概要

コラボフローでは、決裁された申請書の内容を修正することはできません。決裁後に修正をおこないたい場合は、転記機能を使って別途「修正稟議書」を申請する運用をおすすめしています。

本記事では、稟議書に対して複数回、修正をおこなう場合の運用例をご紹介します。

    修正稟議書の設定に関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
    （フォームのテンプレートファイルも掲載しています。）
  • 活用ガイド 活用事例・設定例：修正稟議書

運用例

稟議書に対して複数回修正をおこなう運用例は以下の3通りです。貴社のご希望に合わせてご検討ください。
例）1回目の修正稟議書の決裁後、2回目の修正稟議書を申請する場合

  1. 元の稟議書から2回目の修正稟議書を転記申請
  2. 1回目の修正稟議書を再利用申請
  3. 1回目の修正稟議書から2回目の修正稟議書を転記申請

3回目以降の修正稟議を申請する場合も上記と同様です。

1．稟議書から2回目の修正稟議書を転記申請

運用の流れ

1回目の修正稟議書の決裁後、稟議内容に再度修正が生じた場合に、修正対象である稟議書から、2回目の修正稟議書を転記申請する運用です。

運用のポイント

ポイント1．関連文書タブ

稟議書の「関連文書タブ」に、稟議書から転記申請された全ての修正稟議書へのリンクが表示されます。各修正稟議書の「関連文書タブ」には、修正対象である稟議書へのリンクが表示されます。

ポイント2．決裁後取り消し

新しく申請された修正稟議書の決裁後、修正前の内容が記載された修正稟議書は取り消しをおこない、申請状況が「決裁」か「取り消し」かで区別する運用をおすすめします。

  • 決裁された申請書の取り消しを可能にするためには、ポリシー設定が必要です。
  • 「稟議書」が取り消しされると、修正稟議書を転記申請することができなくなります。

2．1回目の修正稟議書を再利用申請

運用の流れ

1回目の修正稟議書の決裁後、稟議内容に再度修正が生じた場合に、1回目の修正稟議書から2回目の修正稟議書を再利用申請する運用です。

申請時の動き

修正稟議書に表示された「再利用申請」をクリックすると、修正稟議書の内容を元に、新たな修正稟議書を作成することが可能です。

運用のポイント

ポイント1．関連文書タブ

稟議書の「関連文書タブ」に、稟議書から転記申請された1回目の修正稟議書へのリンクが表示されます。修正稟議書の「関連文書タブ」には、再利用申請された修正稟議書へのリンクが表示されます。関連文書タブの相互リンクから、順に元となった申請書を辿ることができます。

ポイント2．決裁後取り消し

新しく申請された修正稟議書の決裁後、修正対象の稟議書と、修正前の内容が記載された修正稟議書は取り消しをおこない、申請状況が「決裁」か「取り消し」かで区別する運用をおすすめします。

  • 決裁された申請書の取り消しを可能にするためには、ポリシー設定が必要です。
  • 取り消しされた申請書からも、再利用申請は可能です。

3．1回目の修正稟議書から2回目の修正稟議書を転記申請

運用の流れ

1回目の修正稟議書の決裁後、稟議内容に再度修正が生じた場合に、1回目の修正稟議書から2回目の修正稟議書を転記申請する運用です。

申請時の動き

修正稟議書に表示された「修正稟議書を開始」をクリックすると、クリックした修正稟議書の内容を転記して、新たな修正稟議書を作成することができます。

運用のポイント

ポイント1．関連文書タブ

稟議書の「関連文書タブ」に、稟議書から転記申請された1回目の修正稟議書へのリンクが表示されます。修正稟議書の「関連文書タブ」には、転記申請された修正稟議書へのリンクが表示されます。関連文書タブの相互リンクから、順に元となった申請書を辿ることが可能です。

ポイント2．決裁後取り消し

新しく申請された修正稟議書の決裁後、修正対象の稟議書と、修正前の内容が記載された修正稟議書は取り消しをおこない、申請状況が「決裁」か「取り消し」かで区別する運用をおすすめします。

  • 決裁された申請書の取り消しを可能にするためには、ポリシー設定が必要です。
ポイント3．修正稟議書への転記設定

修正稟議書を再利用申請する場合の動作と、申請時にクリックするボタンが異なる点以外は同じです。「修正稟議書を開始」と表示されることで、一般ユーザー様にとって分かりやすい運用となります。
修正稟議書の経路設定画面で、転記設定をおこなう必要があります。

補足：修正稟議書の文書番号について

修正稟議書の文書番号を、修正対象の稟議書の文書番号に枝番を付ける形式で、自動採番することが可能です。

例）稟議書の文書番号：稟議0011
→修正稟議書の文書番号：稟議0011-001

設定方法の詳細はこちら：修正稟議書

上記の記事の設定をおこなった場合、本記事でご紹介するいずれの運用も、修正稟議書の文書番号の枝番部分は、修正対象である稟議書の文書番号ごとに連番で採番されます。

例）稟議書の文書番号：稟議0011
→修正稟議書の文書番号：稟議0011-001
→2回目の修正稟議書の文書番号：稟議0011-002

活用のポイント

  • 転記申請を開始するボタンの表示について
    転記申請を開始する「修正稟議書を開始」ボタンは、決裁された稟議書と決裁された修正稟議書にのみ表示され、申請中には表示されません。

    申請中の稟議書、修正稟議書を修正したい場合は、判定者によって修正可能な判定段階へ差し戻す運用をご検討ください。差し戻し機能を利用するには、各判定アイテムの「詳細設定」タブにて、「差し戻しを有効にする」を設定します。