新型コロナウイルス感染拡大を受けて、企業にはテレワークが急速に浸透しつつあります。このように従業員の働き方が多様化してきたことで、フレックスタイムの導入など、勤務時間の変更にも柔軟な姿勢の企業も増えています。

勤務日や勤務時間を変更する場合には、社内規定のもと「勤務変更届(勤務時間変更申請書)」が求められることが一般的です。一方、こうした書類は頻繁に利用されるものではないため、実際に書こうとした際に、「何をどのように書いたら良いのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、勤務変更届の必要事項や、書き方のポイントを解説していきます。

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■勤務変更届とは

勤務変更届(勤務時間変更申請書)とは、従業員が勤務日や勤務時間を変更する際に提出する書類です。企業によって、有給休暇取得の際にも同様の書類が使われているケースもあります。

■勤務変更届に必要な要素

勤務変更届に最低限必要な要素としては、次のようなものがあります。

・タイトル  

「勤務変更届」もしくは「勤務時間変更申請書」と記載しましょう。

・部署、氏名  

氏名に加え、所属部署も忘れずに記載しましょう。

・期日  

変更を希望する日を指定します。1日の場合は「○月○日○曜日」と、複数日にまたがる場合は「○月○日○曜日~○月○日○曜日 計○日間」と記載しましょう。

・時間  

遅刻や早退、半休(午前休や午後休など)の際に必要となります。また、勤務時間をスライドする際にも漏れなく記載しましょう。「○○:○○~○○:○○」という形で、明確な時間を記載します。

・事由

病気・通院・慶事・弔事・介護などを記載します。ただし、有給休暇取得に際して事由記載に抵抗がある場合には、後述の通り無記入でも構いません。

■「事由」には何を書けば良い!?

勤務変更届は、上長への提出・承認が求められることから、有給休暇取得の際などに「何を書いたら良いのかわからない…」と判断に迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、実際には記入せずとも有給休暇が取れないということはありません。

これは、有給休暇は労働者の権利であり、企業側はその取得理由によって有給休暇取得可否の判断をすることを法律で禁じられているためです。ただ、現実的には無記入でも上司から口頭で説明を求められるケースがあります。こうしたことを避けるため、「私用のため」と書いておくのが望ましいでしょう。

ただし例外として、事由によって有給休暇が希望通りに取得できないケースもあるため注意が必要です。これは法律上、企業が「時季変更権」を持っているためです。具体的には、従業員の有給休暇取得によって「事業の正常な運営を妨げる」場合、企業側は従業員に有給休暇取得の事由を聞き、有給休暇の取得日を「変更」してもらうことができるというものです。

有給休暇取得が「事業の正常な運営を妨げる」かどうかについては、様々な観点から判断されることになりますが、無用なトラブルを避けるためにも、有給休暇取得については早めに上長に相談しておくことをおすすめします。

■勤務変更届を電子化するメリット

前述したとおり、勤務変更届の提出とその相談については、申請する従業員と企業側、いずれのためにも早めのタイミングが良いと言えます。一方で、勤務変更届の作成は申請者の本来業務とは異なることから、多忙な場合には提出が後回しになってしまうケースもあります。

こうしたケースはワークフローツールを活用して勤務変更届を電子化することで未然に回避することができます。さらに、企業には次のようなメリットがあります。

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1.処理の速度が上がる

紙ベースの勤務変更届を使用している場合、上長が出張や欠勤などで不在の場合、処理が滞ってしまいがちです。一方でワークフローツールにより電子化した場合には、PCやタブレット、スマートフォンを通じて提出・承認ができるようになるため、処理スピードが向上します。また、承認状況の管理もしやすくなるため、抜け漏れ防止にもつながります。

2.多様な働き方にも対応可能

ワークフローツールを活用することで場所を問わずに提出・承認ができるようになるため、テレワークにも対応できるようになります。いわゆる「ハンコ出社」への対応策としても効果的です。

3.経費削減につながる

電子化によりペーパーレスとなることで、紙や印刷のコストを削減することができます。さらに、文書紛失などの事故も防ぐことにもつながります。

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■勤務変更届の電子化にはコラボフロー

この記事では、勤務変更届の書き方のポイントや、電子化によって得られるメリットを解説してきました。

コラボスタイルでは、勤務変更届の電子化とそれに伴う業務効率化を実現できるワークフローツールとして「コラボフロー」をご用意しています。

コラボフローは、運用開始にあたって難しいプログラミングや専用ソフトは一切不要で、フロー定義もパズル感覚で簡単に行うことができます。30日間無料のトライアルもご用意しておりますので、ペーパーレス化など、社内文書にまつわる課題を感じている企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

また、コラボスタイルでは、稟議書作成のための出社や、承認のための「ハンコ出社」でお悩みの企業の方に向けて、お役立ち資料として「脱“ハンコ出社”を果たすために導入すべき5つのITツール」をご用意いたしました。こちらもぜひダウンロードしてご活用ください。