ワークフローシステムとは

まずは「そもそもワークフローシステムとはどのようなものを指すか」について解説します。ワークフローシステムとは、企業内で行われる各種申請や承認などの業務フローを電子化し、オンライン上で管理・運用する仕組みのことです。申請内容の入力フォームや利用するユーザと組織の管理、承認ルートや条件の設定機能などが備わっています。

紙ベースでワークフローを運用したときの課題

ワークフローシステムのメリットを解説する前に、紙ベースでワークフローを運用する際の課題について説明します。紙を用いたアナログな方法の非効率的な点がわかれば、システムを入れるメリットがより理解しやすくなるはずです。

申請が承認されるまで時間がかかる

紙ベースのワークフローでは、申請や承認、決裁の処理をする際に押印が必要となる場合が多く、スムーズに進めるうえでの障害となっています。もし書類に誤りがあれば書類を作り直すほか、訂正印を使った修正が必要となり、さらに時間を要します。
また承認者が出張などで不在の場合は押印ができないので、決裁処理が停滞してしまいます。

特に問題となるのが、テレワークを導入し始めた企業です。自宅で業務をしたいのに押印をするためだけに出社をすることになったら、リモートワークのメリットを十分に活かせません。

書類の作成・保管にコストがかかる

紙の書類を使用する場合、人の手で書類を整理して保管するという業務が発生します。これには多大な人件費がかかるだけでなく、消耗品や保管スペースの確保にもコストがかかります。
また、書類を探す際に保管場所を間違えると、紛失物を探す時間が必要となり、業務の遅延につながります。さらに、申請書類の作成にかかる紙代や印刷代、封筒代など、一見些細に見えるコストも、大量の書類を扱う企業では無視できない金額になりかねません。

ワークフローシステムを導入するメリット

紙の書類を使ったワークフローにおける課題を解決できる主な手段が、ワークフローシステムの導入です。システムの導入には、業務効率の向上や内部統制の強化など、多くのメリットがあります。ここからはワークフローシステムを導入するメリットを詳しく解説します。

承認までの処理スピードが向上する

ワークフローシステムを使えば、承認プロセスの大幅な迅速化が可能です。ネットワークに接続すれば外出先から申請や承認業務が行えます。

もし申請側が入力内容を間違えて差し戻しになったとしても、システム上で入力した情報を書き換えるだけで再申請が可能です。加えてシステム上で不正な入力になっていないかどうかを確かめられるので、申請を出す前に間違いに気づきやすくなります。

申請状況を可視化できる

ワークフローシステムの導入により、申請の進捗状況が一目で確認できるようになります。これにより、承認や決済がどこで滞留しているのかを即座に把握することが可能になります。
もし特定の承認者のところで処理が止まっているのがわかれば、承認者に連絡をして確認してもらうよう促すことも可能です。

内部統制を強化できる

内部統制とは、会社が従業員の不正を未然に防止し、適正に管理することを指します。ワークフローシステムの導入は、この内部統制の強化に貢献します。

システム上で承認処理を行おうとすると、権限がある人のみが社内規定に従って承認を行うことになります。反対に権限が与えられていない人は承認ボタンが押せなかったり、そもそも申請の確認画面が見られなかったりする設定になっています。したがって、無断で変更を加えることや、不適切な承認が技術的に不可能になっているのです。
またシステム上で申請内容が変更された場合、その記録（ログ）がシステム上に残るため、内容の改ざん防止になります。

書類の管理業務が削減できる

ワークフローシステムの導入により、書類の仕訳と管理が自動化されます。システムに適切な設定を行うことで、申請内容に応じて正しい保存場所が自動的に選択されます。
したがって、書類の誤破棄や紛失してしまうリスクを懸念する必要はありません。さらにシステムには検索機能があるため、過去の申請内容などを瞬時に見つけ出すことができます。

柔軟な働き方に対応できる

ワークフローシステムの導入は、テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働きを実現します。場所や時間を問わず申請を出したり、承認フローを進めたりできるため、オフィスに縛られない働き方が可能になります。紙ベースのフローと違って、押印のために出社する必要がなくなります。

また、モバイル端末に対応したシステムであれば、スマートフォンやタブレットからも操作が可能になります。外出先や移動中でも業務を進められるため、時間の有効活用が可能になり、生産性の向上にもつながるのです。

ワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを事前に理解し、適切な対策を講じれば、より効果的なシステム導入が可能になるでしょう。

初期設定や準備に手間がかかる

ワークフローシステムの導入には、申請フォームや承認ルートの設定、アクセス権限の管理など、初期設定を行うのに手間がかかります。特に複数の申請書類や承認ステップがある場合は設定作業が煩雑になりやすく、システム管理を担当する人に負担がかかりやすいです。
このような手間や負担を減らすには導入前にしっかりと準備期間を確保し、システム化する業務フローを細かく把握しておくことが大切です。

導入と運用にコストが発生する

ワークフローシステムの導入には、初期費用や運用コストがかかります。クラウド型システムを使用する場合は、月額の利用料が発生します。
さらに、費用面だけでなく、既存の業務フローとの連携やシステムを実際に使うための従業員へのトレーニングにかかる時間のコストの考慮も必要です。

しかし、長期的な視点で見れば、業務効率の向上や人件費の削減などにより、これらのコストは十分に回収できる可能性が高いです。システムの運用費用がかかると言っても、紙ベースのフローもお金がかかるのは同じなので、システム導入は長期的に見たらメリットの多い選択肢と言えるでしょう。

システムへの移行期間中に現場が混乱することがある

業務の内容によりますが、システム化するにあたって管理しやすい形に業務フローを整え直す必要が出てくることもあります。これまでの慣れ親しんだ方法を変更した結果、一時的に業務効率が低下したり、従業員の不満が高まったりする可能性があります。

こうした問題に対処するためにも、十分な移行期間を設けるようにしましょう。システムの使い方をレクチャーする場を用意したり、ヘルプデスクを設置したりするなど、従業員が安心して使える体制を整えることが大切になってきます。

ワークフローシステムの導入はメリットが多い

今回はワークフローシステムについて解説しました。システムの導入には、業務効率の向上や内部統制の強化など、多くのメリットがあります。確かに、初期設定の手間やコスト面での課題もありますが、長期的には企業の生産性向上に貢献します。

そして、ワークフローシステムは幅広い種類があるため、企業のニーズや規模に応じて適切なものを選択することが重要です。自社の業務や組織規模に合ったシステムを選べば、これまでの業務フローがよりスムーズに進むようになるでしょう。導入を検討する際は、複数のシステムを比較検討し、自社に適したシステムを探してみてください。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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