物品購入やITシステム導入、人材採用など、日々の業務における様々なシーンで必要となるのが稟議書(りんぎしょ)です。

この稟議書について、皆さんも次のような経験をしたことがあるのではないでしょうか?

「稟議書を作成したものの、結局は却下されてしまった…」

「最終的には承認が下りたものの、その間に何度も差し戻しを受けた…」

そこで本記事では、定義や代表的な種類をおさらいしつつ、スムーズに稟議を通過させるための稟議書の書き方のコツを解説していきます。稟議書フォーマットを無料でダウンロードいただけますので、ぜひ最後までお読みください。

■稟議書とは?

そもそも稟議とは、組織内において文書などを回覧して複数人の承認を得ることを言います。

そして、稟議書は物品購入、ITシステム導入、オフィス移転、人材採用、契約締結など、様々な稟議を行うために作成される文書のことを言います。起案書、立案書、決裁書と呼ばれることもあります。

稟議書には、概ね下記の内容を記載するのが一般的です。

  • 要件
  • 要件の詳細説明
  • 要件の稟議決裁が必要である理由
  • 費用

など

■稟議書の代表的な3つの種類

一口に稟議書と言っても、様々な種類が存在します。代表的な稟議書の種類は、次の通りです。

・1.購買稟議書

購買稟議書は、パソコン、ITシステム、事務用品など、業務で使用する物品を購入する際に作成します。購買稟議書には、主に次のような項目を記載します。

  • 購入する物品の名称や型番
  • 購入する物品のサービスサイトURLやカタログ(別添)など
  • 見積金額
  • 購入する理由
  • 購入予定日

など

・2.接待交際稟議書

接待交際稟議書は、取引先との会食や贈答品の購入にあたって、一定金額以上の経費が発生する場合に作成します。接待交際稟議書には、主に次のような項目を記載します。

  • 接待月日
  • 接待先(取引先)企業名
  • 接待理由
  • 接待場所
  • 自社参加者名
  • 接待費用

など

・3.採用稟議書

採用稟議書は、正社員やアルバイト社員などを新たに雇用する際に作成します。採用稟議書には、主に次のような項目を記載します。

  • 採用予定者氏名
  • 採用予定者生年月日/年齢
  • 入社予定日
  • 配属先部門/役職
  • 待遇(給与や年棒など)
  • 保有資格

など

■スムーズに承認してもらうための稟議書の書き方3つのポイント

・1.費用対効果をわかりやすくまとめる

どれほど優れたITシステムであっても、自社にとって大きな費用対効果を期待できると感じられなければ決裁者は稟議を承認しません。そのため、稟議書には費用対効果を明記しましょう。

例えば会計ツールを導入する場合には、次のような形で費用対効果を示すことができます。

(例)

Excelによる現行の経理業務がツール導入によって効率化できることを、ツール導入後に削減できる人件費がツールの導入費用を上回ることを試算した表を稟議書内に掲載することで具体的に示す。

その他、営業代行サービスを導入するという場合には、サービス導入によってアポイントメント件数や売上がどの程度向上するのかを示した試算表を掲載するのが良いでしょう。あるいは、営業担当者を採用した場合とのコスト比較表を掲載して営業代行サービス導入の優位性を示すことも選択肢の1つです。

・2.予算内に収まっていることを強調する

多くの場合、ITシステムの導入や新規サービスの利用といった稟議が必要な施策は部門単位やチーム単位で割り当てられている予算内で検討します。そのため、稟議書に当初予算内でその施策を実行可能であることを明記することも決裁者への大きな説得材料になります。

その際に注意すべきなのが、周辺コストです。例えばSFA(Sales Force Automation/営業支援)ツールを導入する場合、外部のコンサルティング会社による導入コンサルティングや運用支援といったサービスの費用が発生する場合があります。

稟議書では、このような周辺コストも考慮した上で費用を試算し、かつそれが予算内に収まっていることを示すことが重要です。

・3.誤字脱字や情報の誤りを防ぐ

稟議書を作成したら、必ず複数回確認して誤字脱字や情報の誤りを防ぐことが重要です。

誤字脱字や情報の誤りは、「細部を作り込んでいないのではないか」「他にも確認漏れがあるのではないか」といった印象を決裁者に与えてしまうからです。その結果、重箱の隅をつつくような指摘が出てきてしまい、スムーズに稟議が通らなくなってしまいます。

テキストはもちろん、費用対効果試算表の数値や引用データなども含めて十分に確認しましょう。

■ワークフローツールによる稟議書の電子化で得られる4つのメリット

最近では、ワークフローツールを導入して稟議書を電子化する企業が増えつつあります。稟議書の電子化には主に次のようなメリットがあります。

・1.稟議書を手間なく簡単に作成できる

ワークフローツールの多くは、稟議書テンプレートの登録、項目の自動入力、リアルタイムでの入力エラー通知、過去に作成した稟議書の複製といった機能を搭載しています。そのため、Excelベースよりも手間なく簡単に稟議書を作成することができます。

・2.承認期間を短縮できる

ワークフローツールを導入すれば、もはや紙の稟議書を持ち回る必要はありません。稟議書の提出や決裁者による承認(確認・押印)を、オンライン上で完結することができるからです。また、承認漏れや遅れが発生している場合には該当する決裁者に自動で通知を発することができるワークフローツールもあります。そのため、「出張中で稟議書を確認できない」「承認漏れ/遅れが発生している」といった状況を防いで承認期間を短縮できるようになります。

・3.過去に作成した稟議書を簡単に検索できる

ワークフローシステムは、稟議書をはじめとする帳票類をカテゴリ、キーワード、作成者、作成日時といった条件で検索できる機能を搭載しています。そのため、過去に作成した稟議書を簡単に検索することができます。

・4.ガバナンス遵守を徹底できる

ワークフローツールは、あらかじめ承認ルートを設定し、そのルートにしたがってオンライン上で稟議書を持ち回ることが可能です。そのため、正規のルートから外れた承認を防止してガバナンス遵守を徹底することができます。

■稟議書を電子化するなら「コラボフロー」

この記事では、稟議書の定義や種類、書き方のポイント、電子化によって得られるメリットを解説してきました。

そして、稟議書の電子化とそれに伴う業務効率化を実現できるワークフローツールとしてコラボスタイルでは「コラボフロー」をご用意しています。

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また、コラボスタイルでは、稟議書作成のための出社や、承認のための「ハンコ出社」でお悩みの企業の方に向けて、お役立ち資料として「脱“ハンコ出社”を果たすために導入すべき5つのITツール」をご用意いたしました。こちらもぜひダウンロードしてご活用ください。