2024年5月17日（金）に株式会社コラボスタイル（以下 コラボスタイル）がユーザーイベント『Collaboflow User Meetup Vol.5』を開催しました。
過去4回は弊社本社オフィス「コラボベース NAGOYA」(名古屋市)での開催模様をオンライン配信しておりましたが、今回は初めて東京・渋谷の会場で開催しました！
今回もリアル会場での開催内容をオンライン配信するハイブリッド形式開催となり、多くのお客様にご参加いただきました！
イベント概要
Collaboflow User Meetupは、コラボスタイルが主催する、コラボフローユーザー様のための情報交換イベントです。
コラボフローを中心としたさまざまな活用事例のご紹介を通じて、業務プロセス改善、ワークスタイル変革、より便利にコラボフローを使い倒していただくための気付きや発見につながる場を目指しております。
各セッション紹介
コラボフロー新機能紹介 半年間のダイジェスト
株式会社コラボスタイル
カスタマーサクセスグループ マネージャー 古市晋也
弊社コラボスタイルの古市より、約半年以内にリリースされた新機能をダイジェストでお伝えしました。
時間の都合上、紹介できなかったその他のアップデート内容はこちらの動画をご覧ください。
また、今後もユーザー様へコラボフローのアップデート機能をご紹介するアップデートセミナーを定期開催予定です。コラボフローの進化にどうぞご期待ください！
『クラウドサービス利用経験「0」の
事務員たちが始めるコラボフローの運用』
丸五基礎工業株式会社
情報システム部 課長代理 川野 愛実さん
丸五基礎工業株式会社様は、「日本を支える、縁の下の力持ち」として、様々な建造物を支える基礎工事を担っていらっしゃる企業様です。
初めてのクラウドサービス利用となったコラボフロー導入の経緯や導入時の進め方、コラボフロー設定や活用の工夫などをお話しいただきました。
コラボフロー導入プロジェクトの立ち上げから、メンバー募集、実践までの期間で、社内で実施したコラボフローを設定するための研修や、コラボフローの設定内容を検証する過程もご紹介くださりました。
特に「管理者が属人的にならないこと」は、皆様にも共通するテーマではないでしょうか？
設定内容のご紹介では、「簡単に操作できるよう利用者の要望を反映した事例」を様々お話くださりました。
稟議書では、申請者による申請書の記入漏れを防ぐために、記入が必要な項目を定型文としてマスターに登録し、申請者が申請区分を選択すると、自動で申請書の内容欄に定型文がセットされるよう設定されています。
また、経理日報ではフォーム設定において「Excel添付取込パーツ」を活用されています。
Excel添付取込パーツは、フォームに添付したExcelファイルのセル値を、あらかじめ関連付けした申請書内のフォームパーツ（項目）に自動セットできるパーツです。Excelで複雑な計算を実施し、その計算結果のサマリーなど、特定のセルの値をコラボフローに転記して申請したい場合におすすめです。
- サポート記事：Excel添付取込パーツ
- 動画：Excel添付取込パーツ
丸五基礎工業株式会社様では、前日繰越しや累計残高の計算はExcelファイル上でおこない、コラボフローのExcel添付取込パーツに添付して、ファイル内の計算結果データをコラボフローに転記させる運用をおこなっていらっしゃいました。
また、紙の日報や稟議書に、付箋でコメントを貼り付けて運用されていた頃の使い勝手を、コラボフローで再現する工夫もご紹介くださりました。
コラボフローでは、まず申請フォーム内にコメント欄を用意します。経路上に、判定者を変更できる判定アイテムを配置し、コメントを通知したい宛先を、その段階の判定者として選択する運用をされていました。
重要書類には付箋を貼って、書類の中から見つけやすくされていた運用についても、コラボフローでは「最重要」「重要」のチェックボックスを申請フォーム内に作成し、検索項目として活用されています。
コラボフローの導入により、決裁スピードアップや過去書類を参照しやすい等、紙から電子化したメリットに加え、決裁者の皆様もコラボフローの便利さを実感してくださったことで「これもコラボフローでやったらええんちゃう？」といった改善の提案や応援をもらえるようになり、結果的に「コラボフローファンの獲得」という、予想外の嬉しい効果もあったそうです！
