文書の閲覧・検索権限に関する各設定の影響範囲や違い、ポリシー設定などをご紹介します。
公開したくない申請書が閲覧可能になってしまうといった「意図せぬ文書公開」を防ぐために、本稼働前にぜひお目通しください。
参考動画
機能紹介セミナー「文書の検索・閲覧設定」
文書の閲覧範囲や権限の設定についてご紹介します。
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検索できる文書の基本の考え方 |
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・原則２ システム管理者または監査権限を保持するユーザーは、全ての文書が検索・閲覧可能 |
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・原則３ 文書、グループごとにコントロールしたい場合 |
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ポリシー設定 所属部署の申請を検索可能 |
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ポリシー設定 検索画面で絞込みを許可 |
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検索許可設定で検索範囲をコントロール |
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文書公開アイテム |
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＜よくあるご質問＞ |
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Ｑ：検索許可、文書公開アイテムは役職単位で設定できますか？ |
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Ｑ：部の下に課が所属する組織階層の場合、部と課の全体に公開したい場合は、検索許可や文書公開アイテムでは部を選択するのでしょうか？ |
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Ｑ：人事部に所属する社員にのみ、個人情報に関する申請を検索・閲覧許可したい。所属を抜けたら、閲覧できなくしたい。 |
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Ｑ：あらたに配属された新部長へ、過去、旧部長が承認した文書の検索・閲覧許可を与えたい（検索・閲覧権限を移譲したい） |
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Ｑ：特定の文書（例.稟議書の中でも、この1枚のみ）を特定ユーザーに検索・閲覧許可を与えたい。 |
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Ｑ：複数メンバーで承認（OR承認）時にスキップされた場合、検索・閲覧はどうなりますか？ |
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＜質疑応答＞ |
| 00:23:48 |
Ｑ：組織管理で別グループに異動させた場合、以前所属していた部署に公開されていた文書は閲覧できますか？ |