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ビジネスでデジタル化やDXが話題になると、「業務改善や業務フローの見直し」がよく聞かれます。見直しの例として紹介されるものがBPRやBPO、RPAなどの施策です。今回は、これらの単語の意味や違い、業務改善や効率化との関係を解説します。
BPR、BPO、RPAとは
BPRは、Business Process Re-engineering（ビジネスプロセスリエンジニアリング）、BPOはBusiness Process Outsourcing（ビジネスプロセスアウトソーシング）、RPAはRobotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略語です。それぞれの意味を解説します。
BPRとは
BPRには、”Re-engineering”、再構築という言葉が含まれます。
この言葉が指すように、BPRとは既存の業務プロセスを抜本的に改革し、再構成することを意味します。既存の仕組みや週間を再構築して大きく変化、改善させるようなニュアンスです。
会社の業務プロセスを大きな視点で改革し、業務フローや情報システム、職務内容を見直します。このため、業務改善ではなく、業務「改革」と言い換えられる場合もあります。
BPOとは
BPOは、業務プロセスの一部のプロセスについて、専門業者へ外部委託する経営戦略を指す言葉です。
同じような言葉に外注あるいは請負がありますが、外注が特定の内容を短期的に依頼することに対し、BPOは一連のプロセスを丸ごと委託する点が異なります。
単発的な外注ではなく、今まで会社が担ってきた業務を継続的、かつ幅広い視野でアウトソーシングすることを意味します。会社の業務プロセス内に外部委託部分を組み込み、企業の方針や目的を共有し、情報交換やフィードバックが求められるでしょう。
RPAとは
RPAとは、電子化とIT技術により、業務プロセスの一部の自動化を意味します。事務系の定型作業を自動化、代行するツールを導入し、業務の一部を自動化する施策です。
対象となるものは、作業手順が定まって人間の判断が必要とされない定型業務です。業務フローの中で、特定の業務を自動化し、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止をします。複雑な作業や思考力を求められる業務には対応できません。
BPR、BPO、RPAの違い
BPR、BPO、RPAには、相互に重なる部分もありますが、異なる点もあります。主に対象とする業務の範囲や導入目的、効果などが異なります。
BPRとBPO、RPAの3つの施策の共通点と相違点を解説します。
BPOとRPAの違い
BPOはIT技術やAIで業務を自動化するツールです。
自動化できる内容には制限がありますが、定型作業が主体の業務で劇的な効果を発揮します。1つの業務よりプロセスを長期的に外部委託する施策です。
RPAは業務の中のフローの一部の効率化に寄与します。一方、BPOは大きなプロセスを委託するため、対象の範囲が異なります。
業務を効率化する点では、両方ともBPRの施策の1つといえるでしょう。
RPA/BPOとBPRの違い
BPRとRPAやBPOの主な違いは、範囲です。
BPRは業務プロセス全体を検証し効率化や改善を図りつつ、プロセスを再構成します。
その過程で、必要に応じて選択される施策がBPOやRPA関係です。
この違いは、それぞれの目的にも表れます。BPOやRPAの目的は業務の効率化や生産性の向上で、BPRの目的はビジネスや組織における問題点の抜本的な改善です。
BPRで業務効率化や生産性向上が必要と判断されれば、BPOやRPAが社内での実施を推進することができます。
BPR、RPA、BPOと間違える言葉とは
BPRやRPA、BPOに関する用語として、業務プロセスや業務フロー、ワークフロー、業務効率化などが挙げられます。
業務プロセスは企業活動の大まかな枠組みで、業務フローは人事や総務などの部署単位での実務の流れや相互関係を表す言葉です。業務フローには実務の流れの可視化する意味があり、ワークフローはほぼ同義語として使われます。
また、業務プロセスの改善と業務効率化は、同じ意味で使用されることもあります。しかし、業務効率化はあくまで業務プロセスの改善の一端であり、BPRの枠組みで語られる用語です。
BPR、BPO、RPAが必要とされる背景
BPR、BPO、RPAが必要とされる背景には、包括的にBPRが求められる現状があります。
