文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編

文書の閲覧・検索権限に関する各設定の影響範囲や違い、ポリシー設定などをご紹介します。
公開したくない申請書が閲覧可能になってしまうといった「意図せぬ文書公開」を防ぐために、本稼働前にぜひお目通しください。

参考動画

機能紹介セミナー「文書の検索・閲覧設定」

文書の閲覧範囲や権限の設定についてご紹介します。

00:01:48

検索できる文書の基本の考え方
・原則1 自分が申請・判定した文書はいつでも閲覧、検索可能

00:03:12

・原則2 システム管理者または監査権限を保持するユーザーは、全ての文書が検索・閲覧可能

00:05:12

・原則3 文書、グループごとにコントロールしたい場合

00:05:46

ポリシー設定 所属部署の申請を検索可能

00:07:27

ポリシー設定 検索画面で絞込みを許可

00:08:54

検索許可設定で検索範囲をコントロール

00:10:44

文書公開アイテム

00:15:44

<よくあるご質問>
Q:フォーム設定(検索許可)と経路設定(文書公開アイテム)のどちらが優先されますか?

00:16:46

Q:検索許可、文書公開アイテムは役職単位で設定できますか?

00:17:21

Q:部の下に課が所属する組織階層の場合、部と課の全体に公開したい場合は、検索許可や文書公開アイテムでは部を選択するのでしょうか?

00:18:12

Q:人事部に所属する社員にのみ、個人情報に関する申請を検索・閲覧許可したい。所属を抜けたら、閲覧できなくしたい。

00:19:07

Q:あらたに配属された新部長へ、過去、旧部長が承認した文書の検索・閲覧許可を与えたい(検索・閲覧権限を移譲したい)

00:20:06

Q:特定の文書(例.稟議書の中でも、この1枚のみ)を特定ユーザーに検索・閲覧許可を与えたい。

00:20:35

Q:複数メンバーで承認(OR承認)時にスキップされた場合、検索・閲覧はどうなりますか?

00:22:22

<質疑応答>
Q:閲覧権限を後から付与した時、経路設定の文書公開アイテムは過去分(文書公開アイテム設置前の分)には効き目がないとのことでしたが、フォーム設定の検索許可設定は過去に遡ると思って良いのでしょうか?

00:23:48

Q:組織管理で別グループに異動させた場合、以前所属していた部署に公開されていた文書は閲覧できますか?

機能紹介セミナー「ポリシー設定」

コラボフローの機能「ポリシー設定」についてご紹介いたします。

00:02:25

ポリシー設定とは

00:03:42

▼環境設定のポリシー設定

00:04:58

検索の範囲に関するポリシー設定
・所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする

00:06:37

・申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する

00:08:38

・他の人が申請した文書を再利用申請・転記申請することを許可する

00:09:40

・完了していない申請の再利用申請を許可する

00:10:29

一括承認に関するポリシー設定
・一括承認を許可する

00:11:40

新規文書画面に関するポリシー設定
・新規文書画面に「経路の説明」を表示する

00:12:12

判定履歴に関するポリシー設定
・判定履歴の表示位置を文書の 上部/下部 にする

00:14:18

代理申請/代行判定/決裁後取消に関するポリシー設定
・代理申請を許可する

00:14:41

・代行判定設定を許可する(個人設定)

00:15:20

・決裁後取り消しを許可する

00:16:45

差し戻しに関するポリシー設定
・差し戻しのデフォルトを直前の承認者にする

00:17:42

判定者検索に関するポリシー設定
・「上位階層の役職者」が指定されている時、最初の判定者が見つかった時点で探索を停止する

00:20:00

回覧、完了時通知メールに関するポリシー設定
・回覧者によるフォーム内容の編集を許可する

00:21:26

・ 判定時の「完了通知メール受け取り希望」チェックをデフォルトでONにする

00:22:18

添付ファイルに関するポリシー設定
・申請書に添付したファイルをプレビュー表示可能にする

00:22:58

申請者コメントに関するポリシー設定
・申請者コメントを許可する

00:23:51

受信・送信フォルダに関するポリシー設定
・終了した申請を受信・送信フォルダに残す期間

00:25:14

申請部署に関するポリシー設定
・申請部署の初期選択を 最下位/最上位 階層の所属部署にする

00:26:26

▼フォーム設定のポリシー設定

00:26:49

印刷に関するポリシー設定
・申請書画面に印刷ボタンを表示する

00:28:17

・一括承認を有効にする

00:29:14

よくあるご質問
・特定の申請書のみ、申請者と所属が同一のユーザーに申請を閲覧させたい場合の設定を教えてください。

00:30:19

・特定のユーザーのみ代理申請を許可したいのですが、可能でしょうか?

00:31:01

・メイングループが未設定の場合、申請部署の初期選択を最下位階層の所属部署に設定していた場合、同階層で所属が複数ある場合、どのような条件で初期選択されるでしょうか。

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