ちょっとした設定で、kintoneアプリをドラッグ&ドロップ操作もできるスケジュールアプリにしてしまう、超優れものkintoneプラグイン「カレンダーPlus

この最強レベルプラグインとコラボフローは以前から連携可能だったのに、うかつにもこれまでブログ記事になってなかった…という事でアドベントカレンダーが始まったこの機会を逃さず連携記事を書いてみることにします。

という事でこの記事は、カレンダーPlusアドベントカレンダー22日目の記事です。

想定する利用シーン

今回はカレンダーPlusとコラボフローが両方活きる業務として次のような「工事予定管理」と「作業報告」を想定してみました。

1.カレンダーPlusで作ったスケジュールアプリで工事の予定を調整
2.作業が終わったらコラボフローから報告書を申請
3.承認されると報告書がスケジュールにリンクされる
と、こんな内容です。

では早速作っていきます。

kintoneアプリ

まずはカレンダーPlusと連携するシンプルな工事スケジュール管理アプリを作ります。

カレンダーPlusはサンプルアプリも公開されているので、今回はそのサンプルアプリにいくつかの変更を加える形でアプリを作成しました。

大きな変更点は「開始日時」と「終了日時」を「日時フィールド」から「日付フィールド」に変えたところです。コラボフローには「日時」を表現するパーツが無いので、今回は大まかな作業日を管理するカレンダーとして割り切っています。

次はカレンダーPlusの設定ですが、プラグイン設定は分かりやすく、今回は特段変わったこともしてないのでポチポチと進めます。


という事で早速アプリが完成。
いくつかスケジュールを登録してみると、うーん。いい感じで工事スケジュールが表示されてます。

そして登録した予定はドラッグ&ドロップでぐりぐり動かす事ができるんですよね。さすがカレンダーPlus!

これだけでも十分感無量という感じですが、今回はここから更にコラボフローとの連携を行っていきます。

コラボフロー申請書

コラボフロー側の設定では、まず最初に工事報告書の「フォーム」を作成します。

コラボフローはExcelからフォームを作成できるので、あらかじめ準備した工事報告書のExcelファイルを取り込んでフォーム作成を行いました。

ここでの注目は「工事件名」の虫眼鏡アイコン。これはコラボフローのマスター参照パーツで、クリックするとkintoneと連携して工事カレンダーから予定データを参照する事ができるように設定してあります。

これによって、報告書を提出する時に「どの工事に関する報告書なのか」を簡単に選択する事ができるようになります。

また、フォームの下の方に「kintoneID」というパーツを置いて、選択した予定のレコードIDが自動的にセットされるようにしています。(このレコードIDは後で使います。)

※コラボフロー及びkintone連携の詳細な設定方法にご興味のある方は、コラボフローのフォーム作成方法コラボフロー for kintoneのヘルプをご覧ください。

コラボフロー申請経路

次に、工事報告書の申請経路を作成します。上長に承認されるとkintoneのデータが更新されるだけの、シンプルな設定です。

このkintone連携のポイントは「レコードID」を「kintoneレコードID」に関連付けているところです。

これによって、申請書を提出するときに選んだ工事予定のレコードID(パーツ「kintoneレコードID」にセットされた値)をキーに、kintone側のレコードを更新する事ができるようになります。

加えて、コラボフローの文書リンクをkintoneに登録するように設定しましたので、工事報告書が承認された後は工事スケジュール側からリンクをクリックして報告書を参照する事もできるようになります。

動かしてみる

それでは実際に動かしてみましょう。

コラボフローで工事報告書を開いて、虫めがねボタンをクリックすると、先ほど工事スケジュールに登録したレコードが表示されます。


そして報告対象の工事を一覧から選ぶと、該当の工事スケジュール情報が報告書にセットされます。

選択したレコードのレコードIDがこっそり「kintoneID」パーツにセットされているのにも注目です。
※今回は分かりやすいように「kintoneID」パーツを表示状態にしていますが、コラボフローの設定でパーツを非表示にする事もできます。

報告書が入力できたら申請し、
改めて上長でログインして承認を行います。

工事スケジュールでレコードを開いてみると…
来ました!ちゃんとレコードが更新されて、工事報告書のメモやリンクが登録されています。

もちろんリンククリックで工事報告書を開くこともできます。コラボフローカレプラ連携の爆誕です。

まとめ

以上、カレンダーPlusとコラボフローの連携を設定してみました。

今回は工事スケジュールと作業報告を題材にしましたが、工事関連の契約ワークフロー結果なども一緒にスケジュールに反映し、関連する情報をまとめていくのも便利かと思います。

kintone最強レベルプラグイン「カレンダーPlus」を活用して業務をもっと便利に、楽しくしていきましょう。