発表の後のトークセッションでは、コラボフロー導入にあたって情報システム部門の枠組みも整えられたお話や、従業員の皆様へのIT端末支給のお話やスマートフォン・PCの利用割合のお話などをお聞きしました。
今後は全社員でコラボフローを利用するメリットを出しつつ、工事部社員や協力会社様とのやりとりを、コラボフォームで運用することも検討予定だそうです。さらにどんな活用をしていただけるか、楽しみですね😊
『コラボフローの便利機能をフル活用
業務の手間を省くコラボフロー運用』
島津サイエンス西日本株式会社
企画部 四方 智之さん
島津サイエンス西日本株式会社様は、島津製作所の製品をはじめ、様々な計測・分析機器を扱う総合理化学商社様です。
元々お使いだったワークフロー製品から、コラボフローにリプレイスされた経緯や効果、コラボフローの活用事例をお話いただきました。
以前お使いだったワークフロー製品が古くなり利便性が低下していたため、新しいワークフロー製品へのリプレイスとしてコラボフローをご採用くださりました。
以前のワークフロー製品ではExcelファイルを添付して申請するものが多かったため、コラボフローではそのExcelを元にExcelフォームを作成されました。導入検討開始から稼働開始まで、四方さんお一人で・たった2ヶ月で実現されたそうです！なんというスピード導入👏！！
コラボフローの活用事例としては、現金・預金 残高報告書にExcel添付取込パーツをご活用されている事例をご紹介くださりました。
手入力を極力削減するため、専用のExcelファイルのシートに銀行預金残高のCSVを貼り付けると、集計用シートに数値が入り、そのExcelファイルをコラボフローに添付すると、集計値がコラボフローに自動転記される機能を活用されています。
最初にご登壇くださった丸五基礎工業株式会社 川野さんも、同様にExcel添付取込パーツをご活用いただいておりましたが、お二方とも経理系の複雑な計算はExcelファイル上でおこない、その結果をコラボフローに自動転記する運用をされています。Excel添付取込パーツ活用の素敵な活用事例をありがとうございます✨
つづいては、ISO9001の取得・維持のために管理が必要な「教育記録」の例をご紹介くださりました。
元々はWordで文書を整備していたものを、コラボフローでの運用に置き換えたそうです。
教育計画書から教育計画実施確認書へタスク依頼アイテムで繋いでいらっしゃる点や、スムーズな監査対応のためにビューフォルダを活用されているなど、コラボフローの標準機能を様々組み合わせてご活用いただいています！
各機能については以下の活用ガイドをご参照ください。
また、切手・印紙振替依頼の運用もご紹介いただきました。
各拠点で切手・印紙が必要になる都度、本社へ申請をおこない、月末には当月内の内容を整理して本社へ提出をおこなうものだそうです。
「再利用申請」機能を活用して、表部分の一番下の行に追記を繰り返す運用をされているのですが、私共も運用内容を伺って「なるほどその手があったか！」と目からウロコが落ちる思いでした😲✨
- サポート記事：文書に関するその他の操作＞再利用申請
具体的には、当月内の申請の場合は1つの申請書を繰り返し再利用申請し、依頼の内容を表の一番下の行に追記します。
表にある赤文字の「受領印」欄は、承認されたら入力するようにしており、申請時は編集不可に設定しているそうです。そのため、表のなかで「受領印」が入力されている既に承認済みの行と、新たに申請された行が明確に分かる運用をされています。
月内は上記の形で再利用申請を繰り返し、月末になったら「月末処理」にチェックを入れると、そのまま管理部へ提出される仕組みも素敵です！
日報など、申請⇒承認⇒新情報を追記して申請⇒承認 を繰り返したいとのご相談は度々いただきますので、もし運用ルールが合えば、四方さんの「再利用申請での運用方法」も検討いただくと良いかも知れません✨
その後のトークセッションでは、四方さんお一人でコラボフローの機能をフル活用した設定をされていますが、何を参考にしてくださっているのかをお伺いしたところ、「コラボフローサポートサイト」「コラボフロー活用支援サイト」を参考にして構築されているとの嬉しいお言葉をいただきました。ありがとうございます！
