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ワークフローツール選びの失敗を回避する！ 5つの選定ポイントとは!?

コラボフローワークフローペーパーレス

このところ、業務効率化・生産性向上と言った目的のため、ワークフローツールを導入する企業が増えつつあります。

しかし、今日では一口にワークフローツールといっても様々な製品が存在しています。そのため、「どのツールを選べば良いのかわからない」と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、ワークフローツールの選定で失敗しないための5つのポイントについて解説していきます。

ワークフローツールとは？

稟議書や見積書などの社内文書を電子化した上で、申請・決裁といったフローを自動化しつつ、オンラインで完結することを目的としたツールです。

ワークフローツールを導入することで、企業には「業務フローの可視化」「意思決定のスピードアップ」など様々なメリットがあります。

一方で、ワークフローツールの持つ機能や特徴は、製品ごとに様々です。そして、「自社の組織体制に合わない」製品を選定してしまった場合、うまく社内に浸透・定着しないといった事態に陥ってしまうことも少なくありません。

こうしたケースを未然に防ぐためには、次に挙げる5つのポイントについて確認しておくことが重要です。

ワークフローを選ぶ際に確認しておきたい5つのポイント

1. ワークフロー専用の製品かどうか

ワークフローの機能を利用できる製品は、「ワークフローの機能が搭載されているグループウェア」と「ワークフロー機能に特化した専用ツール」の2種類に大きく分けることができます。

グループウェアは、メールやチャットによるコミュニケーション機能や、ファイル共有やWeb会議をはじめとする情報共有機能など、ワークフロー以外にも様々な機能を搭載していることが特徴です。

こうした機能を十分に活用することができれば、社内の業務効率化・生産性向上が大きく進むことでしょう。一方でグループウェアを導入する企業においては、「導入目的が明確でなく、どの機能も活用しきれていない」「一部機能を除いて従業員に浸透・定着していない」というケースがしばしば見受けられます。

その点、社内文書に社内文書にまつわる業務の効率化に特化した、専用のワークフローツールであれば導入目的を明確にすることができます。さらに、フォーム設計やフロー定義といった場面でも、専用ツールならではのわかりやすいUIで従業員への定着がスムーズです。

2.専門知識が必要かどうか

ワークフローツールに関わらず、新しいシステムを社内に導入する際には、その運用にあたって専門知識が必要かどうかは重要な選定ポイントと言えます。

例えば、運用時にプログラミングが必要となるワークフローツールの場合、フォームやフローの修正のたびに、情報システム担当と連携しなければならず、かえって業務効率化を妨げてしまうケースがあります。

そのため、プログラミング等の専門知識がない従業員でも直感的に操作できるようなワークフローツールを選定することをおすすめします。

3.従業員規模にあった製品かどうか

どんなに評判の良い製品でも、ターゲットとしている顧客層から離れたものを選定してしまうと、機能やコストの面で折り合わないことがあります。

例えば、大企業をターゲットとしたワークフローツールを小規模な事業者が導入した場合、機能のほとんどを活用していなかったり、利用する機能に対して割高となっていたりといったケースが想定されます。

そのため、導入を検討しているワークフローツールがどのような従業員規模をメインターゲットにしているのかを確認することが重要です。ターゲットを調べたい場合には、その製品のWebサイト上にある「導入事例記事」を参考にすると良いでしょう。導入事例記事には、製品のメインターゲットとなる企業が掲載されていることが多いためです。

4.導入後の運用コストは？

このところ、省コストで手間なく導入が可能なクラウド型の製品が増えつつあります。ワークフローツールについても同様で、改修などもスムーズに行えることから、クラウド型は今後主流になっていくと予想されます。

しかし、導入時には省コストでも、運用中にコストが膨らんでいくような製品もあるため、注意が必要です。特に、クラウド型のシステムの場合、利用者のアカウントごとに課金される「従量課金制」となっているものが多いです。そのため、少人数で利用を開始した際には低コストでも、利用する従業員が増えて高コストになっているケースもあります。

そのため、選定時には導入コストだけでなく、月間・年間といった形で運用コストを比較することも忘れないようにしましょう。

5.無料トライアルが可能かどうか

「簡単」「誰でも操作できる」というように、優しい操作性をアピールする製品は数多くあります。もちろん、そうした製品の多くは、従来のシステムと比較して操作しやすいUI・UXとなっていることがほとんどです。

一方、実際に操作が簡単かどうかは、あくまでも利用する従業員の直感によって判断することになります。そのため、導入時には製品をトライアルすることで、実際に使いやすいかどうか試す期間を用意することが不可欠です。

ワークフローツールの多くは無料トライアルを用意していますが、その期間についても確認しておくことが重要です。30日程度のトライアル期間があると、余裕を持って社内文書の電子化やフロー設計にチャレンジできるでしょう。

スマホ・タブレット対応も重要なポイント

ここまで紹介した5つの選定ポイントに加えて、重要になりつつあるのが、「スマホ・タブレット対応」です。

新型コロナ感染拡大以降、リモートワークが急速に浸透しつつあり、今後は従来のような出社型の勤務ではなく場所を選ばない働き方が主流となる可能性があります。そして、こうした「新しい生活様式」に対応するため、ワークフローツールにおいてはスマートフォンやタブレットから自由に社内文書の申請・承認作業ができることが不可欠と言えます。

前述したトライアルを実施する際には、スマートフォンやタブレットでの使い勝手についても、併せて試してみることをおすすめします。