概要
申請書データと添付ファイルをコラボフローから出力する方法について、それぞれご紹介します。
コラボフローで申請されたデータや添付ファイルを、別のシステムに取り込んで活用する場合や、取引先に送付する場合などにご利用ください。
申請書データの出力
申請書データは、以下2通りの出力方法があります。
- CSV出力
- 各申請書ごとに通常印刷、または帳票出力
1．CSV出力
申請書検索の検索結果から、CSV形式で申請書データを一括出力できます。
「文書タイトル」や「作成日」など全フォームに共通する項目の他に、各フォームに個別で設定された項目も出力する場合は、フォームごとに以下手順で出力してください。
- 申請検索の検索画面にある検索条件項目「書類で絞込み」で、フォームを選択します。
- 検索画面に、選択したフォームに設定された項目が、検索条件項目として表示されます。
CSVの出力項目にしたい項目は、左側のチェックボックスをONにして、検索をおこないます。 - ONにした項目が検索結果の一覧に表示されます。CSV出力をクリックして出力をおこないます。
機能の詳細は、以下をご参照ください。
- サポートサイト：文書を検索する
※「詳細条件検索」、「検索結果の表示と操作」をご覧ください。
頻繁にCSV出力をおこなうフォームがある場合には、ビューフォルダの作成がおすすめです。
※ビューフォルダでは表データのCSV出力はできかねます。表データのCSV出力は、申請書検索の検索結果からおこなってください。
ビューフォルダの詳細は、以下をご参照ください。
- 活用ガイド：ビューフォルダ
2．各申請書ごとに通常印刷、または帳票出力
通常印刷（印刷ボタンからの画面印刷）または帳票出力機能を利用して、PDF形式（帳票出力機能を利用の場合は、Excel形式も可能）で各申請書ごとに申請書データを出力できます。
通常印刷はブラウザーの設定によってレイアウトが変動するため、帳票出力機能の利用がおすすめです。
※帳票出力機能で出力できる申請書データは、帳票設定後に新規申請された申請書です。帳票設定をおこなう前に申請された申請書は、帳票出力できかねます。
帳票出力機能が利用できる帳票出力オプション(有料)の詳細は、以下をご参照ください。
- 活用ガイド：帳票出力オプション
添付ファイルの出力
コラボフローに添付したファイルは、各申請書ごとにダウンロードいただくか、システム管理者による一括ダウンロードが可能です。
一括ダウンロード機能の詳細は、以下をご参照ください。
- サポートサイト：添付ファイルを一括ダウンロードする
注意点
- 申請書データと添付ファイルをまとめて出力することはできかねます。上記、出力方法にてそれぞれ出力をおこなってください。
- 申請書データや添付ファイルのデータ保管期間は設けていません。契約中、データは保持されます。