2023年5月17日（水）に株式会社コラボスタイル（以下 コラボスタイル）がユーザーイベント『Collaboflow User Meetup Vol.3』を開催しました。
弊社本社オフィス「コラボベース NAGOYA」でのリアル会場開催の模様をオンライン配信し、ユーザー様もリアル会場参加＆オンライン参加のハイブリッド形式開催となり、200名以上のお客様にご参加いただきました！
イベント概要
Collaboflow User Meetupは、コラボフローユーザー様とコラボスタイルでつくる、コラボフローユーザー様のための情報交換イベントです。
コラボフローを中心としたさまざまな利用例の情報交換を通して業務プロセス改善、ワークスタイル変革、より便利にコラボフローを使い倒していただくための気付きや発見につながる場を目指しております。
各セッション紹介
コラボフロー新機能／新製品 半年間のダイジェスト＆今後について
株式会社コラボスタイル
カスタマーサクセスグループ マネージャー 古市晋也
コラボスタイル古市より、約半年以内にリリースされた機能や新製品などをダイジェストでお伝えしました。
時間の都合上、紹介できなかったその他のアップデート内容はこちらの動画をご覧ください。
また、今後もユーザー様へコラボフローのアップデート機能をご紹介するアップデートセミナーを定期開催予定です。コラボフローの進化にどうぞご期待ください！
『元運転士がつくるコラボフロー』
湘南モノレール株式会社
総務部 係長
戸井田 純一氏
湘南エリアの公共交通機関として地域を支えていらっしゃる湘南モノレール株式会社様は、初のワークフローとしてコラボフローをご導入いただいてペーパーレスに取り組まれた経緯や、グループ内でのコラボフロー活用推進、コラボフローの活用事例などをお話いただきました。
コラボフローの活用事例として、「決裁申請書」が決裁されると、関連する「注文書」や「工事完了報告書」の起案タスクを発生させる、「タスク依頼アイテム」の活用事例を詳しくお話しいただきました。
さらに「決裁申請書」で決裁された金額のうち、一部のみ検収を行う「部分検収」にも「タスク依頼アイテム」を活用し、工事が完了するまで「工事完了報告書」の起案タスクが発生し続ける運用は特に反響が大きく、ご参加の皆様も参考にしていただけたのではないでしょうか？
また、別の事例としてお話しいただいた「通達回覧」は、回覧を発信する申請部署（グループ）ごとにフォームと経路を作成して内容を各部署に最適化させたうえで、新規文書へ表示するグループも設定し、申請者が新規文書の画面で申請書を選ぶ際に迷わないように工夫なさっていました。
コラボフローを導入するにあたり、紙で運用していたときの決裁ルールを明文化・整備されたそうです。推進なさった戸井田さんが各部署を巻き込んだ取り組みや進め方などを、具体的にご紹介いただきました。
社内推進については、コラボフローで初めて電子化に取り組むユーザー様からよくご相談いただくテーマです。各部署を巻き込む方法や戸井田さんのご経験は、弊社にとっても非常に興味深いお話でした。
他にも、コラボフローを導入する前は、社内決裁書類の袋をモノレールに載せて運んでいたお話や、運転士から総務部へのキャリア変更など、非常に興味深いお話の数々でした。
今後は、文書管理システムとの連携やチャットツールとの連携も検討予定だそうです。
グループ内の他企業でのコラボフロー利用も検討してみたいとのことで、今後のご活用が楽しみですね！
ご登壇内容に近い内容を導入事例記事としても掲載しております。ぜひご覧ください。
導入事例：湘南モノレール株式会社様
『電子帳簿保存法改正への対応』
株式会社フォーバルテレコム
開発統括 システムデザイン部 インフラグループ
マネージャー
江原 けん太氏
株式会社フォーバルテレコム様では、電子帳簿保存法の改正前から対応に取り組んでいらっしゃいました。コラボフローとClimberCloudの連携、インボイス制度への対応など、経理業務を中心に具体的な事例をご紹介いただきました。
コロナ禍の緊急事態宣言により、フォーバルテレコム様が一斉テレワークを開始した当時、経理部門は紙ベースでの業務だったために出社が必要で、残業も多かったそうです。経理業務の電子化が急務とのことで、コラボフローをご導入いただきました。
その結果、請求書処理のための出社が不要となったことで経理部門もテレワークが可能となり、残業や業務負担の大幅削減につながったそうです！
電子帳簿保存法改正に対応について、ClimberCloudとの連携のファーストユーザーとしてのご経験や、連携項目を設定する際の工夫ポイント、実際の運用形態として請求書を紙で受領した場合・電子で受領した場合の処理の流れ、原本保管のルールについてもお話しいただきました。
さらに、コラボフローの活用事例として、経路設定の自動採番アイテムと、フォームに「隠し項目」としてパーツを配置した活用方法や、マスター連携パーツをフル活用して申請者の入力負担を軽減する活用方法などもご紹介いただきました。
現在は、大量の請求書をコラボフローから申請するためにRPAを使って自動起票されているそうで、ご参加の皆様から大きな反響をいただいたお話でした。
