有給残管理(kintone連携)

概要

サイボウズ「kintone」と連携し、有給残管理をおこなう活用事例を紹介します。
kintoneアプリに有給の残日数を登録し、コラボフローと連携すると、以下のような運用ができます。

コラボフローの申請時に、kintoneアプリに登録した有給の残日数を参照する。
コラボフローで申請した休暇届の内容によって、最新の有給の残日数をkintoneアプリに登録（更新）する。

動画

申請時の画面のイメージをつかんでいただくと、設定や活用をスムーズに進めていただけます。
こちらの動画の20:08よりご説明していますので、ご確認ください。

オプション製品セミナー「kintone連携の活用」

コラボフロー連携オプション「コラボフロー for kintone」の活用事例をご紹介いたします。

00:02:11	kintoneとは？
00:05:12	コラボフロー for kintoneでもっと便利に
00:08:01	活用事例のご紹介・活用例1：稟議書と予算管理
00:08:53	－運用イメージ
00:11:38	－設定イメージ（予算を取得する）
00:16:52	－設定イメージ（予算を更新する）
00:18:32	・工夫次第で、予算稟議→予算執行稟議のフローも作成可能
00:19:14	・kintoneのグラフ機能で集計、分析
00:20:08	・活用例2：休暇申請と有給残管理
00:20:36	－設定イメージ
00:24:18	－工夫のポイント（説明文のクリア）
00:26:53	・活用例3：案件管理・見積発行
00:27:54	・活用例4：契約書管理
00:29:40	プラグイン製品を組み合わせて更に便利に！
00:30:29	コラボフロー for kintone ご利用料金

設定概要

データソース設定
kintoneアプリを作成し、データソースに登録します。
フォーム設定
kintoneアプリから有給の残日数を参照し、申請後の有給の残日数を計算するフォームを設定します。
経路設定
申請後の有給の残日数を、kintoneアプリに登録（更新）する設定をします。

設定詳細

1．データソース設定

(1)kintoneでアプリを作成

kintoneで有給の残日数を管理するアプリを作成し、レコードに各社員の有給の残日数を登録します。
フォームには、以下を登録するためのフィールドを設定します。

社員名
KEY
コラボフローの申請時に、kintoneアプリからデータを参照する際に利用します。
各レコードのフィールドに、空白文字（スペース）を登録します。
有給残日数

(2)コラボフローでデータソース設定

歯車メニューの「データソース設定」から、1ー(1)で作成したkintoneアプリをデータソースとして登録します。

サポートサイト：データソース設定

2．フォーム設定

kintoneアプリから有給の残日数を参照し、申請後の有給の残日数を計算するフォームを作成します。

(1)~(3) 残日数を計算する項目

フォームに以下の項目を設定します。

(1)項目「残日数」：テキスト（一行）パーツの数値型、または数値パーツ
kintoneアプリから参照した有給の残日数をセットする項目です。
(2)項目「日数」：テキスト（一行）パーツの数値型、または数値パーツ
申請時に、取得する有給の日数を手入力する項目です。
(3)項目「承認後残日数」：自動計算パーツ
申請後の有給の残日数を計算する項目です。

(4)項目「氏名」

テキスト（一行）パーツのノーマルを設定します。
デフォルト値のキーワードを利用し、申請内容入力画面で申請者の氏名が自動セットされるようにします。

サポートサイト：テキストパーツで初期値を設定するには？
サポートサイト：テキスト（一行）パーツ

(5)項目「レコードID」

テキスト（一行）パーツのノーマルを設定します。
kintoneアプリから有給の残日数を参照する際に、レコードIDをセットする項目です。
有給の残日数をkintoneアプリに上書きして更新する際の、更新キーとして利用します。

