紙の帳票を減らし約300時間の業務時間を削減！コラボフローの導入で業務効率化を実現

「お客さま第一義」を基本理念に掲げ、経営を推進する金融企業

アコムグループは、ローン・クレジットカード事業、信用保証事業、海外金融事業、債権管理回収事業を主要事業と位置付け、個人ローン市場におけるシェアの拡大を目指されている企業です。
今回は、アコム株式会社の業務改革チームの北井様にコラボフローの導入の決め手や、利用方法、導入後に感じた効果についてお聞きしました。

コラボフロー導入の目的

紙を使った非効率な手続きが業務の負担になっていた

コラボフローを導入した目的は、全社の業務効率化とペーパーレス化を図ることです。導入以前、社内の申請・承認手続きに関わる紙の書類は300種類ほどあり、紙を利用する手続きは非効率だという業務目線での相談は以前からありました。
経理処理や電子稟議などは自社開発したワークフローが既にありましたが、新たな申請手続きを追加するには数百万単位の開発費用がかかり、気軽にワークフロー化することができませんでした。そのため社内における申請・承認手続きに紙を使用して、回付する作業をおこなっていましたが、承認を得るまでに時間がかかりますし、保管の手間もあります。さらに、後々閲覧するときにも探すのに時間を要するといった非効率な状況でした。
これらの課題を解決するため、ワークフローを導入することで業務効率化を図りつつ、ペーパーレスを実現する目的で導入検討を進めました。

コラボフロー選定のポイント

安さだけでなく、機能とのバランスのよさが導入の決め手に

コラボフローを導入した決め手は、フローの作成難度が低いことと、価格面です。
弊社の場合、取込対象の書類が300種類を超えていました。1つの部署だけではワークフロー化はできないため、当然各部署でワークフロー化する必要があったのですが、作成が難しいとワークフロー化が進みません。そこで視認性が高く、難度が低い製品の方が使ってもらう上で良いだろうと考えました。
気軽に、機動的にできるもので、価格面を含めて比較検討し、最終的にコラボフローに決めました。

コラボフローの活用方法

社内申請書類にコラボフローを利用し、業務効率化に着手

現在、社内の申請手続きにコラボフローを活用しています。社内申請書類のすべてを見直し、電子化を進めているところです。4月の時点で45種類の書類がコラボフロー上で完結できるようになりました。
「ツールの権限を追加してほしい」「このデータを使いたい」などというときに誰から何を依頼されて、どのように処理し、誰が承認したか、証跡を残した方が良いと判断された手続きに関してコラボフローを利用しています。
現時点で外部システムとの連携はおこなっていませんが、弊社はMicrosoft 365を使っているので、Azure ADと連携してシングルサインオン化をしています。

コラボフローの導入効果

業務時間と紙の大幅な削減に成功し、社内業務の見直しにつながった

当初の目的であった業務効率化とペーパーレス化に効果が表れています。直近で20種類以上の書類を取り込んだため最終的な効果試算はできていないものの、10月に測定した際には6種類の書類だけで、約300時間の業務時間削減と年間1,000枚を超える紙の削減につながっています。
紙の申請書を作成する必要がなくなっただけでなく、間接的な工数も削減できました。
今までは申請書を書いて、回付して、郵送して、印鑑をもらった後、綴っていました。そして綴った書類は管理簿を用意して保管場所が分かるように書庫に保管し、一定期間経過したら廃棄していました。これだけ多くのサイクルを回していましたが、コラボフロー導入によって工数の削減に成功しました。
他にも意外なところに効果が表れています。
コラボフローに書類を取り込むにあたって、そもそも本当に必要な帳票なのかどうかの見直しをおこない、結果として社内全体の帳票数が減りました。メール通知だけで済むものや既に業務として存在しない帳票が数多くあったのです。これは自身の業務を振り返るきっかけにもなりました。証跡で残す必要がないなら書類を作成する必要はない、メールで良いという意識の変化にもつながりました。

「コラボフロー化する」というのは社内言語化して、マニュアルも作りました。開発環境に制限がないというところが非常に良かったです。4月の時点でコラボフロー化が完了した書類は全体の約5分の1。書類の回付などでも時間がかかっていましたので、すべての帳票がコラボフロー化できれば年間万単位の時間がさらに削減できそうです。

今後の展望

すべての帳票を「コラボフロー化」し、さらなる業務時間削減を目指す

今後、ユーザー数を追加してコラボフローに取り込む書類を増やしていく予定です。効率化が図れるものがあればやっていこうと計画を立てています。今は各担当から依頼を受けて業務統括部が単独でコラボフロー化を進めていますが、今後は業務統括部の一極集中を分散させるため、部室ごとに担当を置いて進めていきます。ユーザー数を増やす方向性で、実際に誰にユーザーアカウントを割り当てるかを検討しているところです。今後もさらなる活用方法を見つけてうまく運用していきたいと思います。