フォーム・経路のメンテナンス

概要

本記事では、運用中のフォームと経路の更新手順やテスト環境の活用など、メンテナンスについてご紹介します。

動画

まずは動画で概要をつかんでいただくと、活用をスムーズに進めていただけます。ぜひご覧ください。

1．作業前のバックアップ

フォーム、経路の更新作業をおこなう前に、それぞれのエクスポートデータをバックアップとして保管しておきます。

2．各環境の活用

コラボフローではメンテナンスをおこなう際の作業環境が、以下の3種類あります。

A：本番環境で作業

ご利用中の本番環境でフォーム、経路の編集作業をおこなう際は、一般ユーザーが誤って編集作業中のフォーム、経路で申請しないよう、各作業において以下の対応をご検討ください。

フォームの編集作業

フォーム設定の画面は、設定権限のない一般ユーザーからは見えませんが、設定担当者が運用中のフォームと区別できるよう、「テスト」カテゴリーの作成や、フォーム名に【テスト】と明記することをおすすめします。

経路の編集作業

運用中の経路と区別できるよう、「テスト」カテゴリーを作成し、経路名には【テスト】と明記します。また、経路設定＞アクセス設定で、申請を許可するグループに、設定を担当するグループのみ選択することで、その他のユーザーの新規文書画面から非表示になります。

経路の動作確認

想定している判定者に申請書が届くか、経路の確認をおこなう際は、代理申請の利用がおすすめです。
経路設定＞アクセス設定で、申請を許可するグループに、動作確認の対象となるユーザーが所属するグループを選択しておきます。代理申請で対象のユーザーに代わって申請を始め、申請内容確認画面に表示される「この書類の判定予定者」が想定している判定者となっているかを確認します。

B：テスト環境アプリ(無料)・テスト環境ライセンス(有料)で作業

本番環境としてご利用中のコラボフローに、テスト専用のアプリを作成するテスト環境アプリ(無料)と、ご利用中のコラボフローとは別環境をご用意するテスト環境ライセンス(有料)があります。
どちらも、テスト環境でフォームと経路の編集をおこなった後、エクスポートし、本番環境へインポートします。

3．更新作業のポイント

フォーム、経路の更新作業をおこなう際のポイントは以下の3点です。

• コピーまたはエクスポート・インポートの利用
• フォームパーツ削除による影響
• 設定権限の付与

コピーまたはエクスポート・インポートの利用

運用中のフォーム、経路を更新する際には、コピーまたはエクスポート・インポートしたフォーム、経路で編集作業をおこないます。編集作業の完了後エクスポートし、運用中のフォーム、経路へインポートして更新します。

エクスポート・インポートに非対応な経路アイテム

以下の経路アイテムはエクスポート・インポートに非対応のため、設定は未設定の状態でエクスポート・インポートされます。

• タスク依頼アイテム
• kintone連携アイテム
• 文書出力アイテム

上記経路アイテムを多く使っている経路については、運用中の経路に直接編集作業をおこなうこともご検討ください。

フォームパーツ削除による影響

申請書のフォームパーツを削除した場合、削除したパーツは申請書検索の検索条件に指定できず、CSV出力の対象外となります。不要となったパーツを検索条件とCSV出力の対象として残しておく場合は、パーツを削除せず、非表示や編集不可に設定することをおすすめします。

通常フォームをご利用中の場合

• フォーム設定にてパーツを最下部へ移動させます。
• テキスト（一行）パーツの場合は、フォーム設定にて「このパーツを隠す」をONにして非表示に設定します。
• 経路設定にて、申請書類編集画面と各判定アイテムの「段階設定」タブにある「表示」と「編集可」をOFFに設定します。
  （※ただし、申請後・判定後に申請書を表示した場合は、パーツは表示されます。）

Excelフォームをご利用中の場合

• Excelファイルの書式設定で、フォントカラーを背景色と同色に設定します。
• Excelファイルで不要なパーツを欄外へ移動させます。

• テキスト（一行）パーツの場合は、フォーム設定にて「このパーツを隠す」をONにして非表示に設定します。
• 経路設定にて、申請書類編集画面と各判定アイテムの「段階設定」タブにある「編集可」をOFFに設定します。

設定権限の付与

各部署にコラボフローの設定担当者を決め、部署ごとに設定担当者がフォーム、経路のメンテナンスをおこなう運用も可能です。その際は、設定権限を付与した設定担当者用のグループを作成し、設定担当者を兼務で所属させます。

注意点

• フォーム設定や経路設定の変更内容は、変更後に申請した申請書から反映されます。
  申請中や決裁済みの申請書には反映されません。

参考記事

• 動作テストしたフォームを使って、運用フォームを改訂するには？
• 運用途中にフォームや経路を変更した場合の影響について
• 既存のフォーム・経路をコピーして、新たなフォーム・経路を作成するには？
• 経路設定のコピーについて