「請求書の他に、なぜ支払依頼書を作る必要があるの?」

「支払依頼書の作成と管理を効率化する方法を知りたい!」

このような方のために、本記事では支払依頼書の定義や作り方、電子化のメリットなどを解説していきます。支払依頼書のフォーマットを無料でダウンロードいただけますので、ぜひ最後までお読みください。

支払依頼書とは?

支払依頼書とは、取引先への買掛金や経費の立替金などについて、実際に支払の処理を行う経理部門に対して支払を依頼する社内文書のことです。

一般に、取引先からの請求書は営業担当者宛やサポート担当者宛に送付されることが多いです。そして、受け取った請求書を営業担当者やサポート担当者がそのまま経理部門に回して支払処理を行っている企業が少なくありません。

一方で、ガバナンス遵守を徹底する場合には請求内容に不正や誤りがないことを確認した上で支払処理を実行する必要があります。また、取引先との関係を良好に保つためにも事前に合意している支払サイクルや入金先にしたがって確実に支払処理を行う必要があります。

このような事情から、一部の企業は請求書とは別に支払依頼書を作成して複数名による請求内容の確認・承認を経た上で、経理部門に連携して支払処理を行っています。

■支払依頼書の作り方

支払依頼書は、概ね次のような項目を設けて作成します。

・作成日

支払依頼書を作成した年月日を記入します。

・承認欄

決裁者が押印をします。支払金額や支払先によっては複数の決裁者による確認と承認が必要になる場合があるので、2〜3個程度の承認欄を設けておくのが一般的です。

・依頼者氏名/所属部門

支払依頼を行う人物(支払依頼書の作成者)の氏名と所属部門を記入します。

・支払先企業名

支払を行う企業名を正式名称で記入します。

・支払方法

銀行振込/口座振替/手形など、支払方法を記入します。支払方法は、事前に支払先企業との間で合意している方法を採用する必要があります。

・支払先情報

銀行名や口座番号といった支払先情報を記入します。

・支払期日

支払の遅れや抜け漏れは、取引先との関係悪化を招きます。そのため、支払依頼書には支払期日を明記することが重要です。

・請求書ナンバーや経費精算書ナンバー

決裁者が支払依頼の正当性を確認しやすくするために、取引先への買掛金支払の場合には請求書ナンバー、経費の立替金の支払の場合には経費精算書ナンバーといった形で、支払依頼の前提となる帳票のナンバーを記入します。

・支払金額の内訳

請求書や経費精算書などの帳票から転記する形で、支払金額の内訳を記入します。

最近では、ワークフローツールを導入して各種帳票類を電子化してオンラインでの稟議決裁を実現している企業が少なくありません。そして、その中には支払依頼書も含まれます。支払依頼書の電子化には、主に次のようなメリットがあります。

■ワークフローツールによる支払依頼書の電子化で得られる3つのメリット

・1.誤りのない支払依頼書を手間なく簡単に作成できる

前項で挙げたように、支払依頼書は多くの項目を記入して作成する必要があります。そのため、Excelで作成する場合であっても、入力ミスや入力漏れが発生してしまうことが少なくない上に手間がかかります。

一方で、ワークフローツールの多くは、各種帳票のテンプレートの登録、一部項目の自動入力、リアルタイムでの入力エラー通知、過去に作成した帳票の複製といった機能を搭載しています。そのため、Excelベースと比べて手入力しなければならない項目を減らせるので、誤りのない支払依頼書を手間なく簡単に作成することができます。

・2.支払処理の抜け漏れを防止できる

紙ベースの場合、支払依頼書ごとの未支払/支払済といったステータスの管理が煩雑になってしまいがちです。別途Excelでステータス管理表を作成するといった方法も考えられますが、手間がかかる上に更新漏れが懸念されます。そのため、特に支払処理の件数が多い場合には抜け漏れが発生してしまうことが珍しくありません。

一方で、多くのワークフローは各種帳票のステータス管理機能を搭載しています。そのため、支払依頼書については未支払/支払といったステータスをツール上で簡単に管理することが可能です。その結果、支払処理の抜け漏れを防止することができます。

・3.支払処理前の承認を徹底できる

ワークフローツールを導入すると、事前に設定した承認ルートにしたがって支払依頼書をオンラインで持ち回ることができます。そのため、各決裁者による記載事項の確認や請求書などとの照合を徹底し、かつ指定されたすべての決済者による承認を経た上で支払処理を実行できるようになります。そのため、紙ベースで持ち回るよりもガバナンスの遵守をより一層徹底することが可能です。

■支払依頼書を電子化するなら「コラボフロー」

この記事では、支払依頼書の定義や作り方、電子化のメリットなどを解説してきました。

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