現代の国内企業は、急速なデジタル化に加え、少子高齢化にともなう働き手不足の問題と、国際市場での競争力を維持する課題が課せられています。これらの課題に対応するために、企業活動の抜本的な見直しが求められるでしょう。
RPAは定型的作業を軽減し負担を緩和し、BPOは長期的委託により自社業務への人材の集中や効率化をもたらします。把握された課題にこれらの施策を実施して、業務プロセスの課題の刷新でBPRが完遂されます。
BPR・BPO・RPAそれぞれが解決できる課題とは
BPRとBPO、RPAはそれぞれ目的と範囲が異なり、解決できる課題も異なります。それぞれの施策が対応できる課題を知ると、適切な選択ができるでしょう。
ただし、それぞれの施策が適切かどうかは、企業の状況や業務内容によって変わります。
BPRが解決できる課題
BPRは、業務プロセス全体を見直す施策です。業務内容を整理し、再検討します。意思決定プロセスをはじめとする、組織が拡大する過程で問題が発生しがちな要素の改善や改革が可能です。
また、人材の配置を最適化したり、生産性を向上させたりする複数の施策を組み合わせた適用もできるでしょう。
意思決定の迅速化やリスクマネジメントの強化は、取り組むことが難しい課題です。課題を明確にしたうえでBPRを実施すると、反発が少なく、受け入れられやすいでしょう。
BPOが解決できる課題
BPOは、業務の中で会社にとって負担となる業務を外部委託する施策です。経験があり専門性の高い業者に委託し、長期を前提とした委託をすると、自社で実施するよりも経費や時間を削減できます。
また、業務の達成レベルが標準化されるため、業務の質も向上するでしょう。社員や経営資源をよりコアな業務に集中させられて、業務の効率化が図れます。
RPAが解決できる課題
RPAは業務を自動化します。人件費の最適化と、人手不足の解消に寄与するでしょう。
また、定型作業にともなう人為的ミスを削減して、人的資源をコア業務に集中できます。
RPAツールは数多くありますが、多くのツールは書類の電子化とネットワーク上の承認を必要とします。RPAの導入が企業の電子化やその拡大につながれば、企業のDX実現へも貢献するでしょう。社内手続きの電子化は、紙資源の削減や、書類の共有や検索性の向上、業務改善につながります。
BPR、BPO、RPA導入メリット・デメリット
BPRやBPO、RPAには多くのメリットとデメリットがあります。主なメリットとデメリットは以下のとおりです。
メリット デメリット BPR 部署をまたいだ課題解決が可能
業務が可視化できる
組織を刷新できる大幅に時間と労力がかかる
中断しづらいBPO コアとなる業務に集中できる
コストの削減になる
高レベルのサービスを受けられる内製化がしにくい
スキルや知識が蓄積しない
情報漏洩のリスクがあるRPA 人件費がカットできる
24時間稼働できる
人為的ミスがなくなる業務がブラックボックス化する
情報漏洩リスクがある
バグやシステム障害で業務がストップするBPR、BPO、RPA導入のメリット・デメリット
自社に合ったBRPの進め方
BRPは、業務プロセスの抜本的改革であり、課題や改善ポイントは企業により異なります。自社に合うBRPの実施のためには、何をすればよいのでしょうか。
最初に取り組むことは、自社の業務フローの可視化と見直しです。各部署での業務フローを可視化すると、多くの課題が発見できます。
また、業務フローと自社の将来像や改善したい業務を突き合わせると、BPOやRPAを導入するポイントも見えてくるでしょう。
ECRC、PDCAサイクル、ロジックツリーなどフレームワークの活用もおすすめです。
企業のBPR成功につなげるワークフローとは
ワークフローとは、業務の可視化です。ワークフローシステムの導入は社内業務の電子化を促進します。
ワークフローシステムを導入すると、業務の可視化が実現し、アナログな非効率な業務の洗い出しと改善につながります。さらに、電子化したデータを活用して業務の効率化が図れるでしょう。
コラボフローは、クラウドベースのワークフローシステムです。とても簡単な操作と豊富なワークフロー機能を利用して、あらゆる業務を電子化できます。「効率よく業務を進めたい」「社内の業務プロセスを整理したい」と考えている担当者の方は、ぜひコラボフローの導入を検討してください。
まとめ
BPR、BPO、RPAは、それぞれ企業の業務効率化や改善に役立つツールです。BPRを実行する過程でBPOやRPAの導入の検討がされます。
コラボフローは、業務を可視化し、書類作成の一部自動化も可能なツールです。バックオフィス業務のBPRとして導入できます。ご興味がある方はこちらをご覧ください。
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