要件が厳しかった電子帳簿保存法改正前から対応に取り組まれていた背景や、これから取り組まれる方へのアドバイスなどをお話いただきました。
また、インボイス制度への対応や情報システムの立場から経理業務を電子化する際の調整ポイントなどもお話いただき、これから電子帳簿保存法改正への対応に取り組まれる予定の皆様から特に反響をいただきました。
今回江原さんがお話くださったテーマに関連したユーザー様向けセミナーを予定しておりますので、これから対応予定の方はぜひご参加ください！
- 2023/6/15 (木) 11:00【ユーザー様向け】コラボフロー活用セミナー「インボイス制度への対応」
- 2023/7/25 (火) 13:00【ユーザー様向け】コラボフロー活用セミナー「電子帳簿保存法改正への対応」
ご登壇内容に近い内容を導入事例記事としても掲載しております。ぜひご覧ください。
導入事例：株式会社フォーバルテレコム様
『コラボフロー化せよ！ 必要な人が自分で作る・定着させる
～現場部門への定着方法 教えます～』
エーザイ株式会社
DHBL インテグリティ＆サイトマネジメント統括部
筑波サイトマネジメント室 ディレクター
渡辺 美砂子氏
エーザイ株式会社様では、コラボフローに申請書を作成したい場合、IT部門がやってくれるのを待つのではなく、支援をうけつつ、現場の皆さんが、自分が電子化したい業務を自分で作り定着させていく、すなわち「コラボフロー化」できるように取り組んでいらっしゃいます。その内容や、大企業の現場に「自分発信の業務改革」を根付かせる工夫などをお話しいただきました。
渡辺さんが固定資産担当になった当時、申請書類はWord・Excelを印刷した紙での運用だったため、自分たちで設定できる電子化ツールとしてコラボフローを採用いただき、申請書の電子化から、情報の管理・利活用までを含めた業務効率化・知識の資産化に取り組まれてきました。
社内への浸透・推進役としての活動や、現場担当者が自律的にコラボフロー化に取り組める仕組みと運用なども、ご参加の皆様から大きな反響をいただきました。
各部門に設定権限を付与する担当者を増やす際のルールや研修、定期的な設定権限保持者の見直しの仕組みなど、ご参加の皆様から多くのご質問をいただきました。
ただコラボフローに申請書を作って申請するだけではなく、その情報の利活用までを含めた「コラボフロー化」という言葉の定義や「知の共有」への取り組みなど、コラボフローを起点とした業務改革への考え方など、大変勉強になるお話が盛りだくさんでした。
また、コラボフロー設定権限を付与する方への研修で使っていらっしゃる「コラボフロー化デザインブック」についても、弊社含めてご参加の皆様も興味津々です。
そこで、お話の最後に渡辺さんからイベントにご参加の皆様へ向けたユーザー会発足の提言をいただきました！
ただユーザーの皆さんで集まろう～というものではないのです、
ユーザによる・ユーザのための「相互自立支援型コミュニティ」
とのコンセプトが明確で、とても素敵です👏🏻！
まずはプレ開催として、渡辺さんによる「コラボフロー化デザインブック」の体験会を実施予定だそうです。詳しくは以下のイベントページをご覧ください。
- 2023/6/23 (金) 18:00 コラボフローユーザー会 コラボ・コラボ 東京 Vol.0
パネルディスカッション
ご登壇いただいた戸井田さん・江原さん・渡辺さんに、コラボフローに関するさまざまなテーマについてお話いただきました。
ご登壇各社様のテーマについての取り組みについてお話いただきつつ、ご参加の皆様からの質問にもお答えいただきました。
電子帳簿保存法改正への対応予定、利用者情報のメンテナンスや組織変更、ご登壇各社様がフォームに印影欄を残している理由や、印影欄を減らす取り組み、コラボフローと他製品の連携・拡張の構想など、ご参加の皆様からも多岐に渡りたくさんご質問をいただいき、あっという間のひとときでした。
同じテーマへ各社様それぞれお答えいただくことで様々な切り口や発想を知ることができ、とても参考になるお話ばかりでした。
最後に
第3回目のCollaboflow User Meetupにして、ついに！ご登壇の皆様とご参加の皆様を会場にお招きしてのリアル会場開催ができました！
コロナ禍で長らくオンライン配信のみでしたが、ようやくご登壇の皆様、ユーザーの皆様が一同に会することができ、弊社スタッフは一同感無量です（涙）
オンライン参加の皆様も過去最多のお申込みをいただき、大変嬉しいイベントとなりました。
ご登壇いただいた戸井田さん、江原さん、渡辺さん、そしてご参加いただいた皆様、ありがとうございました！
今後も、コラボフローの活用事例はもちろん、弊社コラボスタイルが掲げる理念
「ワークスタイルの未来を切り拓く」のもと、コラボフローユーザーの皆様と一緒に、みんなでワークスタイルの未来を考える情報交換の場を提供してまいります。
なお、リアル会場では、イベント終了後に懇親会を開催しました。
コラボフローのご利用状況や改造計画など様々な情報交換をさせていただき、大変有意義な時間となりました。会場にてご参加いただいた皆様、ありがとうございました！
次回のCollaboflow User Meetupは秋冬頃を予定しています。
コラボフローご利用ユーザー様のご登壇・ご参加を心よりお待ちしております！