他にも、実運用をシステムに置き換える際のポイントや、入力欄を整備する際に気を付けていらっしゃること、社内からコラボフローで作って欲しいと依頼を受けてからのコラボフロー設定の手順や作業スピードなどをお伺いしました。
今まではお一人で管理されてきましたが、今後はコラボフロー設定担当者を増やすように進めていらっしゃるそうです✨
『脱・属人化！コラボフローで実現した
システム移行 ＆ 業務の標準化』
株式会社日本能率協会マネジメントセンター
DX推進部 インフラ改革室 廣川 真輝さん
株式会社日本能率協会マネジメントセンター様では、人材育成支援事業や様々な書籍を出版されている出版事業などの「学びのデザイン事業」、手帳「NOLTY」シリーズでもおなじみの手帳やカレンダー、ノートなどの「時間〈とき〉デザイン事業」などを展開されていらっしゃいます。
元々お使いだった他社ワークフロー製品からコラボフローにリプレイスされた背景や、その際に見直した運用ルールの内容と効果についてお話いただきました。
以前お使いの他社ワークフロー製品は「何でもできる」反面「難しい」ため、 属人化やメンテナンスの手間が大きく、リプレイスを検討されたそうです。
機能性と操作性のバランスの良さを評価いただき、コラボフローを選定くださいました。
コラボフローへの移行プロジェクト体制や方針などをご紹介くださりました。
コラボフローの導入により、スピード感をもって追加や修正に対応できるようになったことや、システム利用の教育コスト削減、申請書に関する問い合わせの減少など様々な効果があったそうです。
また、具体的な活用事例もご紹介くださりました。
その一つとして、「捺印申請」の経路設定に、マスターを活用されていらっしゃるそうです。
経路にマスターを活用すると、複雑な承認パターンをシンプルな経路1つで実現できるメリットがあります。
設定方法など、詳しくは活用支援サイトの活用ガイドをご覧ください。
- 活用ガイド：職務権限表(星取表形式)で経路設定
他にも、帳票出力オプションを活用した事例もご紹介くださりました。
「手書き請求書発行」では、税区分ごとに自動集計をおこない、インボイス制度にも対応した請求書を帳票出力機能を利用して出力されています。
こちらもマスターを活用して、見積明細内の合計金額などを税区分別に集計する活用例です。
詳しくは活用支援サイトの活用ガイドをご覧ください。
- 活用ガイド：見積申請(課税対象別集計)
さらにマスターの活用例として、任意の関係者にも申請の完了をメールで通知するために、申請フォーム内に「完了メールの送信先」欄を作成し、マスターから通知先を選択すると、自動でメール送信できる運用もご紹介くださりました。
マスターを様々な形で使いこなしていらっしゃる、素敵な活用事例でした！
マスター管理についても、活用支援サイトの活用ガイドをぜひご覧ください。
- 活用ガイド：マスター管理
発表後のトークセッションでは、手帳など「紙」をメインとした製品もあつかっていらっしゃる日本能率協会マネジメントセンター様としての「紙」と「電子」の特性と向き・不向きについてのお考えや、様々な部署からコラボフローに対していただく要望にどこまで応えるべきか、以前お使いだったワークフロー製品との違いなどをお話しいただきました。
紙と電子の特性を活かして使い分ける方法など、NOLTY手帳の愛好家かつ電子化を推進する立場のコラボスタイルメンバーとしても、興味に深いお話の数々でした。
今後は電子契約サービスとのコラボフローを連携した活用を検討しつつ、旧ワークフロー製品で電子化していなかった業務もコラボフローへ集約するご予定とのことです！
コラボフローオフィシャルアンバサダー認定式
その後、この場をお借りして、この度新設された「コラボフローオフィシャルアンバサダー」の認定式をおこないました。
認定させていただいたのは、こちらのお二方です。
以前コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」の発足を提言し、立ち上げにご尽力くださった、
エーザイ株式会社 渡辺さん
同じくコラボ・コラボ大学・教育機関の会を立ち上げてくださった、
学校法人上智学院 千野さん
お二方をコラボフローオフィシャルアンバサダーとして認定させていただきました👏✨✨
これまでも様々な形でコラボフロー活用への啓発活動にご協力いただいており、この度、こうして正式にご協力をお願いさせていただける運びとなり、大変ありがたく嬉しい想いで一杯です。ありがとうございます！！
