ワークフロー機能がない場合も、疑似的な可視化からの効率化の効果は得られます。申請と承認のフローを事前に決定しておくと、効果はさらに高まるでしょう。

事務作業の効率化

事務作業を始めとするバックオフィス業務の効率化も、グループウェアのもたらす恩恵です。

例えば設備予約機能を利用すれば、各部署の希望や使用スケジュールを一括で確認しながら予約の調整が可能です。会議室やプロジェクターの利用予約により、社内インフラ活用はさらに進むでしょう。
また、ペーパーレスによる経費削減効果や、ファイルの共有によって過去の書類をテンプレート化させる効果も大きくなります。

社内のコミュニケーションが円滑になる

グループウェアの主な目的にコミュニケーション機能があります。

導入により社内のコミュニケーションが円滑になります。例えば、ファイル共有によって資料の提示や情報共有をしやすくなるでしょう。
初対面のスタッフとの協同で、ある程度の齟齬は生まれるかもしれません。しかし、グループウェアを通じたやりとりにより客観的な視点での協議や協調が可能となります。

グループウェア導入のデメリット

グループウェア導入にはデメリットもあります。業務の形態や組織によって上手く機能しなかったり別方向の課題が明らかになったりするケースもあります。デメリットについても把握して、導入検討の際に参考にしましょう。

業務と上手く適合しない場合もある

導入対象の部署や組織の業務と、導入するグループウェアの機能がマッチしないケースもあります。組織の要因だけでなく、既に導入している業務システムとの相性といった側面にも留意しましょう。

導入するグループウェアと自社の利用環境や組織体制がマッチしているかを検証することで、グループウェアの機能を充分に活用できるかが決まります。例えば、書類ベースのバックオフィス業務はグループウェアの効果が高い一方、対外的な交渉が主である営業部門にはさほど効果がないケースもありえるでしょう。

部門や役職をまたいだコミュニケーションに向かない

グループウェアのコミュニケーション機能は、設定やセキュリティ次第では部門や役職をまたいだコミュニケーションの円滑化に寄与しない場合があります。

多くのグループウェアでは、チャットや掲示板の利用に管理者の許可が必要であり、部署や役職が違うとコミュニケーション機能が活用できません。また、意思決定フローが複数の部署や部門をまたぎ事前の根回しが必要な場合、グループウェアによる可視化が抑制されて効果は低くなります。

活用までに教育や促進コストが必要

グループウェアを導入しても、活用や実働に至るまでの教育と促進に非常に手間がかかるケースもあります。

多くのスタッフに馴染みがないシステムを導入してしまうと、多くの社員が機能を使いこなせず業務効率を落とす可能性が出てきます。グループウェアを導入する目的やメリットについて、実際に使用するスタッフの理解を得ると同時に、使用方法についての研修を行う対策が必要です。

グループウェア導入の基準

グループウェア導入は、どのような基準で判断すればよいのでしょうか。自社の体制と比較し、必要な機能の確認や費用対効果の検証など、導入基準はいくつかあります。基準を把握し、選定に役立てましょう。

必要な機能があるか

導入対象のグループウェアに、自社で必要な機能や使いたい機能が含まれているかを確認しましょう。1つのグループウェアに特化せず、業務ごとに別のツールを利用する企業もあります。

導入の判断基準として、「導入によりこれまでの課題が発見できるか」「解決するために必要な機能が備わっているか」があげられます。実際に導入しないと確認できない部分もあるため、使用期間やベータ版を活用しシミュレーションを行いましょう。

モバイル向け機能の有無

企業体制によっては、導入するグループウェアにモバイル向けの機能や専用アプリがあるか、という点もポイントです。

社外でグループウェアを利用する機会が多い部署では、スマホやタブレットなどのモバイルからでも使えるサービスが必要になります。モバイル端末の画面は小さく読みにくいため、専用アプリのないソフトウェアの場合は使えないケースも出てくるでしょう。

自社の業務に適合しているか

自社の業務や企業規模に適した製品かどうかも、重要な選定ポイントとなります。業務への適合は、検討しているグループウェアの機能や運用が、自社の業務フローと噛み合うことをいいます。

また、グループウェアにはチャットの同時接続数などの対応規模に上限があるものもあります。関係するスタッフ数がシステムが対応できる人数を超えると、導入は厳しくなるでしょう。
大規模企業に対応可能としているシステムでも、規模の上限が設けられている場合は検証が必要です。

費用対効果が見込めるか

費用対効果は営利企業にとって上位の検討ポイントです。

グループウェアの中には従量制であったり、個人のアカウントの数に応じて課金されるタイプもあります。実際に想定される人数で運用した場合、コストと期待される効果や有用性が見合うかどうかを検証しましょう。

自社の業務における有用性では、数字に表れる効果だけでなく、実際に使うスタッフの感触や使い勝手などの感想も評価ポイントとなります。ITに不慣れな現場にいきなり高度な仕様スキルが求められるシステムを導入しても、あまり効果がないといえるでしょう。

試用版での確認

グループウェアは、導入検討の材料として試用版が提供されている場合があります。

試用版は規模の制限があるものの、スタッフに使用した感想を聞いたり、短期間での効果を数値評価したりすれば導入の判断材料となります。カタログ上の性能と実際の使用感が異なるサービスもあるため、試用版で確認しましょう。

グループウェアの導入コスト相場

グループウェアの導入コストは、月額従量制課金の場合、1人あたり300円〜2,000円程度が相場です。月額固定料金のサービスの場合は、5,000円〜50,000円の価格帯のものが多数派です。ただし、月額従量制課金には1ユーザーごとにコストが決定するものと、ユーザー数ごとに段階的に料金が変化するものがあります。

