社内の各申請において、承認・決裁ルールはどうなっていますか?

スタートアップや組織規模の小さい企業様ではなんでも「社長決裁」という場合もあります。また、経費関係は経理部長、休暇申請や休日出勤届などは総務・人事部長が決裁権を持っているなど、業務の部署ごとに決裁権を持っている場合もあります。このように企業によって承認・決裁ルートは様々です。

今回はワークフローシステムを利用し、複雑な申請・承認ルートでも混乱することなく、効率的な意思決定を行う方法について紹介します。

承認・決裁とは

社内における「承認」とは、その申請を正当なものと認めることです。また、「決裁」は権限のある者が組織としての意思決定を行う(決断を下す)ことです。承認よりも決裁の方が強い意味を持ち、決裁の前段階に承認があることが多いです。

承認や決裁の権限は、申請の内容ごとに異なる場合が多く、承認や決裁のルートはさまざまです。

承認の必要性

承認を得ることをめんどくさいと感じる人もいると思いますが、承認の工程は組織において「内部統制」「記録を残す」「効率的な意思決定」を行うために必要です

内部統制

企業には多くの人がいます。そのすべてが独断で判断を行ったら、企業で起こっていることを把握しきれなくなります。独断で誤った判断を行ったせいで、のちに企業の存続を脅かす大きな問題になることもありえます。当事者は誰にも相談していないわけですから、おおごとになるまで誰も対処できないということもありえます。このような状況は組織としてあってはなりません。

また、他者に承認を行ってもらうことで、申請書の不備や不正を防ぐこともできます。

これらの理由から、承認という過程はとても必要です。最近では、企業として社会的責任を果たすことが重視されており、企業経営において、コンプライアンスの強化も求められています。それに伴い、内部統制を強化するニーズも高まっています。

記録を残すメリット

いつ誰が申請し、誰がどのような判断を下したのかを記録しておくことで不正を予防・発見できます。また、何かを誤った際に間違えた箇所を確認することができるため、再発を防止することもできます。さらに記録を残しておくことで、責任の所在を明確にできます。

また、申請書の中には税務調査などでの証拠書類として保管が義務づけられているものもあります。

効率的な意思決定を行うため

承認を得ることは、時には面倒に思えるかもしれません。しかし承認を得ずに問題が起こった場合、その後始末は組織として行う必要があります。問題が起これば結局多くの時間と手間がかかってしまいます。また、時として企業の存続を揺るがすような事態も起こりえます。周りの人に相談し、必要な人に話を通し、然るべき人から承認を得て、決裁者に意思決定を促すことで、トラブルを未然に防ぐことができます。また、万が一問題が起こった場合も責任の所在や発生の経緯がはっきりするので、一見面倒に見える承認作業も、実は一番簡潔で効率的な意思決定の方法なのです。

承認の種類

直線型

承認ルートでもっともシンプルなのがこの「直線型」です。指定されたルートに沿って、申請→承認→決裁の流れが直線的に進みます。承認者や決裁者は、申請者の上級職位や特定の職位です。直線型には、指名型と条件分岐型があります。

  • 指名型                                                
    直線ルート上にある承認者が、必要に応じて承認者を追加する
  • 条件分岐型                                              
    申請内容や金額によって承認者を分ける

並列型

同時に複数のルートで承認フローが進むものです。並列型には以下の種類があります。

  • OR承認                                               
    いずれかのルートで承認されれば決裁ステップへ進む
  • AND承認・合議                                            
    承認ステップに存在する承認者全員の承認を必要とする
  • 多数決                                                 
    複数のルートのうち過半数の承認で決裁ステップへ進む 

たとえば、PCの貸出申請で課長か部長が承認すれば進む場合はOR承認を利用します。

AND承認・合議は、複数人の承認が必要な場合に利用します。部署をまたぐような場合や組織への影響が大きい申請で使用される場合が多いです。例えばイベントの出展や新商品の企画書での利用が例として挙げられます。

