リモートワークでも慌てない！ 脱ハンコ出社を実現する方法

新型コロナウイルス感染拡大を受けた緊急事態宣言により「不要・不急の外出自粛」が要請されるなど、企業が「新しい生活様式」への対応を迫られるなか、リモートワークを導入する企業が急速に増加しました。

一方で、企業におけるリモートワークの実施に関連して「ハンコ」にまつわる課題が生じているというケースが多くあります。

そこでこの記事では、リモートワークでも慌てずに「脱ハンコ出社」を実現する方法と、それによって得られるメリットについて、詳しく解説していきます。

脱ハンコとは

脱ハンコ（だつハンコ）とは、従来の印鑑（ハンコ）を使用せずに、電子的な署名や認証手続きを行う方法のことです。

従来のハンコは、書類や契約などに自分の個人印鑑を押すことで、正式な承認や署名を示すために使用されてきました。しかし、脱ハンコでは、デジタル技術を活用して、電子署名や認証のプロセスを行います。

脱ハンコを利用することにより、紙の書類や契約をスキャンやデジタル化する必要がなくなります。

代わりに、専用のソフトウェアやアプリケーションを使用して、電子署名を作成し、文書に添付することができます。これにより、時間や手間をかけずに、迅速かつ効率的に文書を承認することが可能となります。

脱ハンコの関連用語

脱ハンコと似た意味でつかわれる単語、関連用語を解説します。

・電子署名 (でんししょめい) – 電子的な手段で文書やデータの署名を行うことです。

・デジタル署名 (でじたるしょめい) – 電子的な署名のことで、データの改ざんを防止するために使用されるです。

・電子認証 (でんしにんしょう) – インターネット上での身元確認や情報の安全性を保証するための手法です。

・デジタル認証 (でじたるにんしょう) – 電子的な認証のことで、デジタルな環境での個人や組織の確認手段です。

・デジタル化 (でじたるか) – アナログな情報やプロセスをデジタル形式に変換することです。

・紙レス (かみれす) – 紙の使用を最小限に抑え、デジタルドキュメントに移行することです。

・デジタル文書 (でじたるぶんしょ) – 電子形式で作成・保存された文書やデータです。

・クラウドストレージ (くらうどすとれーじ) – インターネット上のデータ保管サービスです。

・バーチャル署名 (ばーちゃるしょめい) – ネット上での署名手続きや承認を仮想的に行うことです。

脱ハンコに関連する用語や、同様の概念を表す単語です。意味をしっかり理解して、脱ハンコを推進していきましょう。

コロナ禍でリモートワークが浸透

東京都が2020年6月に行った調査（※）によれば、「テレワークを導入している」と回答した企業の比率は57.8%と、前年度の25.1％から約3割上昇しており、さらに「テレワークの継続・拡大意向」がある企業は約8割という結果が示されています。

このようにリモートワークが浸透する一方で、企業では従来は見受けられなかったような課題が顕在化しつつあります。そのひとつが、社内文書の申請・決裁など、いわゆる「ハンコ」にまつわる課題です。

具体的には、リモートワーク中でも社内文書の申請・決裁のため、「ハンコ押す/押してもらう」作業のためだけに出社が必要になるというケースが多く、このことは「ハンコ出社」として大きな話題となりました。

こうしたことから、従業員が安心して働くため、また出社ができない事態が生じた際にも経営を続けるしていくために、企業では「脱ハンコ出社」が喫緊の課題となっています。

前述した東京都の調査においても「テレワークの定着・拡大のために必要なこと」という質問に対して、「ペーパーレス、はんこレスなどの決裁の社内手続きの簡素化」という回答が最も多く、81.6%という結果となっています。

（※）東京都　テレワーク導入実態調査

https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/10.html

「脱ハンコ出社」によって得られる3つのメリット

1.コスト削減

ワークフローツールを利用することで、従来、紙で行っていた書類作成、申請・決裁といった手続きは全て電子化することが可能です。

結果として、社内文書にまつわる業務で出社する機会を減らすことができるため、交通費はもちろん、移動により発生する機会損失を削減することにつながります。

また、社内文書を印刷する機会を減らしてペーパーレス化を進めることもできるため、紙代やインク代、複合機のランニングコスト、資料の保管コストの削減も期待できます。

2.業務効率化・生産性向上

クラウド型のワークフローツールの場合、社内文書を電子化することで、過去の文書をサーバー上に保管して、場所を問わずに参照できるようになります。そのため、過去の文書を参照する際、出社して書庫などの保管スペースを探す手間を省くことができます。

また、ワークフローツールによっては、過去の文書をベースに、一部手直しをするだけで新規の社内文書が作成できる機能を搭載しているものもあります。こうした機能を活用すれば、文書作成業務の効率化・生産性向上にもつながります。

3.申請・決裁フローの高速化

従来のように紙を利用した社内文書の場合、上長の出社を待って申請・決裁手続きを進める必要がありました。そのためリモートワーク以外でも、例えば出張や会議による不在などの要因によって手続きが滞り、業務全体が遅延してしまうようなケースも珍しくありませんでした。

その点、ワークフローツールを導入して社内文書を電子化することで、申請・決裁業務が全てオンラインで行うことができるようになり、場所を問わずに手続きを進めることが可能です。結果として、申請・決裁フローの高速化につながるでしょう。

さらに、ワークフローツールの多くは、作成した社内文書ごとのステータス表示機能や、上申された際の通知機能を搭載しています。こうした機能を活用することで、申請・決裁作業の抜け漏れを防ぐことも可能です。

ワークフローツールを活用して「脱ハンコ出社」を実現

こうした状況を受けて、「脱ハンコ出社」への取り組みの1つとして、ワークフローツールの導入が注目されています。

ワークフローツールとは、稟議書や見積書などの社内文書を電子化した上で、申請・決裁といったフローを自動化しつつ、オンラインで完結することを目的としたツールです。

ワークフローツールはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。このうち、クワウド型のワークフローツールであればオフィス外からも利用できるため、リモートワーク中でも自宅から申請・決裁を行うことができます。

「ハンコを押す/押してもらう」といった作業のために出社する必要がなくなるため、「脱ハンコ出社」の実現に大きく貢献します。

そして、ワークフローツールを導入して「脱ハンコ出社」を実現することで、企業に様々なメリットがあります。具体的には、次に紹介するようなメリットを挙げることができます。

脱ハンコ出社を実現し、スムーズなリモートワークにつながる「コラボフロー」

この記事では、リモートワークで顕在化した「ハンコ出社」にまつわる課題の解消方法として、ワークフローツールの導入とそのメリットについて詳しく紹介しました。

そしてコラボスタイルでは、「脱ハンコ出社」をスムーズに実現するワークフローツールとして「コラボフロー」をご用意しています。「コラボフロー」を活用することで、「誰が・いつ・どんな判断を行い・どんな作業を行うか」を整理することが可能です。そのため、「脱ハンコ出社」はもちろん、社内の業務効率化・生産性向上にも大きく貢献します。

30日間無料のトライアルもご用意しておりますので、「ハンコ出社」にまつわる課題を感じている企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

また、コラボスタイルでは、リモートワークにおける「ハンコ出社」で お悩みの企業の方に向けて、お役立ち資料として「脱ハンコ出社を果たすために導入すべき5つのITツール」をご用意しております。こちらもぜひダウンロードしてご活用ください。