ワークフローシステムの電子化とは

まずはワークフローについて説明します。

ワークフローとは、企業内で行われる各種申請や承認などの業務フロー管理・運用する仕組みのことです。

こうした一連の仕組みをデジタル化して運用することを、ワークフローの電子化と言います。

具体的には、クラウド型やオンプレミス型のITツールを導入し、コンピューターとソフトウェアで申請内容や承認状況を一元管理することが一般的です。

近年は人手不足が一層加速していることから、業務効率化を進めるためにワークフローシステムの活用が注目されています。

紙をベースにしたワークフローは、申請書の回覧による停滞や紛失、書類の保管など、運用面で多くの課題が存在していました。

一方、電子化されたワークフローでは、申請フォームや稟議書などはシステム上で作成され、承認処理もデジタルで行います。

ワークフローの電子化によるメリット

ワークフローを電子化するとで、企業は多くのメリットを享受できます。

ここからはワークフローを電子化するメリットについて詳しく解説します。

承認作業がスムーズに進められる

ワークフローの電子化により、承認業務がスムーズに進められます。

たとえ出張先や外出先だったとしても、作成した申請の承認処理が可能になります。

これは、電子化することでインターネットに接続したデバイスから内容の確認ができるようになるためです。

したがって時間や場所に囚われない働き方も実現できます。

さらに、電子化されたシステム上では、リアルタイムに承認作業の進捗状況を確認できます。

もしフローが滞っていたとしても、相手に確認を促しやすくなり、プロセスの停滞を防ぐことができます。

業務の効率化が期待できる

ワークフローを電子化することで、申請業務にかかる工数を大幅に削減でき、日々の業務効率が向上します。

例えば、過去の申請データをシステム上で再利用できる仕組みや経費精算システムや勤怠管理システムと連携できる仕組みが備わっています。

したがって、手を動かしながらの作業を減らせます。

また、申請フォームに入力補助や自動チェックの機能が備わっているシステムを使えば、リアルタイムにエラーや抜け漏れ、不正な入力を検知し、アラートを表示できるようになります。

これにより、うっかりミスや確認漏れによる差し戻しを未然に防ぐと同時に、業務担当者の心理的負担を軽減できます。

自動チェックやエラー検知で業務効率が向上します。

ペーパーレス化が実現できる

ワークフローの電子化は、企業のペーパーレス化を促進します。

申請や承認のプロセスがデジタルデータでやりとりできるため、紙代・印刷代・郵送やFAX通信費などのコストを削減できます。

また、紙の書類を承認者間で回覧している間に紛失するといったリスクもなくなります。

さらに、電子化により書類のファイリングや保管スペースが不要になり、書類を管理するのにかかっていたコストも削減可能です。

コスト削減・紛失リスク低減が実現できます。

ワークフローシステムの電子化する際の注意点

ワークフローシステムの電子化には多くのメリットがありますが、導入に際してはいくつかの注意したい点があります。

ここからは、主な注意点とその対策について詳しく解説します。

急激に電子化を進めると抵抗を感じる従業員もいる

ワークフローの電子化は業務プロセスの変化を伴うため、従業員によってはすぐに受け入れるのは難しいかもしれません。

急激に進めると反対される可能性もあるほか、一部の従業員が電子化後の業務に対応できず、結果的に業務が前より滞ってしまう懸念もあります。

このようなリスクを解消するためには、直感的で使いやすいシステムを選択することが重要です。

また、段階的に導入したり十分な研修期間を設けたりして、従業員が新しいシステムに徐々に慣れていく時間を確保します。

加えて、電子化によって得られるメリットを具体的に示し、従業員の理解と協力を得るようにしましょう。

同じワークフローで紙の書類と電子化した書類を混在させない

ワークフローの電子化を進める過程で、紙の書類と電子化した書類が混在してしまうケースがあります。

例えば、電子化した申請書に補足説明用の書類を紙で添付するフローを進めた場合、かえって業務が煩雑化してしまう可能性があります。

このような状況を避けるためにも、可能な限り全ての関連書類を電子化することが望ましいです。

セキュリティ対策を徹底する

ワークフローの電子化を行う際はセキュリティの徹底が重要になります。

システム上でのデータ管理や処理がメインになるため、紙ベースの運用とは異なるセキュリティリスクが生じるからです。

例えば、悪意ある第三者によるアクセスを許してしまうと、保管していた情報が漏えいしてしまう可能性があります。

こうしたリスクを放置して、もし情報が漏れてしまうと、業務の混乱や信用の低下などの問題を招く可能性があります。

重要な書類へのアクセスや申請承認といった操作には、管理者権限を設定し、特定の担当者だけが行えるよう制限を設けることで、内部からの不正リスクを低減できます。

ワークフローを電子化する主な手順

ワークフローの電子化を成功させるためには、計画的なアプローチが不可欠です。

導入目的の明確化から実際のシステム導入、そして従業員への周知まで、段階的に進めていく必要があります。

ここからはワークフローを電子化する際の主な手順と重要なポイントについて解説します。

STEP1：導入目的と課題を明確にする

まずは導入目的と現状の課題を明確にします。

業務の改善すべき点を洗い出し、自社に最適な製品を選定するための基準を設定します。

この過程では、紙でのワークフローを不便に感じている従業員の意見を聞くことが重要です。

現場の声を参考にすることで、より実践的な課題点を洗い出せます。

現場の声のヒアリングがポイントです。

STEP2：無料トライアルやデモを利用してみる

ワークフローシステムを導入する前に、各社から販売されている製品の機能を比べてみましょう。

多くの事業者が資料請求や無料トライアルを実施しているので、これらを積極的に活用することをおすすめします。

実際に使ってみることで、ユーザーインターフェースの使いやすさや、自社の業務プロセスとの親和性を確認できます。

実際の使用感を体験しましょう。

STEP3：ワークフローシステムを導入する

使用感や適性を確認できたら、次は実際の導入に向けた比較検討に移ります。

セキュリティやデータ管理、拡張性など、システム全体の性能面を軸に評価します。

自社の運用方針に適したシステムが見つかったら、実際の導入作業に進みます。

導入にあたっては、すべての業務を一斉に電子化するのではなく、段階的に進めていくことをおすすめします。

いきなりすべてのワークフローを電子化すると、従業員の混乱や運用上のトラブルが発生する可能性があるからです。

STEP4：操作方法を周知する

システムを導入したら従業員への周知を行います。

事前に利用者に対してシステムの説明や操作のレクチャーを行うことで、スムーズな移行が可能になります。

具体的には、操作マニュアルの作成、社内勉強会の開催、質問やサポート対応の体制構築などを行いましょう。

特に、文書の閲覧方法や保存のルールなど、新しいワークフローシステムに関する社内ルールを明確に設定し、全従業員に周知することが重要です。

また、導入初期には頻繁に発生する可能性のある質問や問題に対するFAQを用意しておくと、スムーズな運用開始につながります。

社内周知・サポート体制の構築が重要です。

ワークフローを電子化して業務効率化を実現しよう

今回はワークフローの電子化について解説しました。

ワークフローの電子化にあたっては、いきなりすべての業務を切り替えるのではなく、まずは使用頻度の高い業務から段階的に進めていくことが重要です。

また、現場の従業員がストレスなく使える操作性や、既存の業務フローとの親和性にも配慮することで、定着率や活用効果を高められます。

ワークフローの電子化は、単なるITツールの導入ではなく、業務そのものを見直すチャンスでもあります。

組織全体の業務効率と働きやすさの向上を目指し、自社に合った形で計画的に進めていきましょう。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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