※テキスト（一行）パーツの設定で「このパーツを隠す」をONにすると、申請時や判定時に項目が非表示になります。

(6)項目「取得ボタン」

マスター連携パーツを設定します。
申請時に、kintoneアプリからデータを参照するための項目です。

検索条件タブの連携するマスターに、1ー(1)で作成したkintoneアプリを指定し、KEYフィールドのメインにkintoneフィールドの「KEY」を設定します。
kintoneアプリから有給の残日数を参照する際、マスター連携パーツの(6)項目「取得ボタン」自身に参照したデータをセットする必要があります。
1－(1)でフィールド「KEY」に登録した空白文字を、マスター連携パーツの(6)項目「取得ボタン」にセットさせるようにします。

※フィールド「社員名」は絞込条件に利用する必要があるため、別フィールドの「KEY」を利用します。
KEYフィールドの絞込1にkintoneフィールドの「社員名」を設定、コラボフローの(4)項目「氏名」を関連付けます。
(4)項目「氏名」の内容によって、kintoneアプリから参照できるデータが絞り込まれるようになります。

※「入力必須」をONにすると、申請時にマスター連携パーツの虫メガネボタンをクリックし忘れた場合（値が入力されていない場合）に、申請の確認画面に移ろうとするとメッセージが表示されます。
※「直接入力を許可」をOFFにすると、マスター連携パーツの項目に手入力できなくなります。
　上記の「入力必須」をONにする設定と併せて設定ください。
検索条件タブで、表示する項目にkintoneフィールドの「社員名」・「有給残日数」を設定します。
データ配置タブで、kintoneアプリのデータがコラボフローの項目にセットされるよう設定します。
kintoneフィールドの「有給残日数」とコラボフローの(1)項目「残日数」、kintoneフィールドの「レコードID」とコラボフローの(5)項目「レコードID」をそれぞれ関連付けます。

この設定により、マスター連携パーツの(6)項目「取得ボタン」で選択したデータによって、kintoneアプリから(1)項目「残日数」と(5)項目「レコードID」に値が自動でセットされるようになります。

サポートサイト：マスター連携パーツ
サポートサイト：申請書の入力内容でマスターを絞込み検索するには？
サポートサイト：申請書の入力画面でデータを検索し、関連項目にセットさせるには？

3．経路設定

申請書上で計算した2ー(3)の項目「承認後残日数」の値を、kintoneアプリのレコードに更新する設定をします。

kintone連携アイテムを配置し、データソースに1ー(1)で作成したkintoneアプリを設定します。
申請書の項目「承認後残日数」とkintoneフィールド「有給残日数」、項目「レコードID」とkintoneフィールド「レコードID」をそれぞれ関連付けます。
更新キーに項目「レコードID」を選択します。
コラボフローの項目「レコードID」の内容によって、kintoneフィールド「有給残日数」の内容が更新されるようになります。

補足

経路設定の申請書類＞段階設定タブで「編集可」をOFFにすることで、申請時に該当の項目を入力できないよう設定できます。
2－(1)の項目「残日数」や、2－(5)の項目「レコードID」の「編集可」をOFFにする設定をおすすめします。

サポートサイト：申請書入力項目の編集ON/OFFの設定について

注意点

コラボフローで却下や差し戻し、取り消しがおこなわれた場合、kintoneアプリのレコードの内容は自動更新できません。
kintone連携はオプション製品です。利用するには、別途購入が必要です。

テンプレートファイル

ご参考までに、本記事で使用しているフォームのテンプレートファイルをご紹介します。
コラボフローにインポートしてご利用いただけます。
（※別途、経路設定が必要です。）

C0195有給休暇届　フォームのテンプレートファイル

ダウンロード後、このままコラボフローにインポートしてください。
※解凍・再Zip化しないでください。

テンプレートファイルをコラボフローにインポートする手順は、以下をご確認ください。

サポートサイト：フォームのエクスポート・インポート

インポートしたExcelフォームを修正する際は、インポートしたフォームのフォーム編集画面＞履歴タブからExcelファイルをダウンロードして修正し、 Excelフォーム編集画面で再アップロードしてください。