概要

申請部署に応じた判定者を一覧化し、コラボフローにマスターとして登録して経路設定に利用する設定例です。
複雑な承認経路をシンプルに実現でき、メンテナンスを効率化できます。

こんな場合におすすめです

  • 判定者が複数部門を横断的に管轄している
  • 判定者が管轄する部門やチームが頻繁に変わる　など

例えば下図オレンジ色枠の「藤山史郎」さんは、営業部署だけでなく製造2課とシステム管理も担当しており、担当する部門が頻繁に変わります。

本記事では、このようなケースでご活用いただける設定例をご紹介します。

申請時の動き

申請時、申請者がフォームのマスター連携パーツ（虫眼鏡アイコン）をクリックします。

申請部署に応じてマスターから該当する判定者情報がフォーム内に自動セットされます。
申請書にセットされた内容に従って、判定者が決定します。

実際の画面操作イメージです。

設定概要

おおまかな設定手順は以下のとおりです。

  1. マスター登録
    部署別判定者一覧のCSVを作成し、コラボフローにマスターとして登録します。
  2. フォーム設定
    フォーム内に以下のフォームパーツを設定します。
    ①申請部署：テキスト（一行）パーツ（ノーマル）
    ②各判定者：テキスト（一行）パーツ（ノーマル）
    ③担当局長：マスター連携パーツ
  3. 経路設定
    該当する経路に、判定アイテム（判定方法：フォーム内指定）を必要な判定者の数設置します。

設定詳細

１．マスター登録

判定者一覧（申請部署と、担当する判定者の氏名とユーザーIDの一覧表）を作成します。

作成した一覧表のCSVファイルを作成します。

コラボフローにマスターとして登録します。

２．フォーム設定

該当するフォームに、以下のフォームパーツを設定します。

①申請部署：テキスト（一行）パーツ（ノーマル）

手順１で作成したマスターから、該当するデータを絞込む際の条件として使用します。
申請部署を自動表示させる際は
×　Excelファイルに設定する予約キーワード{requesterusergroup}ではなく
〇　テキスト(一行)パーツにデフォルト値[requesterusergroup]で設定します。

②各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄： テキスト（一行）パーツ（ノーマル）

マスターを参照し、該当する判定者の情報を自動セットするための欄です。
テキスト（一行）パーツ（ノーマル）を設定します。

③担当局長：マスター連携パーツ

各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄にマスターの値を自動セットするためにマスター連携パーツを設定します。

■ マスター連携パーツ＞検索条件タブ

  • 連携するマスター：手順１で作成したマスターを選択します。
  • KEYフィールド　メイン：この欄にセットしたい項目を選択します。
  • KEYフィールド　絞込１：マスターの項目「申請部署」と、①で設定した「申請部署」を関連付けます。

■ マスター連携パーツ＞データ配置タブ

  • ②で設定した各判定段階の判定者の氏名、ユーザーID欄に、該当するマスターの項目を配置するよう設定します。

ご参考までに、本記事で使用しているフォームのテンプレートファイルをご紹介いたします。
コラボフローにインポートしてご利用いただけます。（※別途、マスター連携の設定が必要です。）

ダウンロード
C0080稟議書（判定者一覧）　フォームのテンプレートファイル

ダウンロード後、このままコラボフローにインポートしてください。
※解凍・再Zip化しないでください。

３．経路設定

経路の任意の場所に、判定アイテム（判定方法：フォーム内指定）をフォームの判定者欄と同じ数設定します。

判定アイテム

  • 判定方法：フォーム内指定　を選択します。
  • パーツ：フォームの「マスターから参照した判定者のユーザーIDをセットするパーツ」を選択します。
    例）判定段階「担当局長」を設置する場合、フォームの「担当局長ユーザーIDパーツ」を選択します。
  • 判定者：ユーザーID　を選択します。
  • 承認条件等は貴社の運用形態に合わせた内容で設定してください。

活用のポイント

  • 本記事ではマスターとフォーム内指定にユーザーIDを利用していますが、グループコードでも同様の設定が可能です。
  • 本記事ではマスターの絞り込み条件を申請部署に設定していますが、マスターとフォームそれぞれに同じ絞込み用項目を設けることで、他の条件でも絞り込みができます。
  • ※代理申請時はご注意ください※
    代理申請時のテキスト一行パーツのデフォルト値による申請部署表示について
    代理申請時は、代理申請を行ってもらうユーザーではなく、ログインしているユーザーの所属部署が表示されるため、申請部署の内容を手動で変更していただく必要があります。

関連記事

マスターの設定や活用方法はこちらでご紹介しています。

類似する設定例

フォーム設定の類似例です。

マスターを活用した経路設定例です。

テンプレートファイルについて

テンプレートファイルをコラボフローにインポートする手順は以下をご覧ください。

インポートしたExcelフォームを修正する際は、インポートしたフォームのフォーム編集画面＞履歴タブからExcelファイルをダウンロードして修正し、 Excelフォーム編集画面で再アップロードしてください。