多数決は、部署内で使う備品の購入申請などで利用されます。賛成多数なら購入するということにしておけば、多数決を取ったあとに改めて購入申請をする必要がなくなります。

ワークフローシステムを導入して承認・決裁を効率的に

紙で承認・決裁を取る場合は、1枚の紙が順々に承認者・決定者を回るので時間がかかります。これをシステム化をすると、同時に複数の承認を得ることや、申請書に対する他の承認者のコメントを見ることもでき、迅速な意思決定を行えます。また、承認の進捗状況も確認できるため、申請が止まっていないかを把握でき、滞っている承認者にはメールなどで催促通知を送ることも可能です。

金額や申請者、日付など、さまざまな条件に応じて承認ルートを自由に変更できる製品もあります。たとえば、物品購入申請なら1万円未満は課長を通り、1万円以上は部長も通る承認ルート、見積発行申請なら、見積金額が300万円未満の場合は課長を通り、300万円以上の場合は部長も通る承認ルートなど、柔軟に変更することで迅速な承認・決裁ができます。

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決裁前に合議する場合は、他の承認者の意見にあらかじめ目を通せるため、合議をより効率的に行うことが可能です。また、誰がいつ承認したか、どのようなコメントをしたかなどのログが残るため承認・決裁後の見直しをスムーズに行えます。そして、承認者も最終的な決裁者の判断が適正かどうかを把握できます。

また、ワークフローシステムを利用することで、決裁後の確認作業も簡単に行えます。たとえば、物品購入申請後の発注作業を行う場合、物品購入申請書を利用し、発注申請書を作成し、発注作業を行えます。このように1つの申請書の決裁後に、新たな申請書や他の作業が発生する際の作業を効率化できます。

さらに、システム化しておくことにより、業務の拡大や変更に伴い、承認・決裁ルートを簡単に変更できます。

ワークフローシステムをより良く活用するために

システムを最大限に活用するために以下の見直しを行うといいでしょう。

  • 承認ルートの見直し
  • 決裁権の見直し

各種申請書の承認ルートをシステムに設定するにあたり、今までの承認ルートを見直す必要があります。紙で回していた頃は場所やフロアなどの制限がかかっていたものが、システム化することで物理的な制約がなくなり、適切なルートを組み直せることもあります。

承認ルートが長すぎると完了するまでに時間がかかります。逆にルートが短すぎると必要な関係者がルートから外れてしまいます。また、ルートが複雑だと無駄に時間がかかってしまうこともあります。承認する部署や担当者、人数が適正であるかどうかも見直しましょう。

承認ルートは申請書の種類や内容に応じて適切な人数を割り当て、必要最小限でシンプルにまとめましょう。

承認ルートを見直すにあたり、決裁者も見直す必要があります。企業としての意思決定を行うにあたり、内容に応じて専門家や経験者などの意見が必要な場合もあると思います。なんでも社長が決裁するのではなく、決裁権を営業部長や総務部長に委ね、社長は決裁後の確認者として入れておくことで、承認・決裁業務の集中を防ぎ、企業として必要な意思決定を適切に行うことができます。

申請の内容に応じて承認・決裁すべき人を見極め承認ルートを設定しましょう。

まとめ

紙で回していた申請書をシステム化することで、申請から決裁までのフローの中で起こっていた、「承認ルートがわからない」「離席していて渡せない」「なかなか申請書が回ってこない」「質問事項や相談があって時間がかかってしまう」といった紙運用のストレスを解消できます。

ワークフローシステムを最大限活用するには、自社の承認ルートや決裁者の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。物理的な回覧に合わせた非効率的なルートを見直し、改めることで迅速な意思決定ができ、業務効率化に繋がります。

業務の拡大や企業の成長に合わせ、内部統制の強化や業務分掌を行う際にも、ワークフローシステムを導入していれば、承認・決裁ルートの見直しが簡単に行えます。コラボフローでは、承認ルートの作成や変更もパズル感覚で簡単に誰でも行えます。運用中でも承認ルートの追加や修正は自由自在です。

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