2023年10月18日（水）に株式会社コラボスタイル（以下 コラボスタイル）がユーザーイベント『Collaboflow User Meetup Vol.4』を開催しました。
弊社本社オフィス「コラボベース NAGOYA」でのリアル会場開催の模様をオンライン配信し、ユーザー様もリアル会場参加＆オンライン参加のハイブリッド形式開催となり、200名以上のお客様にご参加いただきました！
イベント概要
Collaboflow User Meetupは、コラボフローユーザー様とコラボスタイルでつくる、コラボフローユーザー様のための情報交換イベントです。
コラボフローを中心としたさまざまな利用例の情報交換を通して業務プロセス改善、ワークスタイル変革、より便利にコラボフローを使い倒していただくための気付きや発見につながる場を目指しております。
各セッション紹介
コラボフロー新機能紹介 半年間のダイジェスト
株式会社コラボスタイル
カスタマーサクセスグループ マネージャー 古市晋也
コラボスタイル古市より、約半年以内にリリースされた新機能をダイジェストでお伝えしました。
時間の都合上、紹介できなかったその他のアップデート内容はこちらの動画をご覧ください。
また、今後もユーザー様へコラボフローのアップデート機能をご紹介するアップデートセミナーを定期開催予定です。コラボフローの進化にどうぞご期待ください！
『発注から納品支払いまで全てをコラボフロー化。半月が3日に？！』
株式会社日触エンジニアリングサービス
管理部 係長 大塚 由香さん
株式会社日触エンジニアリングサービス様は、日本触媒のグループ企業として、日本触媒様の機械設備メンテナンスを担っていらっしゃる企業様です。
コラボフローの導入経緯や導入の進め方、具体的な活用事例など盛りだくさんでお話しいただきました。
コラボフローの活用事例として、最も利用頻度が高い「発注依頼」と「納品書/工事完了報告書」の運用をご紹介いただきました。申請から発注、納品、支払いまでをコラボフローで進捗管理されています。
その「発注依頼」「納品書/工事完了報告書」の設定や活用で工夫されているポイントを詳しくお話いただきました。
フォーム設定の工夫ポイントとして、ご参加の皆様からも反響が大きかったのが、フォームの右半分を説明欄として、各項目の入力説明を記載していることです。
Excelフォームで利用しているExcelファイルに工夫をされており、左半分に入力欄など申請書の内容、右半分に各項目の説明を記載されています。
印刷や申請書の保存をおこなう際は、帳票出力オプションを利用し、右半分を含めずに左半分の申請書部分のみを出力されるそうです。
同様の工夫をおこなっている「旅費精算書」もご紹介いただきました。
Excelフォームを作成する際は、何となくA4タテをイメージして作成し、その枠内で入力欄付近に説明を付けることが多いのですが、帳票として出力するエリアと説明欄を分けてしまう発想には感心しきりでした。
他にも、経路設定の自動採番アイテムを活用して、フォームの申請状況欄に進捗を入力する工夫をされています。
それによって、申請状況ごとにビューフォルダを設定し、各申請書の処理状況などの進捗を管理していらっしゃいます。ビューフォルダは関連する部署にのみ表示する設定をされています。
コラボフローで進捗管理をおこなうようになってから、月末の締処理に半月かかっていたのが3日に短縮されたそうです。ビューフォルダ機能をフルでご活用いただき大変嬉しく、活用内容も勉強になるお話でした。
加えて、帳票出力オプションを利用して書類送付状や会社案内を出力する活用方法など、このレポートではご紹介しきれないほど工夫ポイント盛りだくさんの発表をしていただきました。
発表の後のQ＆Aタイムでは、帳票出力オプションの活用やコラボフローについてのお考え、コラボフロー設定担当者の後継者を育てたいとのお話や、設定内容の詳しいお話もお聞きしました。
今後は協力会社など、他社を巻き込んでコラボフローで業務をすすめることや、日本触媒様へ出す報告書もコラボフロー化をご検討いただいています。そちらも、ぜひまたCollaboflow User Meetupでお話いただきたいです😊
『佐渡汽船グループのコラボフロー導入によるDX推進』
佐渡汽船株式会社
情報企画部 部長 平野 明広さん
佐渡汽船株式会社様は、新潟県の佐渡島と新潟を結ぶフェリー運航を中心とした海上運送事業をはじめ、観光など様々な事業を展開されている企業様です。
コラボフロー導入により、紙から電子へと移行された経緯や効果、活用事例をお話いただきました。
