活用事例動画

機能紹介セミナー「文書の検索・閲覧設定」

動画について

文書の閲覧範囲や権限の設定についてご紹介します。

設定箇所による影響の違いなど、コラボフロー管理者には押さえておいていただきたい内容です。

関連ガイド
スタートアップガイド Step5.文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編

【動画収録日:2024/3/13】

目次

00:01:48

検索できる文書の基本の考え方
・原則1 自分が申請・判定した文書はいつでも閲覧、検索可能

00:03:12

・原則2 システム管理者または監査権限を保持するユーザーは、全ての文書が検索・閲覧可能

00:05:12

・原則3 文書、グループごとにコントロールしたい場合

00:05:46

ポリシー設定 所属部署の申請を検索可能

00:07:27

ポリシー設定 検索画面で絞込みを許可

00:08:54

検索許可設定で検索範囲をコントロール

00:10:44

文書公開アイテム

00:15:44

<よくあるご質問>
Q:フォーム設定(検索許可)と経路設定(文書公開アイテム)のどちらが優先されますか?

00:16:46

Q:検索許可、文書公開アイテムは役職単位で設定できますか?

00:17:21

Q:部の下に課が所属する組織階層の場合、部と課の全体に公開したい場合は、検索許可や文書公開アイテムでは部を選択するのでしょうか?

00:18:12

Q:人事部に所属する社員にのみ、個人情報に関する申請を検索・閲覧許可したい。所属を抜けたら、閲覧できなくしたい。

00:19:07

Q:あらたに配属された新部長へ、過去、旧部長が承認した文書の検索・閲覧許可を与えたい(検索・閲覧権限を移譲したい)

00:20:06

Q:特定の文書(例.稟議書の中でも、この1枚のみ)を特定ユーザーに検索・閲覧許可を与えたい。

00:20:35

Q:複数メンバーで承認(OR承認)時にスキップされた場合、検索・閲覧はどうなりますか?

00:22:22

<質疑応答>
Q:閲覧権限を後から付与した時、経路設定の文書公開アイテムは過去分(文書公開アイテム設置前の分)には効き目がないとのことでしたが、フォーム設定の検索許可設定は過去に遡ると思って良いのでしょうか?

00:23:48

Q:組織管理で別グループに異動させた場合、以前所属していた部署に公開されていた文書は閲覧できますか?