文書の閲覧範囲と検索権限設定・ポリシー設定編

検索できる文書の基本の考え方
・原則１　自分が申請・判定した文書はいつでも閲覧・検索可能

・原則２　監査権限が付与されたグループに所属するユーザーは、全ての文書が検索・閲覧可能

・原則３　文書ごとに検索・閲覧範囲をコントロールしたい場合、「フォーム設定」と「経路設定」でコントロールします。

ポリシー設定　所属部署の申請を検索可能

ポリシー設定　検索画面で絞込みを許可

検索許可設定で検索範囲をコントロール

文書公開アイテム

＜よくあるご質問＞
Ｑ：フォーム設定（検索許可）と経路設定（文書公開アイテム）のどちらが優先されますか？

Ｑ：検索許可、文書公開アイテムは役職単位で設定できますか？

Ｑ：部の下に課が所属する組織階層の場合、部と課の全体に公開したい場合は、検索許可や文書公開アイテムでは部を選択するのでしょうか？

Ｑ：人事部に所属する社員にのみ、個人情報に関する申請を検索・閲覧許可したい。所属を抜けたら、閲覧できなくしたい。

Ｑ：あらたに配属された新部長へ、過去、旧部長が承認した文書の検索・閲覧許可を与えたい（検索・閲覧権限を移譲したい）

Ｑ：特定の文書（例.稟議書の中でも、この1枚のみ）を特定ユーザーに検索・閲覧許可を与えたい。

Ｑ：複数メンバーで承認（OR承認）時にスキップされた場合、検索・閲覧はどうなりますか？

＜質疑応答＞
Ｑ：過去にフォームの検索許可で全てのグループが検索可能と設定していても、今から設定を変えて制限をかけた場合、以前閲覧できていた申請書も制限がかかりますか？

ポリシー設定とは

▼環境設定のポリシー設定

検索の範囲に関するポリシー設定
・所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする

・申請書検索画面で「申請部署」「作成者」の絞込みを許可する

・他の人が申請した文書を再利用申請・転記申請することを許可する

・完了していない申請の再利用申請を許可する

一括承認に関するポリシー設定
・一括承認を許可する

新規文書画面に関するポリシー設定
・新規文書画面に「経路の説明」を表示する

判定履歴に関するポリシー設定
・判定履歴の表示位置を文書の 上部/下部 にする

代理申請/代行判定/決裁後取消に関するポリシー設定
・代理申請を許可する

・代行判定設定を許可する（個人設定）

・決裁後取り消しを許可する

差し戻しに関するポリシー設定
・差し戻しのデフォルトを直前の承認者にする

判定者検索に関するポリシー設定
・「上位階層の役職者」が指定されている時、最初の判定者が見つかった時点で探索を停止する

回覧、完了時通知メールに関するポリシー設定
・回覧者によるフォーム内容の編集を許可する

・ 判定時の「完了通知メール受け取り希望」チェックをデフォルトでONにする

添付ファイルに関するポリシー設定
・申請書に添付したファイルをプレビュー表示可能にする

申請者コメントに関するポリシー設定
・申請者コメントを許可する

受信・送信フォルダに関するポリシー設定
・終了した申請を受信・送信フォルダに残す期間

申請部署に関するポリシー設定
・申請部署の初期選択を 最下位/最上位 階層の所属部署にする

▼フォーム設定のポリシー設定

印刷に関するポリシー設定
・申請書画面に印刷ボタンを表示する

・一括承認を有効にする

よくあるご質問
・特定の申請書のみ、申請者と所属が同一のユーザーに申請を閲覧させたい場合の設定を教えてください。

・特定のユーザーのみ代理申請を許可したいのですが、可能でしょうか？

・メイングループが未設定の場合、申請部署の初期選択を最下位階層の所属部署に設定していた場合、同階層で所属が複数ある場合、どのような条件で初期選択されるでしょうか。