文書の閲覧・検索権限に関する各設定の影響範囲や違い、ポリシー設定などをご紹介します。
公開したくない申請書が閲覧可能になってしまうといった「意図せぬ文書公開」を防ぐために、本稼働前にぜひお目通しください。
参考動画
機能紹介セミナー「文書の検索・閲覧設定」
文書の閲覧範囲や権限の設定についてご紹介します。
00:01:48 |
検索できる文書の基本の考え方 |
00:03:12 |
・原則2 システム管理者または監査権限を保持するユーザーは、全ての文書が検索・閲覧可能 |
00:05:12 |
・原則3 文書、グループごとにコントロールしたい場合 |
00:05:46 |
ポリシー設定 所属部署の申請を検索可能 |
00:07:27 |
ポリシー設定 検索画面で絞込みを許可 |
00:08:54 |
検索許可設定で検索範囲をコントロール |
00:10:44 |
文書公開アイテム |
00:15:44 |
<よくあるご質問> |
00:16:46 |
Q:検索許可、文書公開アイテムは役職単位で設定できますか? |
00:17:21 |
Q:部の下に課が所属する組織階層の場合、部と課の全体に公開したい場合は、検索許可や文書公開アイテムでは部を選択するのでしょうか? |
00:18:12 |
Q:人事部に所属する社員にのみ、個人情報に関する申請を検索・閲覧許可したい。所属を抜けたら、閲覧できなくしたい。 |
00:19:07 |
Q:あらたに配属された新部長へ、過去、旧部長が承認した文書の検索・閲覧許可を与えたい(検索・閲覧権限を移譲したい) |
00:20:06 |
Q:特定の文書(例.稟議書の中でも、この1枚のみ)を特定ユーザーに検索・閲覧許可を与えたい。 |
00:20:35 |
Q:複数メンバーで承認(OR承認)時にスキップされた場合、検索・閲覧はどうなりますか? |
00:22:22 |
<質疑応答> |
00:23:48 |
Q:組織管理で別グループに異動させた場合、以前所属していた部署に公開されていた文書は閲覧できますか? |
機能紹介セミナー「ポリシー設定」
コラボフローの機能「ポリシー設定」についてご紹介いたします。
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ポリシー設定とは |
00:03:42 |
▼環境設定のポリシー設定 |
00:04:58 |
検索の範囲に関するポリシー設定 |
00:06:37 |
・申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する |
00:08:38 |
・他の人が申請した文書を再利用申請・転記申請することを許可する |
00:09:40 |
・完了していない申請の再利用申請を許可する |
00:10:29 |
一括承認に関するポリシー設定 |
00:11:40 |
新規文書画面に関するポリシー設定 |
00:12:12 |
判定履歴に関するポリシー設定 |
00:14:18 |
代理申請/代行判定/決裁後取消に関するポリシー設定 |
00:14:41 |
・代行判定設定を許可する(個人設定) |
00:15:20 |
・決裁後取り消しを許可する |
00:16:45 |
差し戻しに関するポリシー設定 |
00:17:42 |
判定者検索に関するポリシー設定 |
00:20:00 |
回覧、完了時通知メールに関するポリシー設定 |
00:21:26 |
・ 判定時の「完了通知メール受け取り希望」チェックをデフォルトでONにする |
00:22:18 |
添付ファイルに関するポリシー設定 |
00:22:58 |
申請者コメントに関するポリシー設定 |
00:23:51 |
受信・送信フォルダに関するポリシー設定 |
00:25:14 |
申請部署に関するポリシー設定 |
00:26:26 |
▼フォーム設定のポリシー設定 |
00:26:49 |
印刷に関するポリシー設定 |
00:28:17 |
・一括承認を有効にする |
00:29:14 |
よくあるご質問 |
00:30:19 |
・特定のユーザーのみ代理申請を許可したいのですが、可能でしょうか? |
00:31:01 |
・メイングループが未設定の場合、申請部署の初期選択を最下位階層の所属部署に設定していた場合、同階層で所属が複数ある場合、どのような条件で初期選択されるでしょうか。 |