この記事の目次
稟議システムを導入するメリット・デメリットは？選び方や手順、注意点
「紙の稟議書がなかなか回ってこない」
「稟議フローがわかりにくい」
「申請内容をメールで何度も確認してしまう」。
こうした稟議業務の「ちょっとした手間」も、積み重なると大きなロスになります。
特に総務や経理のような管理部門では、日々の業務に追われながら、非効率な稟議フローに頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。
「もっとスムーズに進められたら」
「誰のところで止まっているのか把握できれば良いのに」と感じたことがあるなら、稟議システムの導入を検討するタイミングかもしれません。
この記事では、稟議システムを導入するメリット・デメリットから、導入手順や選び方、注意点まで解説します。
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稟議システムを導入するメリット
稟議業務を紙やExcel、メールで行っていると、どうしても手間と時間がかかってしまいます。
そこで稟議システムを導入すると、これまで煩雑だった業務を効率化し、組織全体の生産性を高められる可能性があります。
まずは、稟議システムを導入することで得られる主なメリットを見てみましょう。
手続きのスピードが格段に上がる
稟議システムはPCやモバイル端末からの操作にも対応しているシステムが多いです。
したがって、場所の制約がなく、出張中や移動中でも操作ができます。
紙の稟議書は、承認者が社内に不在のときなどに処理が止まり、対応が遅れることが課題でした。
ですが稟議システムならそういった事態が起きる心配はありません。
どこでも手続き可能という点が強みです。
稟議の状況が見える化される
稟議システムの導入により、現在の稟議の進行状況や承認履歴が、リアルタイムで確認できるようになります。
「誰のところでフローが止まっているのか」「どこまで進んでいるのか」がすぐにわかり、進捗が把握しやすくなります。
また、過去の稟議書も簡単に検索・参照できるため、類似案件の確認にも役立つでしょう。
進捗をリアルタイム把握できます。
ペーパーレス化でコスト削減につながる
紙の稟議書を使うと、印刷費用や保管場所などのコストがかかります。
稟議システムに移行することで、これらのコストを削減できるほか、業務のデジタル化や省スペース化にもつながります。
紙資源を削減できるため、結果的に環境に配慮した企業であるという姿勢を示すこともできるでしょう。
コスト削減・省スペースが可能です。
内部統制や監査対応がしやすくなる
稟議システムは誰がいつ稟議書を提出し、どのように承認されたかというログが自動で記録されるため、内部統制の強化に効果があります。
監査時にも、必要な稟議の履歴をすぐに取り出せるため、チェック作業の効率が向上します。
不正や手続きミスの防止にもつながり、ガバナンス強化の観点からも有効です。
ログ記録で安心です。
稟議システムを導入するデメリット
稟議システムは多くのメリットをもたらす一方で、導入にあたっては注意すべき点も存在します。
これまで紙やメールで運用していた稟議フローから大きく環境が変わる場合は、想定外のトラブルや混乱が起こる可能性もあり、注意が必要です。
導入前に把握しておきたい主なデメリットについて解説します。
運用変化に注意が必要です。
初期費用や運用コストがかかる
稟議システムは無料で導入できるものもありますが、多くの場合は初期費用や運用コストが発生します。
特に自社に合わせたカスタマイズや外部システムとの連携を行うときは、その内容によっては想定以上の費用がかかることもあるため注意が必要です。
コスト増に気を付けましょう。
社内に浸透するまでに時間がかかる
システムに不慣れな社員が多いと、新しい稟議システムの使い方を覚えるまでに時間がかかる場合があります。
社員が使いづらいと感じてしまうと、利用が定着しない可能性もあります。
定着にはサポート体制や専門チームが必要な場合があります。
システムトラブルやネット環境に左右される
稟議システムはオンラインで動作するものが多いため、インターネット環境に不具合があると利用できなくなるケースがあります。
また、サーバートラブルや障害発生時には、業務が一時的に停止するリスクも考えられます。
トラブル発生時の対応手順やバックアップ体制を事前に確認しておくことが大切です。
障害リスクも考慮しましょう。
全社での運用ルールづくりが求められる
稟議システムを効果的に使うためには、どの申請にどの稟議フローを適用するか、どのタイミングで申請を行うかといった、社内での明確な運用ルールを決める必要があります。
ルールが曖昧なままでは、システムの導入後に混乱が生じたり、業務プロセス全体の見直しが必要になったりするリスクがあります。
ルール整備は必須です。
稟議システムの選び方
この記事では、稟議システムの導入メリット・デメリット、選び方や導入手順、注意点について解説しました。
紙やメール、Excelによる稟議フローに限界を感じている場合、システム導入によって承認スピードの向上や情報共有の効率化が期待できます。
ただし、単にツールを導入するだけでは不十分で、現場の声を反映し、ルール整備や運用定着まで丁寧に進めることが重要です。
自社に合った稟議システムを選び、導入のプロセスを着実に進めることで、稟議業務はよりスムーズで透明性の高いものになります。
業務改善の第一歩として、稟議システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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