お二方と同じく、コラボフローオフィシャルアンバサダーとしてコラボフロー活用の啓発活動にご協力いただける方がいらっしゃいましたら、ぜひ弊社スタッフへお声がけくださいませ🙇♀️
コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」のご案内
続いて、先ほどコラボフローオフィシャルアンバサダーとして認定させていただいたエーザイ株式会社 渡辺さんと学校法人上智学院の千野さんより、コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」の活動内容と、今後の開催予定についてご紹介いただきました。
これまでのコラボ・コラボの開催報告については、開催レポートをぜひご覧ください。
- コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」 ⇒ 各地域の開催レポートまとめはこちら
今後は、6月から夏にかけて各地で開催予定だそうです。
コラボ・コラボ開催の際はconnpassというIT勉強会サイトで案内される予定とのことです。
connpassのコミュニティページ右上の「メンバーになる」から最新情報が受け取れるようになりますので、ぜひご登録ください。
登壇者によるパネルディスカッション
先ほど活用事例発表としてご登壇いただいた川野さん、四方さん、廣川さんに、コラボフローに関する様々なテーマについて、ご登壇各社様の取り組みをお話いただきつつ、ご参加の皆様からのご質問にもお答えいただきました。
コロナ禍を経たワークスタイルの変化、コラボフローと連携するITツール利用など、具体的にお話しいただきました。
中でも、昨今より話題のAIの活用についても各社様の取り組みをお話いただき、クローズドのチャットGPTや、OCRをご活用中または活用予定とのことでした。
様々な視点や発想をお聞きでき、とても参考になるお話ばかりでした。ありがとうございました！
オンライン配信はここまで🙇♀️
以上で、オンライン配信は終了です。
Collaboflow User Meetupも5回目を迎え、前回同様にご登壇者の皆様とご参加の皆様を会場にお招きしてのリアル会場開催ができました。
当社としては初の試みとなる「Collaboflow User Meetup東京開催」を実現でき、リアル会場にはたくさんのユーザー様がお越しくださり、オンライン参加の皆様も、前回を大幅に超える過去最多のお申込みをいただき、大変嬉しいイベントとなりました。
ご登壇いただいた川野さん、四方さん、廣川さん、そしてご参加いただいた皆様、長いお時間、最後までご視聴いただきまして、ありがとうございました！
リアル会場限定イベント
リアル会場では、引き続き「オフラインならではのイベント」として、各コーナーのグループに分かれて以下のイベントを開催しました。
- オフライン 運用相談
- 連携API なんでも相談
- 集まれ！コラボフロー初心者
- 「使ってますか？この機能」
- コラボフロー連携製品体験会
- 登壇者との座談会
ご参加の皆様には、上記から2つを選んでご参加いただき、同じコラボフローユーザー様同士ならではの共通のお悩みや「あるあるネタ」など、各コーナーで色々な話題が出ていました😊✨
イベントが終わり、みなさんで記念写真😊
同会場で懇親会もおこない、コラボフローのご利用状況や今後に期待することなど情報交換をさせていただきました。リアル会場へお越しいただいた皆様、ありがとうございました！
次回のCollaboflow User Meetupは2024年秋冬頃を予定しています。
次は名古屋？やっぱり東京？それとも…？！
直近では夏頃までに各地でコラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」も開催予定とのことですので、そちらでもまたお会いできると嬉しいです。
今後もコラボフローの活用事例はもちろん、弊社コラボスタイルが掲げる理念
「ワークスタイルの未来を切り拓く」のもと、コラボフローユーザーの皆様と一緒に、ワークスタイルの未来を考える情報交換の場を提供してまいります。
次回も、コラボフローユーザー様のご登壇・ご参加を心よりお待ちしております！