料金を検証する際は、必要な機能と想定されるユーザー数を事前に想定し、その計算のもとでコストパフォーマンスを見極めましょう。

グループウェアおすすめ比較｜有料編

ここからは、有料のグループウェアでおすすめの製品を紹介します。導入を検討しているソフトと比較して、相場にのっとった選択をしましょう。

Google Workspace

Google Workspaceは、スプレッドシートやドキュメントなど、仕事で必要なGoogleアプリがほぼ1カ所に集約されたクラウド型のソフトウェアサービスです。

ドキュメントなどの使用感はWordやExcelと同様であり、手間なく扱える点がメリットです。また、ファイルを共有したり複数のスタッフで共同編集できたりする機能もあり、グループウェアとしての機能や利便性共に優れています。

LINE WORKS

LINEは、日本人の約8割が利用しているSNSのコミュニケーションツールです。このLINEをビジネス版として、グループウェアとしての機能を持たせたものがLINE WORKSです。

日常で使うLINEと同じ操作性で、カレンダー、メール、オンライン会議といった基本的な機能を持っています。法人利用を想定しているため、セキュリティ対策は通常版より高度に保護されており、安全に使用できる点も特徴といえるでしょう。

Garoon

Garoonは、10名単位の事務所から数万名にのぼる従業員のいる現場や管理職に浸透するグループウェアです。

稟議の発信から経費の申請までクラウド上で行うことができ、上長の承認や決裁も電子化できます。部署ごと、拠点ごと、案件ごとといったさまざまな切り口でポータルの作成が可能で、非常に機能の高いグループウェアです。

サイボウズoffice

サイボウズofficeは、クラウド型のグループウェアです。スケジュール管理とメッセージ機能、掲示板などにより円滑なコミュニケーションを行いつつ、ワークフロー機能などを用いて業務改善が期待できます。

スタンダードコースでは基本の13機能をすべて使用でき、プレミアムコースでは業務に合わせたカスタムアプリの作成が可能です。また、ブラウザやスマートフォンからも利用でき、出張やリモートワークの際に機能が使える点も魅力です。

kintone

kintoneは、業務アプリを集約してデータを一元管理できるサイボウズ社のクラウドサービスです。

情報を打ち込むだけでその日から無料トライアルを始めることができ、導入のハードルが低い点が特徴です。また、自社の課題に合わせ、特化したアプリを自由に作ることができる機能を備えています。使いこなせば、自社業務に適合した性能を引き出せるでしょう。

アプリの作成にはプログラミングの知識は一切不要で、エクセルを落とし込んでアプリを作ることもできます。

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、日本においてシェアの大きなグループウェアの1つであり、DX推進を支えるオールインワンの業務改善プラットフォームと呼ばれています。

特徴はクラウド型とオンプレミス型双方での導入に対応している点です。また、インターフェースが直感的でわかりやすく、多くの機能が標準で搭載されているなどの点が高く評価されています。スケジュールやワークフロー、緊急時の安否確認といったグループウェア機能に加え、文書管理やプロジェクト管理、ToDoや来訪者管理機能などを併せ持ちます。

Microsoft 365

Microsoft365は、マイクロソフト社がoffice製品の体裁でクラウド型のグループウェアを提供するために発表したシステムです。

機能としては、Microsoftofficeの機能に、チャットツールやファイルを共有するグループウェア機能が含まれたものといえます。データ管理がクラウドベースであり、万一事故や災害が起こってもデータの破損リスクが少ない点もメリットです。

グループウェアおすすめ比較｜無料編

グループウェアには、無料で提供されている製品もあります。こうした無料グループウェアは有料版ほど機能は優れていませんが、導入コストの点やグループウェアの試用という観点では非常に有効です。

GRIDY

GRIDYは、ナレッジスイート株式会社が提供するグループウェアのアプリケーションです。情報共有とコミュニケーションを強化します。

管理機能の充実が特徴で、データの管理権限を部署や役職ごとに細かく設定できます。また、スケジュールやToDo管理、チャット、タイムカード、設備予約、備品管理など、基本機能は23種類に上り、充実度は有料版に引けを取りません。ナレッジスイートが提供する他のSFAとの組み合わせも可能です。

クロジカ（旧Aipo）

クロジカ（旧Aipo）は、予定の共有が可能なスケジュール管理クラウドで、直感的に操作が可能なインターフェースと高いセキュリティが魅力のサービスです。

有料で勤怠管理やカレンダー機能、社内SNS機能などが追加できます。初期は必要な機能に絞って運用し、会社の成長に応じて徐々に機能を拡充していくような導入も可能です。導入後のサポートも充実しており、満足感の大きいグループウェアです。

R-Group

R-Groupは、東京とアメリカに拠点を置くRグループ株式会社が提供するグループウェアです。

特徴は、人数や容量制限がない完全に無料なサービスである点です。インストール不要で永久に無料なクラウド型グループウェアであり、2010年の発表以来、すでに2000社以上で導入されています。タイムカード管理、ファイル共有、チャット、スケジュール管理など、基本的な12の機能を備えていて、無料通話も可能です。

enclo

encloは、メインソリューション株式会社が提供している初心者向けのグループウェアです。

グループに参加すると、ファイルデータやメッセージチャット、メモなどのデータが、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に共有できます。
初心者向けということもあり、他の製品と比べてビジネス利用時の機能は充実しているとはいえません。しかし、チャット機能に特化していて、UIや操作性に優れたグループウェアといえます。また、有料オプションで機能の拡張もできます。