申請業務はもともと紙で運用されていたところ、コロナ禍を機にワークフロー選定を開始し、その後みちのりホールディングス傘下となって現尾渡社長（元湘南モノレール社長）の就任をきっかけに、既に湘南モノレール様で運用実績・効果を上げていた「コラボフロー」の導入へと一気に進まれました。
そうなんです、前回のCollaboflow User Meetup Vol.3にご登壇くださった湘南モノレール様と佐渡汽船様は同じみちのりホールディングスの企業様なんです。尾渡社長が佐渡汽船様でもコラボフローを推してくださったそうで、弊社としては本当に嬉しい限りです。ありがとうございます！
導入時も、湘南モノレール様の運用・設定内容を参考に、湘南モノレール様にお手伝いいただきつつ、1ヶ月で運用開始されました。フォームも湘南モノレール様のものをお手本に作成されたそうで、申請書の下部に押印とコメント欄を並べて紙運用に近い形でコラボフローを運用されています。
コラボフローを導入したことで、以前は月1回の役員会を待たなければならなかった案件も随時承認を受けられ、早ければ即日、遅くても3日程度で決裁されるようになったそうです！
続いて、社外とのコラボフロー活用例として、システムの「バグ票」をコラボフローで運用する事例をお話いただきました。
社外のシステムベンダーにコラボフローのアカウントを渡し、社内の様々なシステムでのバグや障害の報告をコラボフローでおこなっていらっしゃいます。
システムの課題管理は、専用のチケット/バックログシステムを使うことが多い業務ですが、障害に気付いて報告してくれる現場の皆さんに新たな専用システムの使い方を覚えてもらうよりも、既に馴染みがあるコラボフローで運用しようとされたことで、スムーズに運用開始できたとお話いただきました。
そこで気になるのは、「社外の人にコラボフローのアカウントを渡して大丈夫？社内情報が見えてしまわない？」という点かと思いますが、平野さんはコラボフローの「アプリを分けて」運用されていました。
この運用で利用しているフォームや経路の設定なども詳しくご紹介いただき、イベント中やアンケートでご参加の皆様から大きな反響をいただきました。
「アプリを分けた運用」については、より詳しく解説するセミナーを開催いたしましたので、詳しくはアーカイブ動画をご覧ください。
発表後のQ＆Aでは、前回のCollaboflow User Meetupにご登壇の湘南モノレール様のお話や、佐渡汽船グループ全体分のコラボフローをメンテナンスする上で大変な点などをお話をいただきました。
今後の予定として、1つのコラボフロー環境で全グループ会社が運用する現在の体制を、グループ会社ごとに環境を分けてコラボフローコネクトでつないだ運用に変更することや、外部情報の入口としてコラボフォームの活用をご検討いただいています。こちらもぜひ、今後のご様子をお聞かせいただきたいです！
『承認スピードが3倍に？！ワークフロー運用ルール見直しの取り組みと効果』
株式会社東京ドーム
総務部 課長 大島 将さん
株式会社東京ドーム様は、あの「東京ドーム」をはじめ、ホテル、遊園地、スパなどの商業施設の運営やコスメ雑貨の流通事業など、様々な事業を展開されています。
元々お使いだった他社ワークフロー製品からコラボフローにリプレイスされた背景や、その際に見直した運用ルールの内容と効果についてお話いただきました。
以前お使いの他社ワークフロー製品は、少し修正するにもベンダーに依頼が必要で、業務に迅速に対応できない課題があったそうです。コロナ禍をきっかけにワークフロー製品の乗り換えを検討し、「自分達で簡単に作れる・直せる」ワークフローを探していらっしゃったところ、コラボフローをご選定いただきました。
コラボフローの導入にあたり、導入プロジェクトメンバーを構成し、必要に応じて各現場にヒアリングをする方針とされ、
また、職務権限規程の見直しはせず、運用ルールを見直すことで対応されたことをご紹介いただきました。
また、この導入プロジェクトで全ての申請書の入力項目を見直されました。かなりの数があり見直し作業は大変だったものの、申請項目を最適化したことで、必要な情報が最初から揃い、申請時の入力ミスも削減されたそうです。
その結果…
コラボフロー導入によって、承認スピードが3倍にUP！（ここでご登壇タイトル回収です👏🏻😊✨）
コラボフローの活用事例として、「工事要求書」「決裁書」の2つの申請書を転記で繋ぐ運用もお話いただきました。
また、別の活用事例として、申請時にフォームの「共同起案部署」欄で部署を選択すると、その部署が経路に登場する運用と設定内容もご紹介いただきました。
