企業で働いていると、社内設備のメンテナンスや慶事・弔事など様々な場面で、社内回覧の文書を目にする機会があります。

一方で、こうした社内回覧文書が定型化されていない企業も少なくありません。そのため、初めて作成する際、「どのように書いたら良いのかわからない」と時間を費やしてしまうケースがあります。

そこで本記事では、社内回覧の基本と、分かりやすい書き方のポイント、徹底したい回覧時のルールについて解説していきます。

■社内回覧とは

社内回覧文書とは、社内で共有しておきたい情報を回覧する際に添えつける文書で、回覧状況がわかるよう、押印によって閲覧済みであることを示します。

■社内回覧(回覧文書)に必要な要素

社内文書に最低限必要な要素としては、次のようなものがあります。

・タイトル

社内回覧文書では、文書そのものの内容ではなく、設備メンテナンスや慶事・弔事といった情報を抜け漏れなく伝達することが目的となります。そこで、内容が端的に伝わるよう、タイトルはできるだけシンプルに書きましょう。まわりくどい語句を省くことで、内容が一目でわかるようにすることが重要です。

また、保管時のことを考えて、タイトルまわりには発信日・作成者・宛名・添付資料の有無なども明記しておきましょう。

・概要

タイトル同様、不要な挨拶文は省き、内容を簡潔にわかりやすく伝えます。また読み手がリズムよく読めるよう、句点の使用はできるだけ避けて一文を短くすることを心がけましょう。また、内容を理解しやすくするためには箇条書きも有効です。

・重要度  

企業の規模が大きくなるほど、社内回覧される情報は多くなります。一方で、その全てが緊急性の高い情報とは限りません。こうした情報が一律に回覧されていると、読み手は「どれを優先して読めば良いのか」と迷ってしまう可能性があります。

そこで、文書の内容の重要度を「高・中・低」といった形でランク分けすることが有効です。ただし、重要度を「低」にした文書については回覧のスピードが遅くなったり、止まったりしてしまう可能性があるため、回覧状況の確認が不可欠です。

・閲覧確認

回覧状況が確認できるよう、担当者が押印するスペースは不可欠です。各担当者の押印スペースの上に日付欄を設けておくことで、「どこで回覧が止まっているのか」が明確になるため、回覧よりスピーディになります。

上記に加え、回覧の順番や、「内容の確認後、閲覧日記入と押印のうえ、次の方へ回してください。」という文言を入れておくと、より丁寧な社内回覧文書が出来上がります。

■回覧時に徹底したいルール

企業内では次々と回覧が必要な情報が発生します。そして回覧のスピードが遅い場合、情報が滞ってしまうリスクがあります。そのため、社内回覧について、その重要度に限らずできるだけ速く回覧できるような仕組みを作ることが重要です。

例えば、回覧が止まってしまう要因の一つとして、欠勤や出張などによる不在者のデスク状に放置されていることが挙げられます。こうしたことを避けるためには、「不在者は飛ばして、次の担当者に渡す」というルールを徹底する方法があります。併せて、飛ばした人にメモを残したり、社内に戻った際に声かけをしたりといった工夫も検討しましょう。

■社内回覧文書を電子化する3つのメリット

このように、社内回覧には「止めない」ためのルール作りが重要です。そして最近では、ワークフローツールにより社内回覧を電子 化することで、ルールの徹底を図る企業も増えつつあります。

ワークフローツールによる電子化には、次のようなメリットがあります。

1.回覧の速度が上がる

紙ベ ースの社内回覧文書の場合、一般的に手渡しとなるため、回覧に時間がかかってしまうというデメリットがあります。一方でワークフ ローツールにより電子 化した場合には、PCやタ ブレ ット、スマートフォン上で場所や時間を問わずに内容を確認できるようになるため、回覧スピードが向上します。

2.回覧状況の確認がスムーズに

紙ベ ースの社内回覧文書の場合、どこまで回覧されているのか状況を確認するためには、まず文書の所在を 探すところから始める必要があります。一方、電子 化した場合には回覧状況が一目でわかるようになるなど、確認がスムーズになります。同時に、回覧の抜け漏れを防ぐことにもつながります。

3.経費削減につながる

電子化によりペーパーレスとなることで、紙や印刷のコストを削減することができます。さらに文書紛失などの事故も防ぐことにもつながります。

■社内回覧の電子化にはコラボフロー

この記事では、社内回覧文書の書き方のポイント、回覧時のルール、電子化によって得られるメリットなどを解説してきました。

そして、コラボスタイルでは、社内回覧文書の電子化を実現可能なワークフローツールとして「コラボフロー」をご用意しています。

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