判定者一覧で経路設定

概要

申請部署に応じた判定者を一覧化し、コラボフローにマスターとして登録して経路設定に利用する設定例です。
複雑な承認経路をシンプルに実現でき、メンテナンスを効率化できます。

こんな場合におすすめです

  • 判定者が複数部門を横断的に管轄している
  • 判定者が管轄する部門やチームが頻繁に変わる など

例えば下図オレンジ色枠の「藤山史郎」さんは、営業部署だけでなく製造2課とシステム管理も担当しており、担当する部門が頻繁に変わります。

本記事では、このようなケースでご活用いただける設定例をご紹介します。

申請時の動き

申請時、申請者がフォームのマスター連携パーツ(虫眼鏡アイコン)をクリックします。

申請部署に応じてマスターから該当する判定者情報がフォーム内に自動セットされます。
申請書にセットされた内容に従って、判定者が決定します。

実際の画面操作イメージです。

設定概要

おおまかな設定手順は以下のとおりです。

  1. マスター登録
    部署別判定者一覧のCSVを作成し、コラボフローにマスターとして登録します。
  2. フォーム設定
    フォーム内に以下のフォームパーツを設定します。
    ①申請部署:テキスト(一行)パーツ(ノーマル)
    ②各判定者:テキスト(一行)パーツ(ノーマル)
    ③担当局長:マスター連携パーツ
  3. 経路設定
    該当する経路に、判定アイテム(判定方法:フォーム内指定)を必要な判定者の数設置します。

設定詳細

1.マスター登録

判定者一覧(申請部署と、担当する判定者の氏名とユーザーIDの一覧表)を作成します。

作成した一覧表のCSVファイルを作成します。

コラボフローにマスターとして登録します。

2.フォーム設定

該当するフォームに、以下のフォームパーツを設定します。

申請部署:テキスト一行)パーツ(ノーマル)

手順1で作成したマスターから、該当するデータを絞込む際の条件として使用します。
申請部署を自動表示させる際は
× Excelファイルに設定する予約キーワード{requesterusergroup}ではなく
〇 テキスト(一行)パーツにデフォルト値[requesterusergroup]で設定します。

各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄: テキスト(一行)パーツ(ノーマル)

マスターを参照し、該当する判定者の情報を自動セットするための欄です。
テキスト(一行)パーツ(ノーマル)を設定します。

③担当局長:マスター連携パーツ

各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄にマスターの値を自動セットするためにマスター連携パーツを設定します。

■ マスター連携パーツ>検索条件タブ

  • 連携するマスター:手順1で作成したマスターを選択します。
  • KEYフィールド メイン:この欄にセットしたい項目を選択します。
  • KEYフィールド 絞込1:マスターの項目「申請部署」と、①で設定した「申請部署」を関連付けます。

■ マスター連携パーツ>データ配置タブ

  • ②で設定した各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄に、該当するマスターの項目を配置するよう設定します。

ご参考までに、本記事で使用しているフォームのテンプレートファイルをご紹介いたします。
コラボフローにインポートしてご利用いただけます。(※別途、マスター連携の設定が必要です。)

3.経路設定

経路の任意の場所に、判定アイテム(判定方法:フォーム内指定)をフォームの判定者欄と同じ数設定します。

判定アイテム

  • 判定方法:フォーム内指定 を選択します。
  • パーツ:フォームの「マスターから参照した判定者のユーザーIDをセットするパーツ」を選択します。
    例)判定段階「担当局長」を設置する場合、フォームの「担当局長ユーザーIDパーツ」を選択します。
  • 判定者:ユーザーID を選択します。
  • 承認条件等は貴社の運用形態に合わせた内容で設定してください。

活用のポイント

  • 本記事ではマスターとフォーム内指定にユーザーIDを利用していますが、グループコードでも同様の設定が可能です。
  • 本記事ではマスターの絞り込み条件を申請部署に設定していますが、マスターとフォームそれぞれに同じ絞込み用項目を設けることで、他の条件でも絞り込みができます。
  • ※代理申請時はご注意ください※
    代理申請時のテキスト一行パーツのデフォルト値による申請部署表示について
    代理申請時は、代理申請を行ってもらうユーザーではなく、ログインしているユーザーの所属部署が表示されるため、申請部署の内容を手動で変更していただく必要があります。

関連記事

マスターの設定や活用方法はこちらでご紹介しています。

類似する設定例

フォーム設定の類似例です。

マスターを活用した経路設定例です。

テンプレートファイルについて

テンプレートファイルをコラボフローにインポートする手順は以下をご覧ください。

インポートしたExcelフォームを修正する際は、インポートしたフォームのフォーム編集画面>履歴タブからExcelファイルをダウンロードして修正し、 Excelフォーム編集画面で再アップロードしてください。