具体的には、グループ名とグループコードのマスターを参照するパーツをフォームに設定しておき、経路設定の判定者アイテムはフォームにセットされたグループコードを元に判定者を選出する「フォーム内指定」機能を利用されています。
こちらは、コラボフロー活用支援サイトに類似の活用ガイドがございますので、ぜひご参考ください。
▽コラボフロー活用支援サイト＞活用ガイド＞機能紹介・設定例＞判定者一覧で経路設定
https://www.collabo-style.co.jp/how-to/usage/0-03-e0011/
┗ガイドではユーザーIDのマスターを紹介していますが、グループコードに置き換えると、東京ドーム様の活用例の設定と同じ内容になります。
発表後のQ＆Aでは、コラボフロー導入時に規定を変えずに運用を変える取り組みのポイントなどをお伺いしました。
今後は電子契約サービスとのコラボフローを連携した活用を検討されており、コラボフローとGMOサインのデータ連携の向上にご期待いただいているというお話もございました。より便利にお使いただけるよう改善してまいりますので、今後の機能追加にご期待ください！
コラボフローユーザー会「コラボ・コラボ」のご案内
ここで、前回のCollaboflow User Meetup Vol.3の際にコラボフローユーザー会発足を提言してくださったエーザイ株式会社 渡辺さんより、コラボフローユーザー会の活動内容と、今後の開催予定についてご紹介いただきました。
開催報告については、開催レポートをぜひご覧ください。
- コラボフローユーザー会「コラボ・コラボ」東京 Vol.0（プレ開催）⇒ 開催レポートはこちら
- コラボフローユーザー会「コラボ・コラボ」名古屋 Vol.0（プレ開催）⇒ 開催レポートはこちら
また、今後の開催予定についてもお話いただきました。
また、以前開催したCollaboflow User Meetup Vol.2にご登壇いただいた上智大学 千野さんからも、業種別のコラボ・コラボ開催の提案をお話くださりました。
ユーザーさんから素敵なご提案をいただき、とても嬉しいです！
まずは業種別コラボ・コラボをやってみよう！とのことで、発起人の上智大学 千野さんを中心に、2023年11月にコラボ・コラボ大学・教育機関の会が開催されました。
こちらも開催レポートが公開されていますので、ぜひご覧ください。
- コラボフローユーザー会「コラボ・コラボ」大学・教育機関の会 Vol.1 ⇒ 開催レポートはこちら
今後のコラボ・コラボ開催の際はconnpassというIT勉強会サイトから案内しますので、ご興味がございましたらぜひconnpassのコミュニティグループのメンバーにご登録ください。
- コラボフローユーザー会「コラボ・コラボ」 ⇒ コミュニティグループのメンバー登録はこちら
パネルディスカッション
ご登壇いただいた大塚さん・平野さん・大島さんに、コラボフローに関するさまざまなテーマについて、ご登壇各社様の取り組みをお話いただきつつ、ご参加の皆様からの質問にもお答えいただきました。
デスクワークではない従業員へのITツール整備の内容、コロナ禍を経たワークスタイルの変化、ITツールに不慣れなユーザーへのフォロー、コラボフローと連携するITツール利用など、各社様の取り組みや見解を具体的にお話しいただきました。
ご参加の皆様からも多岐に渡りたくさんご質問をいただいき、あっという間にお時間となってしまいました。
各社様に共通する部分や、異なる部分など、様々な視点や発想をお聞きでき、とても参考になるお話ばかりでした。ありがとうございました！
最後に
Collaboflow User Meetupも4回目を迎え、前回同様にご登壇の皆様とご参加の皆様を会場にお招きしてのリアル会場開催ができました。
オンライン参加の皆様も過去最多のお申込みをいただき、大変嬉しいイベントとなりました。
ご登壇いただいた大塚さん、平野さん、大島さん、そしてご参加いただいた皆様、ありがとうございました！
今後も、コラボフローの活用事例はもちろん、弊社コラボスタイルが掲げる理念
「ワークスタイルの未来を切り拓く」のもと、コラボフローユーザーの皆様と一緒に、みんなでワークスタイルの未来を考える情報交換の場を提供してまいります。
なお、リアル会場では、イベント終了後に懇親会を開催しました。
コラボフローのご利用状況や今後に期待することなど、様々な情報交換をさせていただきました。リアル会場にご参加いただいた皆様、ありがとうございました！
次回のCollaboflow User Meetupは2024年5月頃を予定しています。
コラボフローご利用ユーザー様のご登壇・ご参加を心よりお待ちしております！
